Ghid de conduită în caz de control - ce trebuie să faci ca vizita ANAF să se termine cu bine pentru tine

Așa cum este prevăzut în Codul de procedură fiscală, transmiterea avizului de inspecție se face înainte de începerea controlului cu 30 sau 15 zile (în funcție de mărimea companiei, mare contribuabil sau nu), iar în celelalte cazuri, controlul începe din ziua în care inspectorii fiscali s-au prezentat pentru demararea inspecției fiscale și consemnează acest lucru în Registrul unic de control (data începerii inspecției fiscale este data menționată în Registrul unic de control).

Este bine de reținut că, după primirea avizului de inspecție, în cazul în care considerați că aveți motive întemeiate pentru amânarea acesteia (ex. contabilul este în concediu medical sau de odihnă, administratorul nu este în România etc.) puteți solicita o singură dată acest lucru autorității fiscale care a emis avizul de inspecție.

Sunt multe lucruri importante de știut despre controlul fiscal, mai jos fiind prezentat pe scurt, ce și cum ar trebui făcut pentru ca rezultatul controlului să fie unul favorabil pentru compania/persoana fizică verificată.

Având în vedere că procesul de control presupune interacțiunea a două grupuri situate pe poziții diferite, cel al autorității fiscale și cel al contribuabilului, este foarte important modul cum este gestionată relația dintre cele două pe perioada controlului.

Desemnați o singură persoană pentru a gestiona relația cu echipa de control

Din practica noastră, recomandabil este ca, de la început, să se stabilească persoanele care vor ține legătura cu echipa de inspecție. Încercați să implicați cât mai puțini oameni în procesul de control și evitați să desemnați persoane emotive și lipsite de experiență în relația cu autoritățile.

Ideal ar fi ca legătura să o țină o singură persoană, astfel încât să minimizați riscul de fi transmise informații nesolicitate, care pot ridica “mingea la fileu” echipei de control.

Atenție când și cum lucrați cu propriii consultanți

Pe durata inspecției fiscale, orice societate are dreptul de a beneficia de asistență asigurată de specialiști în domeniul fiscal și/sau juridic. Aceștia pot fi folosiți în “linia întâi” sau în “spatele frontului”, în funcție de decizia fiecărei companii, ținând cont și de situația de fapt a fiecărui caz în parte.

Pentru a nu crea situații delicate, implicarea unui consultant/jurist în procesul de control trebuie făcută cu prudență, în așa fel încât să nu genereze reacții neplăcute sau adversitate din partea inspectorilor.

Recomandarea noastră este să apelați la serviciile consultanților pentru rezolvarea punctuală a problemelor identificate de echipa de control, legătura cu echipa de control să fie facută de persoana desemnată de companie, iar consultantul/juristul să intervină direct doar în situația în care se consideră că este absolut necesar.

Din practică, am constatat că și utilizarea specialistului încă de la început ca interfață între companie și echipa de control duce, de asemenea, la rezultate bune pentru companie.

Oferiți echipei de control un spațiu dedicat

Pentru desfășurarea controlului, asigurați inspectorilor fiscali un spațiu adecvat, unde aceștia urmează să parcurgă procesul de verificare, consemnând în Registrul unic de control acest lucru. În cazul in care nu vor să consemneze acest aspect, este necesar să le cereți să o facă, inspectorii realizând astfel că vă cunoașteți drepturile.

Din momentul înscrierii în Registrul unic de control, inspecția fiscală poate începe, iar durata sa va fi stabilită în funcție de deciziile echipei de control, dar nu poate fi mai mare de:

• 180 zile (contribuabili mari, contribuabili cu sedii secundare),
• 90 zile (contribuabili mijlocii),
• 45 zile (restul contribuabililor).

Aceste perioade se pot prelungi, însă numai în baza unui document avizat de conducătorul autorității fiscale, dacă controlul este suspendat din motive întemeiate (de exemplu, în cazul unor verificări încrucișate).

Nu uitați că orice taxă poate fi verificată o singură dată pe fiecare perioadă fiscală

Este foarte important de reținut că inspecția fiscală se efectuează o singură dată pentru fiecare tip de creanță fiscală și pentru fiecare perioadă supusă impozitării, în cadrul termenului de prescripție a dreptului de stabilire a obligațiilor fiscale.

În cazul reverificării, în situația în care inspectorii includ în verificarea lor o perioadă care a mai fost deja controlată, reverificarea se poate avea loc doar în baza deciziei conducătorului autorității fiscale și numai în anumite condiții - dacă există date suplimentare care erau necunoscute organului de inspecție fiscală la data precedentei verificări, spre exemplu.

Dați doar informațiile care vi se cer

Pe parcursul verificării, aveți obligația legală de a colabora cu echipa de inspecție fiscală, punându-le la dispoziție documentele și informațiile solicitate. Atenție, însă, întotdeauna este bine să răspundeți doar la întrebările adresate, scurt și la obiect, iar în situația în care nu se cunosc toate informațiile, să solicitați timp pentru gândire.

În privința documentelor, este preferabil să transmiteți doar documentele solicitate, chiar dacă ele se află arhivate într-un dosar cu alte documente, evitând astfel ca inspectorilor să le mai vină și alte “idei” răsfoind și documente pe care nu le-au solicitat, dar la care le-ați dat singuri acces.

Consultați un specialist înainte de a răspunde în scris la întrebările echipei de control

În cadrul activității de inspecție fiscală a societăților, principalele obiective avute în vedere sunt prevăzute în Ordinul MFP nr. 3710/2015 privind modelul și continutul Raportului de inspecție fiscală.

Pentru anumite probleme sesizate este posibil să se solicite clarificări/explicații scrise, caz în care veți primi întrebări punctuale (denumite Note explicative) din partea inspectorilor, la care va trebui să răspundeți într-un interval de timp agreat cu echipa de control.

Pentru a evita ca, prin răspunsurile oferite să dați naștere la interpretări nedorite, este binevenită, și în acest caz, asistența specialistului, înaintea transmiterii răspunsului către inspectori.

Puteți face corecții financiare în timpul controlului

Un lucru foarte important de reținut este că, pe parcusul desfășurării controlului, societatea trebuie să fie informată de către echipa de inspecție despre eventualele probleme identificate, aceasta fiind o obligație impusă de legislație inspectorilor astfel încât societatea să poată face corecțiile necesare chiar în timpul controlului.

Atenție la ce includ inspectorii în raportul de inspecție fiscală

Totodată, în timpul desfășurării inspecției fiscale, contribuabilii își pot folosi puterea de convingere, în situația în care inspectorii vor să introducă în raportul de inspecție aspecte pentru care prevederile legale nu sunt tocmai clare sau sunt interpretative, atât pentru societate, cât și pentru echipa de control.

În această situație, preferabil este să discutați cu inspectorii fiscali despre aceste aspecte, astfel încât ele să fie clarificate și să nu fie introduse în raportul final, fără a fi lămurite în prealabil.

Dacă este nevoie, puteți merge până la a solicita în scris o întrevedere cu șeful serviciului din care fac parte membrii echipei de control pentru lămurirea aspectelor legale în discuție. Procedând astfel, puteți evita dezbateri multiple pe marginea subiectelor neclare, care se pot prelungi pe perioade mari de timp.

Mai mult, acest pas este foarte important și în contextul în care, în cazul anumitor aspecte consemnate în raportul de inspecție va fi destul de dificil ca inspectorii să mai modifice forma finală a acestuia, ei având deja o părere formată pe aspectele respective, pe care cu greu și-o mai pot schimba.

Analizați cu atenție proiectul raportului de inspecție fiscală și cereți modificări când acestea se impun

Inspectorii au obligația să vă transmită un proiect al raportului de inspecție fiscală. În cazul în care, în urma citirii cu atenție a documentului, constatați că au fost consemnate aspecte cu care nu sunteți de acord (în ceea ce priveste tratamentul fiscal și nu numai), aveți posibilitatea să vă susțineți punctul de vedere la discuția finală care are loc cu echipa de control (întâlnire despre care trebuie să fiți înștiințați în scris).

Totuși, în cazul în care nu ajungeți la un consens cu echipa de control, aveți dreptul să consemnați în scris punctul vostru de vedere, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data încheierii inspecției fiscale (respectiv, 7 zile, în cazul contribuabililor mari), punct de vedere care trebuie anexat raportului final de inspecție fiscală.

Post-control: ce e de făcut când nu sunteți de acord cu constatările din raport

Dacă și în forma finală a raportului de inspecție, care va fi transmis (împreună cu Decizia de impunere privind obligațiile fiscale suplimentare stabilite de inspecția fiscală), se constată că echipa de control își menține punctul de vedere (verificați dacă a fost inserat în raport și punctul vostru de vedere, transmis în scris), atunci puteți alege calea administrativă de atac, respectiv contestația.  Acest document se depune la organul fiscal emitent al actului administrativ fiscal contestat în termen de 45 de zile calendaristice de la data comunicării actului administrativ fiscal (decizia de impunere).

De reținut că, în cazul în care au fost stabilite obligații de plată suplimentare, și acestea nu sunt achitate, contestația nu vă scutește societatea de achitarea respectivelor obligații.

Totuși, printr-o acțiune în instanță, puteți solicita suspendarea actului administrativ (decizia de impunere) pentru o anumită perioadă și astfel să amânați și plata obligațiilor stabilite suplimentar până la pronunțarea instanței.

Și rezultatul constestației poate fi atacat

În situatia în care contestația pe care ați formulat-o este respinsă (total sau parțial), se pot folosi căile de atac în instanță, caz în care, deși procesul este de durată, există șansa ca decizia să fie favorabilă societății.

Există și varianta ca, prin decizia emisă în urma contestației, să se dispună reverificarea activității societății (caz în care refacerea inspectiei fiscale se realizează de către o altă echipă de inspecție fiscale) și se reia tot procesul descris până acum.

Cea mai fericită situatie este când se admite în totalitate contestația, însa acestea sunt cazuri mai rar întâlnite.

De 25 de ani, știm tot ce ce întâmplă în fiscalitate. Analizăm, dezbatem și împărtășim din experiența și practica noastră de la PKF Finconta în seria informativă Memo fiscal.