Planificarea eficienta a resurselor in managementul proiectelor

Articol scris de Carmen Secareanu – Trainer Extreme Training (http://www.traininguri.ro/)

Pentru a evita aparitia unor sisteme patologice si pentru a face fata schimbarilor rapide si uneori radical concentrate in jurul vietii profesionale, managerii trebuie sa isi actualizeze procesele de instruire si de socializare pentru  a-si completa abilitatile si competentele profesionale necesare  continuarii/ relansarii ciclului vietii sau carierei.

Managementul de proiect a fost influentat in mod efectiv de schimbarile din domeniile politice, economice, sociale, tehnologice si informationale. Prin urmare,  a  trebuit sa se adapteze schimbari precum:

• Cresterea numarului de manageri de proiect si profesionalizarea acestei specializari; managerii de proiect au devenit implementatorii unor procese sociale complexe si semnificative.
• Expansiunea anvergurii si diversitatii sarcinilor managerilor de proiect prin preluarea unor functii care anterior erau specifice managementului general, organizational.
• Schimbarea mentalitatii ca aceasta profesie este dominata de oportunitate, siguranta, bunastare financiara si psihica, prin atasamentul de organizatie si acceptarea situatiei ca si cariera managerilor de proiect este supusa nesigurantei si somajului.

In acest context organizational si profesional, managerii de proiect, preocupati mai degraba de interventiile pe termen scurt (ciclul de viata a proiectului), interfereaza cu anumite componente ale managementului strategic, programarea/ alocarea/ planificarea resurselor fiind una dintre  acestea.

De ce acordam o atentie deosebita planificarii resurselor?

1. Programam proiectul si redactam cererea de finantare pentru a accesa fondurile necesare realizarii acestuia.

a. Ce resurse ne sunt necesare?

• umane
• materiale
• informationale
• timp
• financiare

b. De unde le obtinem?

• accesare fonduri structurale;
• subcontractare de la institutiile publice;
• accesare fonduri private;
• resurse proprii entitatii juridice pentru proiecte interne de eficientizare.

c. Elaboram bugetul de proiect:

• selectam unitatile de masura pentru resurse;
• alocam pentru fiecare activitate TOATE tipurile de resurse necesare derularii acesteia.

d. Corelam bugetul de proiect cu bugetul general al entitatii juridice:

• cofinantare, coplata etc.

e. Coordonam implicarea in proiect a partenerilor si contributia fiecaruia la atingerea obiectivelor:

• coordonarea resurselor la nivel de consortiu;
• complementaritatea contributiilor in cadrul parteneriatelor;
• cofinantare proiecte/ activitati.

Avantajele si efectele pozitive ale unei bune planificari a resurselor sunt:

• realizarea alocarii resurselor de proiect in mod corect, eficient astfel incat sa se asigure ulterior o implementare adecvata, evitandu-se pierderile sau consumul inutil de resurse;
• o mai buna intelegere a continutului proiectului, a corelarilor necesare  intre  principalele componente:
• definirea livrabilelor ca rezultate si/ sau indicatori de proiect;
• identificarea, din aceasta etapa, a potentialelor riscuri si realizarea planurilor alternative pentru limitarea sau eliminarea efectelor negative.

2. Elaboram Planul de implementare a proiectului:

In conditii normale, dupa inceperea proiectului, ce trebuie sa avem in vedere?

• Detaliem resursele contractate pe activitati si le repartizam cronologic;
• Asiguram incadrarea in bugetul si durata proiectului;
• Organizam echipa de proiect pana la nivel de sarcina de serviciu.

Managerii de proiect sunt uneori pusi in situatia dificila de a incepe  implementarea proiectului inainte de a finaliza Planul, esential in aceasta faza a ciclului de viata a proiectului. Cele mai frecvente cauze identificate sunt presiunea timpului sau constituirea prematura a echipei de proiect prin preluarea personalului deja existent in organizatie sau prin recrutare si selectie externa. Evident, acestea nu sunt situatii normale, dar se intalnesc in practica.

Ce putem face in aceasta situatie?

Definim si planificam  chiar si dupa inceperea Proiectului, avand mare grija sa repartizam resursele la activitatile pe care le putem realiza cu certitudine.  Antrenam astfel si membrii echipei de proiect, evitam activitatile inutile si dezvoltam instrumente de lucru pentru un management proactiv in vederea finalizarii proiectului in conditiile asumate.

3. Asiguram desfasurarea activitatilor contractate.

Managementul echipei de proiect vizeaza asigurarea unei bune functionari a acesteia in vederea atingerii unui nivel superior de performanta. Oamenii trebuie sa inteleaga ce se asteapta de la ei, sa isi coordoneze eforturile, sa solutioneze probleme, sa se concentreze pe finalizarea activitatilor la parametrii stabiliti, sa intervina in situatii prioritare etc.

Asa cum fiecare proiect are nevoie de un manager de proiect, si o activitate trebuie coordonata de o persoana care are aceasta responsabilitate. Managerul de proiect  are insa viziunea ansamblului, supervizeaza, coordoneaza, antreneaza, evalueaza si motiveaza. Detine responsabilitatea realizarii proiectului in integritatea sa. Fara o indrumare corespunzatoare, membrii echipei de proiect pot ajunge la situatii de confuzie, haos si realizarea defectuasa a sarcinilor de serviciu prevazute in fisa de post.

Ce trebuie sa facem?

• Elaboram instrumentele de lucru, cele solicitate in mod expres de finantator sau decise la nivel de echipa de proiect ca si instrumente interne de lucru.
• Analizam nivelurile de disponibilitate a resurselor.
• Identificam  modificarile care sunt evidentiate la nivelurile de disponibilitate.
• Asiguram legalitatea si eligibilitatea cheltuielilor.
• Eficientizam alocarea sarcinilor si, dupa caz, efectuam realocari.
• Identificam factorii de risc si a abaterilor de la contract.
• Reiteram planul, dupa caz.

4. Atingem rezultatele previzionate.

• rezultate de tip output
• rezultate de tip result

In toate proiectele, managerul de proiect se concentreaza sa finalizeze proiectul,  activitatile  la termenul stabilit, incadrate in bugetul alocat, cu rezultatele si indicatorii asumati. Nerespectarea acestor cerinte poate atrage consecinte grave la nivelul entitatii juridice in functie de strictetea sau flexibilitatea prevederilor contractuale de finantare. In cazul unor finantari, nerealizarea activitatilor, rezultatelor si indicatorilor, precum si consumarea resurselor proiectului altfel decat au fost precizate in descrierea proiectului, atrag penalizari financiare serioase suportate de catre beneficiar.

In procesul de planificare a resurselor utilizam instrumente de management specifice (matrice, diagrama Gantt,  Diagrama drumului critic, holograme , flux de numerar etc).

Indiferent de instrumentele aplicate, trebuie sa tinem cont de cativa factori generali, cum ar fi:

• Dimensiunea proiectului (in cazul fondurilor structurale, de tip grant sau strategic, proiect de eficientizare a entitatii juridice la nivel general sau  departamental).
• Extinderea geografica (locala, multiregionala, nationala, transnationala)
• Ciclul de viata a entitatii juridice (se afla la inceputul activitatii sau intr-o faza de expansiune in dezvoltare).
• Tipurile de personal angajat (calificari, durata activitatii zilnice,  pe termen lung, cu durata determinata etc).
• Relatia cu factorii interesati din proiect (parteneri, alte categorii de stakeholderi etc).

Si nu uitati: Indiferent de complexitatea proiectelor si a capacitatii manageriale pe care o aveti, intotdeauna este loc de mai bine!