Ce trebuie să știe antreprenorii care vor să lase contabilitatea pe mâinile unui profesionist din afara firmei

Un lucru de care trebuie să ții cont este tariful practicat de respectivul expert contabil, pentru a vedea dacă te poți încadra sau nu în bugetul de care dispui.

În general, majoritatea firmelor de contabilitate își fixează onorariile în funcție de specificul, complexitatea și volumul de activitate al societății client. Iată câteva aspecte pe care un contabil le ia în calcul atunci când îți va fixa tariful:

• forma de organizare;
• domeniul de activitate;
• cifra de afaceri;
• numărul aproximativ de documente financiar-contabile de înregistrat (facturi de achiziție/vânzări, deconturi, contracte de leasing etc.);
• numărul aproximativ de note contabile efectuate într-o lună;
• numărul de angajați;
• fluctuația angajaților (spre exemplu, în cazul societăților de tip catering, fluctuația personalului este foarte mare, angajații își schimbă frecvent locul de muncă, ceea ce presupune un volum mai mare de lucru);
• numărul de puncte de lucru (dacă există mai multe);
• dacă este vorba despre o firmă care lucrează cu stocuri (gestiune) se va lua în calcul și acest aspect.

Fiind vorba despre o prestare de servicii în care pot exista foarte multe variante posibile, contabilul nu îți va putea fixa un onorariu până când acesta nu va primi exact caracteristicile societății pe care o administrezi. Sunt unele firme care își fixează tariful în funcție de numărul de operațiuni (note contabile).

În ceea ce privește externalizarea serviciilor de contabilitate, este nevoie de încheierea unui contract de prestări servicii, semnat de către ambele părți. În contract ar trebui stipulate cel puțin următoarele aspecte pentru ca toate lucrurile să decurgă ca la carte:

• date cu privire la ambele părți ale contractului;
• obiectul contractului - contabilul îți va menționa punctual toate serviciile pe care ți le va furniza;
• prețul serviciilor - contabilul va stabili/negocia cu tine un onorariu care să fie raportat la serviciile pe care le va furniza și, totodată, va stabili o anumită dată pentru emiterea facturii și o scadență, un termen de X zile până când vei putea să îi plătești acest onorariu;
• obligațiile părților - contabilul va menționa în contract faptul că toate documentele / informațiile trebuie să îi fie aduse de către client în decurs de X zile sau până la data de X a fiecărei luni, astfel încât contabilul să poată să aibă suficient timp să le înregistreze;
• răspunderi - se va menționa faptul că pentru nerespectarea termenului de scadență, clientul va plăti X% penalități de întârziere din suma datorată pentru fiecare zi de întârziere.

În calitate de antreprenor este bine să știi atunci când negociezi prețul serviciilor că un contabil are o serie de costuri (program de contabilitate, cotizații CECCAR - și multe alte costuri), dar și o serie de responsabilități și cheltuieli neprevăzute care apar ca urmare a posibilelor amenzi: iată numai un exemplu - amenda prevăzută pentru depunerea cu întârziere a declarației 390 are valori între 1.000 lei și 5.000 lei.

Prin urmare, dacă într-o lună, din greșeală (și oricine poate greși la un moment dat), contabilul tău depune cu întârziere declarația și primește amendă pe care, conform înțelegerii contractuale, o suportă el, este posibil ca, în acea lună, tariful perceput pentru serviciile de contabilitate să nu acopere nici măcar contravaloarea amenzii.

Ca  o mică completare: nu îi cere contabilului sfaturi despre cum să “ocolesti” legea sau cum să ții evidențe duble. Niciun contabil profesionist nu își dorește să fie părtaș la acest lucru. Dacă vrei să plătești angajații la “negru”, fă-o pe riscul și răspunderea ta însă nu îl informă cu privire la acest aspect.

Notă: Articolul a fost publicat inițial pe blogul CIEL România.