Dacă vrei să ceri bani de la stat, s-ar putea să ai nevoie de un consultant în afaceri. Cum te asiguri că faci o alegere bună?

Ce este un consultant în afaceri?

Dacă vorbim de un consultant în atragerea fondurilor europene, trebuie să facem două mențiuni:

• ocupația este reglementată prin standardul ocupațional prin codul 242213, conform clasificării ocupațiilor din România (cod COR) și poată denumirea de Expert accesare fonduri structurale și de coeziune europene;
• pe de altă parte, desfășurarea acestei activități economice de către o întreprindere presupune înregistrarea la Oficiul Registrului Comerțului a codului CAEN 7022 – Activități de consultanță pentru afaceri și management.

În cazul accesării fondurilor nerambusabile, fie europene sau naționale, consultanța în afaceri nu este niciodată obligatorie, astfel că solicitanții de sprijin financiar pot opta sau nu să încheie un contract de consultanță. Totuși, cei mai mulți dintre ei au nevoie de expertiza unui specialist,astfel că în articolul acesta vom discuta toate aspectele esențiale ale relației beneficiar – consultant, din perspectiva accesării fondurilor nerambursabile.

Activitatea de consultanță în afaceri în scopul accesării fondurilor nerambusabile poate fi desfășurată doar de către întreprinderile / entitățile înregistrate juridic, având cel puțin statut de persoană fizică autorizată și codul CAEN 7022 autorizat la momentul încheierii contractului de consultanță.

Când este util un consultant în afaceri și cum te poate ajuta?

Sunt numeroase situațiile în care sunt necesare serviciile unui consultant în afaceri:

• atunci când în cadrul companiei lipsește expertiza necesară într-un anumit domeniu, fiind mult mai rapidă, mai eficientă și, în cele din urmă, mai ieftină externalizarea serviciului de consultanță în afaceri;
• atunci când pregătirea proiectului presupune parcurgerea unor activități speciale, pentru care nu putem aloca resurse umane suplimentare;
• atunci când dorim să ne sporim șansele de a primi finanțare, consultantul în afaceri poate oferi exact expertiza ce lispește personalului angajat;
• atunci când serviciile de consultanță în afaceri sunt necesare pe o perioadă scurtă de timp și nu se impune angajarea unor specialiști;
• atunci când finanțatorul solicită cooptarea în colectivul de elaborare al documentației a unui consultant în afaceri. Această situație este mai puțin întâlnită, întrucât cerințele finanțatorului privesc calitatea documentației întocmite și mai puțin elaboratorul acesteia.

Cum ne poate ajuta un consultant în afaceri?

Acestea sunt momentele în care se impune alegerea unui consultant în afaceri:

• atunci când consultantul posedă expertiza necesară realizării unor documentații complexe, fiind familiarizat, totodată, cu formularele necesare, documentele solicitate și procedura de înregistrare a cererii de finanțare și implementare a proiectului;
• atunci când consultanul va implica în realizarea proiectului propriile resurse, inclusiv personal suplimentar, având relațiile de muncă formate în cadrul echipei;
• atunci când beneficiarul își poate concentra eforturile pe activități din interiorul organizației, lăsând proiectul în sarcina consultantului;

Cum se lucrează cu un consultant în afaceri

Consultanța în afaceri în cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile este o cheltuială eligibilă în majoritatea situațiilor, cele mai multe programe de finanțare având prevederi privind limita maximă până la care aceste cheltuieli se pot deconta.

În cazul proiectelor finanțate din fonduri europene, consultanța este eligibilă până la un plafon maxim de:

• 5% în cazul proiectelor ce nu prevăd lucrări de construcții și instalații, ci doar achiziții de echipamente, utilaje, dotări, active necorporale, etc;
• 10% în cazul proiectelor complexe, ce prevăd și lucări de construcții și instalații, în completarea celorlalte cheltuieli ale proiectului.

În cazul proiectelor finanțate din fonduri naționale, nu este posibilă includerea în cadrul planurilor de a afaceri a unor lucrări de construcții, astfel că limita maximă a cheltuielilor cu consultanța este mai mică: spre exemplu, programul România Start-Up Nation ce va fi implementat în acest an prevede acordarea unui ajutor financiar maxim de 200.000 de lei, din care cel mult 8.000 de lei reprezintă decontarea cheltuielilor cu consultanța.

Pentru a lucra cu un consultant în afaceri pentru elaborarea documentației necesare obținerii unei finanțări din fonduri nerambusabile, pașii sunt detaliați mai jos.

1. Clarificarea ideii de proiect

Înainte de a demara pregătirea documentației, beneficiarul investiției va stabili ideea de proiect și o va comunica consultantului. Acesta va trebui să identifice cea mai potrivită sursă de finanțare pentru proiectul propus.

2. Stabilirea atribuțiilor fiecărei părți

Cele două părți își vor stabili atribuțiile în cadrul proiectului. În cele mai multe situații, consultantul va elabora planul de afaceri, va întocmi cererea de finanțare și va depune proiectul. Ulterior, dacă proiectul primește finanțare, consultantul în afaceri va asigura, totodată implementarea proiectului și managementul contractului de finanțare. În acest timp, beneficiarul investiției este responsabil, în principal, să pregătească documentele solicitate de consultantul său și să i le predea la termenele convenite.

3. Negocierea contractului de consultanță în afaceri

Nu există un format cadru al unui contract de consultanță în afaceri, ale căror clauze să fie asumate de către beneficiari și consultanți fără negociere. Tototdată, nici finanțatorul nu impune utilizarea unui anumit formular prestabilit.

Serviciile de consultanță în afaceri vor fi prestate în două momente diferite:

• pentru pregătirea documentației și solicitarea finanțării;
• pentru implementarea proiectului, în cazul în care a fost obținută finanțarea solicitată.

În cele mai multe situații, negocierea contractului de consultanță în afaceri va presupune negocierea valorii și a tranșelor de plată:

• pentru pregătirea documentației și solicitarea finanțării, cei mai mulți consultanți vor solicita o plată de valoare mică, în special pentru acoperirea cheltuielilor din această etapă;
• pentru implementarea proiectului, după ce a fost obținută finanțarea solicitată, consultantul va solicita așa numitul „comision de succes” pe care cele două părți vor conveni să fie eșalonat pe durata realizării proiectului.

Împreună, plățile aferente celor două etape ale proiectului, trebuie să se încadreze în plafoanele maxime impuse de finanțator și amintite mai sus în acest articol. În caz contrar, finanțatorul va refuza decontarea oricărei sume ce depășește plafonul maxim stabilit în ghidul solicitantului.

4. Pregătirea documentelor

Pregătirea planului de afaceri va fi principala sarcină a consultantului, însă, pentru a o îndeplini, va avea nevoie de documente din partea beneficiarului, precum:

• situațiile financiare încheiate;
• contracte pentru proprietatea sau folosința imobilului în care se va realiza investiția;
• oferte pentru echipamentele incluse în proiect;
• CV-uri și diplome pentru personalul implicat în activitatea beneficiarului;
• documente emise de Oficiul Registrului Comerțului pentru societate, precum certificat de înmatriculare sau certificat constatator;
• act constitutiv.

Cum se poate găsi un consultant în afaceri?

Găsirea unui consultant în afaceri nu este un proces dificil, însă trebuie ca beneficiarul să își stabilească un „sistem de filtrare”, prin care să se asigure că va selecta consultantul potrivit proiectului pe care dorește să îl implementeze.

Iată câteva „filtre” pe care un beneficiar trebuie să le aibă în vedere:

• experiența similară a consultantului în afaceri;
• existența unui portofoliu de proiecte similare, scrise și implementate cu succes;
• existența unui personal numeros și cu calificări și expertiză complementară, acoperind toate aspectele necesare din viața unui proiect, precum: expert în accesarea fondurilor europene, manager de proiect, personal cu pregătire tehnică, expert în achiziții publice, auditor financiar etc.

Consultanții în afaceri pot fi identificați:

• în baza de date a Agenției pentru finanțarea investițiilor rurale, de pe www.afir.info. Deși această bază de date cuprinde firme de consultanță care își oferă serviciile de consultanță în afaceri pentru redactarea și implementarea unor proiecte realizate în mediul rural, portofoliul publicat de acestea demonstreză expertiza și în alte domenii;
• bazele de date ale organizațiilor profesionale în accesarea fondurilor europene și în managementul de  proiect;
• recomandări din partea unor cunoscuți;
• căutările pe internet în bazele de date publice.

Negocierea cu un consultant în afaceri

Ce se poate negocia?

• atribuțiile celor două părți implicate;
• prezentarea unui portofoliu de proiecte câștigate și implementate cu succes;
• valoarea contractului de consultanță și modalitatea de efectuare a plăților;
• numărul specialiștilor pe care firma de consultanță îi va pune la dispoziția proiectului;
• respectarea termenelor de elaborare și depunere a documentației;
• garantarea faptului că proiectul va fi declarat conform și eligibil în urma verificărilor efectuate de către evaluatorii finanțatorului;
• garantarea unui anumit punctaj pe care proiectul îl va obține în cadrul procesului de evaluare (superior punctajului minim solicitat în cadrul ghidului solicitantului);

Ce obiective nu i se pot impune consultantului:

• garantarea obținerii finanțării;
• întreaga responsabilitate pentru aprobarea proiectului;
• întreaga responsabilitate pentru implementarea proiectului;

Niciun consultant nu va putea garanta obținerea finanțării, iar cei care o fac, doresc doar să impresioneze antreprenorii fără experiență în accesarea fondurilor nerambursabile.

Mecanismul depunerii, evaluării și implementării unui proiect este transparent și public, fiind descris în cadrul ghidului solicitantului.

Pe de altă parte, eșecul unui proiect nu poate fi pus doar în sarcina consultantului. Criteriile de selecție ale proiectelor prevăd situațiile în care un proiect poate beneficia de punctaj suplimentar:

• un anumit cod CAEN (spre exemplu, se acordă un punctaj mai mare activităților de producție decât celor de servicii;
• un anumit loc de implementare (spre exemplu, o investiție în spațiul rural poate primi punctaj suplimentar);
• realizarea anumitor investiții, cum ar fi în echipamente care asigură eficiență energetică.

Neîndeplinirea sau obținerea unui punctaj inferior la criterii de selecție precum cele de mai sus nu pot fi imputate consultantului în afaceri.

Contractul de consultanță

Nu există un formular standard al unui contract de consultanță, astfel că fiecare beneficiar are libertatea deplină de a negocia forma și conținutul acestui document împreună cu consultantul în afaceri ales.

Totuși, există anumite indicații și reguli/clauze pe care cele două părți le pot accepta în folosul ambelor părți:

• obiectul contractului, fiind necesară detalierea fiecărui serviciu pe care consultantul îl va asigura beneficiarului, precum: întocmirea cererii de finanțare, redactarea planului de afaceri, managementul contractului de consultanță;
• valoarea contractului, respectând plafoanele maxime impuse de finanțator;
• eșalonarea plăților și corelarea lor cu etapele parcurse de proiect;
• durata contractului, fiind recomandată încheierea unui contract care să acopere întreaga perioadă de implementare a proiectului;
• drepturile și obligațiile fiecărei părți asumate pe durata colaborării, în legătură cu proiectul ce face obiectul contractului.

Agenția pentru finanțarea investițiilor rurale pune la dispoziția antreprenorilor interesați în accesarea fondurilor nerambusabile din domeniul agricol sau din spațiul rural un model de contract de consultanță, disponibil pe site-ul propriu, aici.

Același contract poate fi descărcat de aici, dar și din atașamentul de mai jos.