Planificarea eficientă a resurselor în managementul proiectelor

Articol scris de Carmen Secareanu – Trainer Extreme Training (http://www.traininguri.ro/)

Pentru a evită apariția unor sisteme patologice și pentru a face față schimbărilor rapide și uneori radical concentrate în jurul vieții profesionale, managerii trebuie să își actualizeze procesele de instruire și de socializare pentru a-și completă abilitățile și competențele profesionale necesare  continuării/ relansării ciclului vieții sau carierei.

Managementul de proiect a fost influențat în mod efectiv de schimbările din domeniile politice, economice, sociale, tehnologice și informaționale. Prin urmare, a trebuit să se adapteze schimbări precum:

• creșterea numărului de manageri de proiect și profesionalizarea acestei specializări; managerii de proiect au devenit implementatorii unor procese sociale complexe și semnificative;
• expansiunea anvergurii și diversității sarcinilor managerilor de proiect prin preluarea unor funcții care anterior erau specifice managementului general, organizațional;
• schimbarea mentalității că această profesie este dominată de oportunitate, siguranță, bunăstare financiară și psihică, prin atașamentul de organizație și acceptarea situației că și carieră managerilor de proiect este supusă nesiguranței și șomajului.

În acest context organizațional și profesional, managerii de proiect, preocupați mai degrabă de intervențiile pe termen scurt (ciclul de viață a proiectului), interferează cu anumite componente ale managementului strategic, programarea/ alocarea/ planificarea resurselor fiind una dintre  acestea.

 De ce acordăm o atenție deosebită planificării resurselor?

1. Programăm proiectul și redactăm cererea de finanțare pentru a accesă fondurile necesare realizării acestuia:
 
a. Ce resurse ne sunt necesare?

• umane
• materiale
• informaționale
• timp
• financiare

b. De unde le obținem?

• accesare fonduri structurale;
• subcontractare de la instituțiile publice;
• accesare fonduri private;
• resurse proprii entității juridice pentru proiecte interne de eficientizare.

c. Elaborăm bugetul de proiect:

• selectam unitățile de măsură pentru resurse;
• alocam pentru fiecare activitate TOATE tipurile de resurse necesare derulării acesteia.

d. Corelăm bugetul de proiect cu bugetul general al entității juridice:

• cofinanțare, coplată etc.

e. Coordonăm implicarea în proiect a partenerilor și contribuția fiecăruia la atingerea obiectivelor:

• coordonarea resurselor la nivel de consorțiu;
• complementaritatea contribuțiilor în cadrul parteneriatelor;
• cofinanțare proiecte/ activități.

Avantajele și efectele pozitive ale unei bune planificări a resurselor sunt:

• realizarea alocării resurselor de proiect în mod corect, eficient astfel încât să se asigure ulterior o implementare adecvată, evitându-se pierderile sau consumul inutil de resurse;
• o mai bună înțelegere a conținutului proiectului, a corelărilor necesare  între  principalele componente;
• definirea livrabilelor că rezultate și/ sau indicatori de proiect;
• identificarea, din această etapă, a potențialelor riscuri și realizarea planurilor alternative pentru limitarea sau eliminarea efectelor negative.

2. Elaborăm planul de implementare a proiectului:
 
În condiții normale, după începerea proiectului, ce trebuie să avem în vedere?

• detaliem resursele contractate pe activități și le repartizăm cronologic;
• asigurăm încadrarea în bugetul și durată proiectului;
• organizăm echipă de proiect până la nivel de sarcină de serviciu;
• managerii de proiect sunt uneori puși în situația dificilă de a începe  implementarea proiectului înainte de a finaliza planul, esențial în această fază a ciclului de viață a proiectului. Cele mai frecvențe cauze identificate sunt presiunea timpului sau constituirea prematură a echipei de proiect prin preluarea personalului deja existent în organizație sau prin recrutare și selecție externă. Evident, acestea nu sunt situații normale, dar se întâlnesc în practică.

Ce putem face în această situație?
 
Definim și planificăm chiar și după începerea proiectului, având mare grijă să repartizăm resursele la activitățile pe care le putem realiză cu certitudine.  Antrenăm astfel și membrii echipei de proiect, evităm activitățile inutile și dezvoltăm instrumente de lucru pentru un management proactiv în vederea finalizării proiectului în condițiile asumate.
 
3. Asigurăm desfășurarea activităților contractate

Managementul echipei de proiect vizează asigurarea unei bune funcționari a acesteia în vederea atingerii unui nivel superior de performanță. Oamenii trebuie să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, să își coordoneze eforturile, să soluționeze probleme, să se concentreze pe finalizarea activităților la parametrii stabiliți, să intervină în situații prioritare etc.
 
Așa cum fiecare proiect are nevoie de un manager de proiect, și o activitate trebuie coordonată de o persoană care are această responsabilitate. Managerul de proiect  are însă viziunea ansamblului, supervizează, coordonează, antrenează, evaluează și motivează. Deține responsabilitatea realizării proiectului în integritatea să. Fără o îndrumare corespunzătoare, membrii echipei de proiect pot ajunge la situații de confuzie, haos și realizarea defectuasa a sarcinilor de serviciu prevăzute în fișa de post.
 
Ce trebuie să facem?

• elaborăm instrumentele de lucru, cele solicitate în mod expres de finanțator sau decise la nivel de echipă de proiect că și instrumente interne de lucru;
• analizăm nivelurile de disponibilitate a resurselor;
• identificăm  modificările care sunt evidențiate la nivelurile de disponibilitate;
• asigurăm legalitatea și eligibilitatea cheltuielilor;
• eficientizam alocarea sarcinilor și, după caz, efectuam realocari;
• identificăm factorii de risc și a abaterilor de la contract;
• reiterăm planul, după caz.

4. Atingem rezultatele previzionate

• rezultate de tip output;
• rezultate de tip result.

În toate proiectele, managerul de proiect se concentrează să finalizeze proiectul, activitățile la termenul stabilit, încadrate în bugetul alocat, cu rezultatele și indicatorii asumați. Nerespectarea acestor cerințe poate atrage consecințe grave la nivelul entității juridice în funcție de strictețea sau flexibilitatea prevederilor contractuale de finanțare. În cazul unor finanțări, nerealizarea activităților, rezultatelor și indicatorilor, precum și consumarea resurselor proiectului altfel decât au fost precizate în descrierea proiectului, atrag penalizări financiare serioase suportate de către beneficiar.

În procesul de planificare a resurselor utilizăm instrumente de management specifice (matrice, diagrama Gantt, Diagrama drumului critic, holograme, flux de numerar etc.)
 
Indiferent de instrumentele aplicate, trebuie să ținem cont de câțiva factori generali, cum ar fi:

• dimensiunea proiectului (în cazul fondurilor structurale, de tip grant sau strategic, proiect de eficientizare a entității juridice la nivel general sau  departamental);
• extinderea geografică (locală, multiregionala, națională, transnațională);
• ciclul de viață a entității juridice (se află la începutul activității sau într-o fază de expansiune în dezvoltare);
• tipurile de personal angajat (calificări, durată activității zilnice,  pe termen lung, cu durată determinată etc.);
• relația cu factorii interesați din proiect (parteneri, alte categorii de stakeholderi etc.)

Notă: Indiferent de complexitatea proiectelor și a capacității manageriale pe care o aveți, întotdeauna este loc de mai bine!