Raportarea optimizărilor fiscale: Ce trebuie să facă firmele ca să se conformeze

Raportarea aranjamentelor transfrontaliere în scopuri de optimizare fiscală este o obligație introdusă prin Ordonanța Guvernului 5/2020. Deși aceasta se va aplica abia de la 1 iulie 2020, firmele și fiscaliștii au de făcut și o raportare retroactivă pentru schemele implementate în perioada 25 iunie 2018 - 1 iulie 2020.

Asta înseamnă că deja trebuie luate măsuri de pregătire, pentru a evita raportările cu întârziere și amenzile usturătoare ce pot veni la pachet cu ele. Conform celor de la EY România, sunt trei pași mari ce trebuie respectați pentru ca o firmă să fie pregătită de implementarea noii ordonanțe.

Cei care vor fi obligați să raporteze anumite tranzacții transfrontaliere vor fi fiscaliștii care sfătuiesc firmele, adică notarii, contabilii sau consultanții fiscali (ca intermediari), dar, uneori, și companiile în sine.

Aceste reguli europene trebuie aplicate în toate statele membre ale Uniunii pentru a combate schemele ce permit firmelor să evite sau să-și reducă obligațiile fiscale, folosindu-se de diferențele dintre diversele sisteme fiscale naționale.

Atenție! Foarte important de reținut este că vor trebui raportate exclusiv aranjamentele fiscale transfrontaliere, nu și cele aplicate doar în România.

Primul pas: dezvoltarea unei proceduri interne de lucru

Înainte de orice, companiile ar trebui să pună cât mai repede la punct o procedură internă de lucru pentru aplicarea noii ordonanțe. Asta numai dacă au făcut (sau urmează să facă) aranjamente fiscale de optimizare ce implică și alte țări.

Concret, trebuie să existe un proces intern de identificare a aranjamentelor raportabile. În același timp, trebuie stabilite roluri și responsabilități cât se poate de clare. Pentru a face lucrurile mai simple, ideal ar fi ca o persoană anume din firmă să se ocupe de implementarea actului normativ, fie singură, fie împreună cu alte persoane - depinde de complexitatea muncii ce va fi de făcut.

„Important este să existe o persoană. Departamentul de taxe probabil că este cel mai bine pregătit, din toate punctele de vedere, să gestioneze acest proiect în cadrul companiei. Directorul sau managerul de taxe, el ar trebui să fie persoana-cheie care, printr-o procedură, să poată să obțină informații de peste tot (inclusiv de la nivelul conducerii), ca să identifice potențialele aranjamente”, a precizat Mihaela Mitroi, partener la EY România, la un seminar recent de fiscalitate.

Practic, atât departamentul de taxe, cât și personalul important ar trebui instruit să recunoască aranjamentele fiscale raportabile. Asta înseamnă sesiuni de pregătire pentru personal - recomandabil din toate departamentele firmei, inclusiv conducerea.

Al doilea pas: identificarea aranjamentelor și colaborarea cu intermediarii

Apoi începe munca efectivă de inventariere - mai întâi pentru perioada dintre 25 iunie 2018 și 1 iulie 2020, iar apoi începând cu luna iulie 2020. Pentru tranzacțiile sau schemele de raportat retroactiv, termenul de declarare va fi 31 august 2020. Raportarea curentă în termen de 30 de zile va fi făcută pentru aranjamentele implementate sau proiectate începând cu luna iulie 2020.

„Mai întâi trebuie să vedem toate aranjamentele, apoi vedem ce intermediari am avut la fiecare aranjament. Inventarul presupune să vedem tot, de la momentul în care ne-am gândit la un aranjament -- dacă acest lucru este documentat, evident -- și până la momentul în care l-am implementat, ca să știm termenul -- când s-a întâmplat? --, toți intermediarii care au participat. Trebuie făcut acest inventar și trebuie văzut dacă un aranjament este raportabil. Ideal ar fi, pentru perioada din urmă, atât timp cât nu s-au implementat aranjamente, să vorbim cu intermediarii, ca să nu ne trezim că ei le raportează”, a lămurit Mihaela Mitroi, subliniind că trebuie luată legătura și cu intermediarii din alte state.

Cu alte cuvinte, firmele vor trebui să monitorizeze atât propriile raportări care se vor face, cât și cele ale intermediarilor cu care au colaborat. Trebuie clarificat și decis, de comun acord, cine va face raportarea la Fisc (pentru fiecare aranjament în parte) și, evident, această raportare trebuie să fie una pentru care părțile se pun de acord, pentru a evita raportările incomplete, greșite sau dublate.

„În primul rând, obligația de raportare este a intermediarilor. Dacă intermediarii nu există, adică este o tranzacție pe care o implementați în mod obișnuit în companie, sau dacă acești intermediari au dreptul unui privilegiu profesional, obligația de raportare este a companiei. Totuși, aș vrea să atrag atenția că n-ar trebui să ne relaxăm, dacă avem un intermediar care trebuie să raporteze, din două motive. În primul rând, termenul de raportare este foarte scurt (30 de zile). Noi, ca firmă, am dori să ne asigurăm că ce raportează intermediarul e corect și nu ne expune la riscuri față de autoritățile fiscale. În al doilea rând, dacă există mai mulți intermediari, fiecare dintre aceștia are obligația de raportare, cu excepția cazului în care raportează un singur intermediar și îi notifică pe toți ceilalți. (...) Este sarcina companiei să-i coordoneze pe acești intermediari, să se asigure că raportează unul singur și că ce se raportează este corect”, a detaliat Raluca Popa, partener asociat la EY România, la o conferință recentă de fiscalitate.

Al treilea pas: documentarea și raportarea aranjamentelor

În fine, al treilea pas major implică documentarea tuturor aranjamentelor fiscale transfrontaliere. La fiecare în parte trebuie stabilit dacă este vorba de o schemă raportabilă sau nu.

„Chiar și atunci când concluzia este că nu trebuie să raportăm o tranzacție, este foarte important să documentăm de ce am ajuns la concluzia că nu avem un beneficiu fiscal, pentru ca atunci când vine controlul fiscal să avem toate lucrurile puse la punct”, a subliniat Raluca Popa, în condițiile în care respectarea obligației de raportare a aranjamentelor va fi verificată în cadrul inspecțiilor fiscale.

Apoi urmează raportarea efectivă către Fisc a aranjamentelor care se încadrează în condițiile stabilite prin noua ordonanță a Guvernului. Așa cum am explicat mai sus, vom avea mai întâi acea raportare retroactivă, după care se va intra pe raportarea aranjamentelor curente, începând cu luna iulie 2020 (chiar dacă vorbim numai de o intenție de implementare în viitor).

Cum se va face raportarea? Va exista o declarație specială pe care Fiscul va trebui să o aprobe până la finele lunii martie 2020. Conform celor de la EY România, cel puțin teoretic, fiecare aranjament fiscal va trebui raportat separat autorităților. Neraportarea sau raportarea cu întârziere vor putea fi amendate cu sume între 20.000 și 100.000 de lei (cel puțin în România).

Important! Prima raportare oricum nu poate fi făcută mai devreme de 1 iulie 2020, așa că, momentan, firmele ar trebui să-și concentreze eforturile către organizarea internă și identificarea schemelor și tranzacțiilor transfrontaliere raportabile. Dar și către discuții cu intermediarii cu care au colaborat din 2018 și până în prezent.