Alte registre obligatorii pentru firme în 2020, în afară de cele contabile

Registrul de evidență fiscală

Plătitorii de impozit pe profit sunt obligați să țină un Registru de evidență fiscală, așa cum reiese din Codul fiscal și normele pentru aplicarea acestuia.

Practic, pentru a determina rezultatul fiscal (profitul impozabil sau pierderea fiscală), în acest registru trebuie evidențiate veniturile impozabile înregistrate și cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, în anul fiscal vizat.

Totodată, în registru mai trebuie să apară deducerile fiscale, elementele similare veniturilor, elementele similare cheltuielilor, cheltuielile nedeductibile și orice informație cuprinsă în declarația fiscală, ce este obținută în urma unor prelucrări ale datelor furnizate de înregistrările contabile.

Evidențierea veniturilor și a cheltuielilor aferente se face pe natură economică, prin totalizarea acestora pe trimestru și/sau an fiscal.

Registrul de evidență fiscală se ține în formă scrisă sau în formă electronică. În cazul din urmă, trebuie respectate regulile pentru folosirea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

Registrele pentru evidența salariaților și zilierilor

Pe partea de resurse umane, companiile care angajează trebuie să aibă două registre majore: registrul pentru evidența salariaților și registrul pentru evidența zilierilor.

Revisal este obligatoriu pentru orice firmă care angajează salariați, potrivit Hotărârii Guvernului 905/2017. Prin acest registru de evidență, se transmit periodic autorităților elementele raporturilor de muncă dintre firmă și fiecare salariat.

Practic, Revisal este obligatoriu atât pentru persoanele fizice sau juridice de drept privat, indiferent dacă au sau nu statutul de utilitate publică, cât și pentru instituțiile, autoritățile publice sau alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă.

„Angajatorii care au înființat sucursale, agenții, reprezentanțe sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competența încadrării personalului, pot delega acestora și competența înființării registrului, completării și transmiterii datelor în registru, în numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale în vigoare”, este detaliat în hotărâre.

În Revisal se înregistrează, înainte de angajare, anumite date ale persoanelor care vor lucra în baza unui contract individual de muncă. Fiecare angajator trebuie să transmită datele în registru, în ordinea angajării, către inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază își are sediul.

Al doilea registru este obligatoriu atunci când sunt folosiți zilieri de către companii, persoane fizice autorizate sau anumite entități ale statului. Acesta trebuie întocmit de către beneficiarul activității ziliere sau chiar de către un împuternicit, ideea fiind de a ține o evidență a zilierilor folosiți zilnic la activitățile sezoniere.

În momentul de față, registrul trebuie întocmit și ținut în format tipărit, însă în curând angajatorii vor fi obligați să folosească numai un registru electronic. Când va deveni obligatoriu acest registru electronic, angajatorii vor trimite informațiile tot inspectoratului teritorial de muncă.

Registrele accidentelor de muncă

De asemenea, zona de resurse umane a firmei mai trebuie să cuprindă anumite registre legate de accidentele de muncă suferite de salariați. Concret, Legea 319/2006 impune angajatorilor obligația de a ține o evidență a accidentelor de muncă, ce trebuie să includă:

• accidentele ușoare: evenimentele în urma cărora apar leziuni superficiale care necesită numai acordarea primului ajutor și care duc la incapacitate de muncă mai mică de trei zile;
• accidentele de muncă: vătămarea violentă și intoxicația acută profesională, care au loc în timpul muncii și care provoacă incapacitate temporară de muncă de cel puțin trei zile calendaristice, invaliditate ori deces;
• accidentele de muncă ce au ca urmare o incapacitate de muncă mai mare de trei zile de lucru.

Prin urmare, înregistrarea accidentelor de muncă se face în următoarele registre, în baza procesului-verbal de cercetare, așa cum se arată în normele legii:

• Registrul unic de evidență a accidentaților în muncă;
• Registrul unic de evidență a accidentelor ușoare;
• Registrul unic de evidență a accidentaților în muncă a căror incapacitate de muncă este mai mare de trei zile de lucru.

De principiu, accidentele trebuie înregistrate la angajatorul la care este încadrată în muncă victima.

Registrul unic de control

Referitor la partea de controale la care este supusă orice firmă activă din țara noastră, în Legea 252/2003 există obligația de a avea un Registru unic de control.

Concret, în acest registru sunt evidențiate toate verificările desfășurate la contribuabili de către organele de control ale statului. Printre altele, ne referim la controalele ce au legătură cu domeniile financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcții, protecția consumatorului, protecția muncii, inspecția muncii și protecția împotriva incendiilor.

Registrul unic de control trebuie prezentat inspectorilor înainte de desfășurarea unui control, pentru înscrierea anumitor informații. După acest pas, inspectorii pot începe verificările (dacă documentul nu este prezentat de firmă, verificarea este, totuși, efectuată, consemnându-se în actul de control cauzele neprezentării). Apoi, după verificare, în registrul unic trebuie înscrise numărul și data actului de control întocmit.

Registrul unic de control poate fi cumpărat de la direcțiile generale ale finanțelor publice, iar firmele nou-înființate trebuie să-l achiziționeze în cel mult 30 de zile de la data înregistrării.

Important: Despre registrele contabile obligatorii am scris pe larg în articolul de aici.

De 18 ani, în fiecare ianuarie, avocatnet.ro structurează și prezintă principalele repere legislative și de reglementare între care ne vom desfășura viețile și afacerile în anul care tocmai începe.

În seria Bine de știut la început de an, cartografiem zilnic cele mai importante coordonate ale anului 2020 pentru toate domeniile relevante (de la taxare, muncă și afaceri până la pensii, legislație auto, moșteniri, divorțuri și multe altele). Găsiți aici, pe măsură ce le publicăm, toate informațiile care să vă ajute să vă orientați mai ușor atât pe plan profesional, cât și personal în privința regulilor aplicabile anul acesta în toate zonele de interes direct pentru voi.