EY: Înăsprirea controalelor forțează companiile să fie mai riguroase cu valorificarea deșeurilor

Articol scris de Raul Pop, senior manager al Serviciului de sustenabilitate și schimbări climatice din cadrul EY România.

Unele companii, în special cele implicate în discuțiile tehnice la nivelul autorităților centrale – industria alimentară, industria bunurilor de larg consum etc. – au fost cu un pas înaintea celorlalți jucători din mediul de afaceri, fiind primele care au aflat despre deficiențele sistemului și au început să remedieze aspectele operaționale care țin de organizarea lor internă.

În prezent, obligația valorificării deșeurilor din ambalaje se cuantifică la 60% din totalul cantităților de ambalaje din hârtie-carton, plastic, sticlă, lemn și metal existente în circulație. O companie are la dispoziție mai multe modalități prin care își poate îndeplini această obligație:

• prin valorificarea propriilor deșeuri din ambalaje;
• prin valorificarea deșeurilor de ambalaje din aceleași material, provenind de la terți;
• prin plata unei contribuții de 2 lei/kg către Fondul pentru Mediu, pentru cantitățile în completare (între ceea ce a fost valorificat și ținta de 60%).

Spre deosebire de alte obligații, însă, contribuțiile fiscale aferente ambalajelor puse pe piață se nasc, cresc sau scad, respectiv, se pot optimiza în toate departamentele care se interpun în procesele și fluxurile fizice ale companiei care pune bunuri ambalate pe piață. Această obligație se conturează încă din faza de design a produsului, de la identificarea furnizorilor și a modului în care aceștia își ambalează bunurile și materialele livrate, a procesului de producție, depozitare, manipulare, ambalare sau re-ambalare, transport, livrare, desfacere. Toate aceste date și variații survenite în ambalarea materialelor și produselor sunt relevante, cuantificabile și fiscalizate.

De aici decurg, de altfel, și principalele dificultăți privind determinarea, evidența, raportarea și optimizarea sumelor de plată pentru îndeplinirea obligației de valorificare a ambalajelor. Este un proces foarte ramificat, absolut obligatoriu să fie coordonat unitar și sprijinit de managementul companiei. Obstacolele întâlnite cel mai frecvent în calea administrării performante a acestui proces sunt:

• asumarea leadership-ului la cel mai înalt nivel de management al companiei, în vederea distribuirii raționale a atribuțiilor concrete între departamente și responsabili;
• dificultatea de a corela prevederile legislative dinamice și “împrăștiate” în mai multe acte normative;
• actualizarea proceselor, formularelor, procedurilor de lucru, odată cu modificările legislative;
• identificarea corectă și completă a fluxurilor de ambalaje puse pe piață;
• lipsa disciplinei interne în colectarea informațiilor nou apărute (de exemplu, articole nou apărute, cu ambalare necunoscută);
• nerespectarea constrângerilor de timp cu privire la agregarea și depunerea raportului lunar către Administrația Fondului pentru Mediu;
• omiterea operării complete (inclusiv de pondere și decontare) a declarațiilor rectificative;
• păstrarea acurateței bazei de date a articolelor care contribuie la calculul ambalajelor puse pe piață;
• identificarea opțiunilor de diminuare a costurilor aferente valorificării ambalajelor;
• managementul contractelor cu furnizorii de servicii de valorificare a deșeurilor din ambalaje (găsirea cantităților necesare, documentarea corespunzătoare și la timp, decontarea serviciilor);
• pregătirea și derularea inspecției fiscale.

Deși această obligație fiscală creează încă probleme pentru marea majoritate a companiilor, studiul EY “Ambalajele - riscuri si oportunități”, publicat în luna aprilie 2018, relevă că nouă din zece companii sunt în situația de risc financiar major sau sever în ceea ce privește obligația valorificării ambalajelor: unele organizații au făcut progrese semnificative, simultan cu dezvoltarea competențelor profesionale ale responsabililor cu această obligație și cu implicarea tot mai coerentă și constantă a departamentelor interne care influențează această latură a businessului.

Nu în ultimul rând, în ultimii doi ani au apărut instrumente informatice specializate, în marea lor majoritate dezvoltate in-house, pentru administrarea riguroasă a acestor informații și ușurarea sarcinilor administrative și a riscurilor de eroare umană, aferente acestui proces distribuit.