Cheltuieli deductibile pentru firme: Aspecte importante de luat în considerare pentru a evita impunerile ulterioare

Enumerarea tuturor cheltuielilor din punct de vedere al deductibilității lor ar presupune o listă extrem de lungă, așa că o să le introducem prin câteva idei importante: le găsim în Codul fiscal la articolul 25 (dar nu numai) și sunt încadrabile în trei mari categorii - deductibile integral, deductibile limitat și nedeductibile. Principiul de la care se pleacă în Codul fiscal e că atâta vreme cât sunt făcute în scopul desfășurării activității economice, sunt deductibile.

De pildă, sunt deductibile cheltuielile cu salariile și cele asimilate salariilor, dar au deductibilitate limitată de până la 5% din cheltuielile salariale cheltuielile sociale, la fel (adică deductibile limitat) și cheltuielile cu dobânzile sau amortizarea. Nu sunt deductibile, ca exemple, dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, confiscările și penalitățile, datorate către autorităților sau cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile.

Problemele deosebite apar atunci când o cheltuială nedeductibilă este înregistrată ca fiind deductibilă. Contribuabilul își diminuează impozitul pe profit/venit net și TVA-ul de plată în mod nejustificat, iar la momentul viitor în care autoritățile vor identifica o astfel de înregistrare eronată vor recalcula impozitul și TVA și vor aplica dobânzi și penalități de întârziere asupra sumelor de la momentul în care acestea au fost scadente.

Așa cum spuneam, listele cheltuielilor deductibile și nedeductibile sunt lungi. De-a lungul timpului, avocatnet.ro, împreună cu numeroși specialiști, a tratat diferite aspecte ale deducerii cheltuielilor de către firme. Am sintetizat aceste discuții în cele ce urmează:

Deducerea cheltuielilor cu vehiculele - greșeli frecvente

Societăţile a căror activitate implică utilizarea unui parc de autovehicule ar trebui să acorde o atenţie sporită condiţiilor în care pot deduce la calculul impozitului pe profit 100% din cheltuielile efectuate pentru autovehicule, subliniau acum ceva vreme specialiștii de la Darian DRS.

O primă problemă care duce adesea în practică la impuneri suplimentare de către organul fiscal e greșirea procentului de deducere aplicabil de la caz la caz. Chiar şi pentru situaţiile în care legea prevede o deducere integrală a cheltuielilor cu maşinile, societăţile trebuie să întocmească foi de parcurs – condiţie esenţială precizată de legislaţie. Atenţie sporită trebuie acordată elementelor care sunt incluse în foile de parcurs, spun specialiștii (pe larg, despre acest subiect, aici).

Un tablou amplu asupra regimului fiscal aplicabil mașinilor de serviciu regăsiți în acest articol.

Deductibilitatea cheltuielilor cu dobânzile și diferențele de curs valutar la impozitul pe profit

Câteva greşeli întâlnite frecvent în practică în ceea ce priveşte deducerea cheltuielilor cu dobânzile şi diferenţele de curs valutar la calculul impozitului pe profit:

• societăţile nu recalifică împrumuturile pe termen scurt în împrumuturi pe termen lung;
• declararea incorectă în formularul 101;
• de cele mai multe ori, societăţile afiliate stabilesc greșit rata dobânzii pentru un împrumut intra-grup.

Subiectul este detaliat în acest articol.

Cheltuielile pentru activități de cercetare și dezvoltare - deductibilitate

Atunci când o societate este implicată într-un proiect de cercetare - dezvoltare și dorește să beneficieze de stimulentele fiscale prevăzute de legislația fiscală din România, trebuie să acorde o atenție deosebită asupra încadrării activității desfășurate la categoria activităților eligibile pentru acordarea facilității.

De exemplu, dacă activitatea desfășurată reprezintă o cercetare în scopul elaborării unor studii, modele de estimare a unor riscuri etc., în domeniul științelor sociale (economice), aceasta nu reprezintă o activitate eligibilă pentru acordarea stimulentelor fiscale. Mai multe detalii pe acest subiect, aici.

Compania poate cheltui bani cu locuințele de serviciu, care se pot deduce din impozitul pe profit

Codul fiscal stabilește că, dacă o firmă folosește bani pentru funcționarea, întreținerea și repararea locuințelor de serviciu, aceasta poate să deducă respectivele cheltuieli din impozitul pe profit datorat statului.

De asemenea, mai sunt deductibile cheltuielile pentru funcționarea, întreținerea și reparațiile unui sediu aflat în locuința unei persoane fizice, care e folosită și pentru scopuri personale. În acest caz, cheltuielile se pot deduce, din impozitul pe profit, „în limita corespunzătoare suprafețelor puse la dispoziția societății în baza contractelor încheiate între părți, în acest scop”, conform Codului fiscal. Cheltuielile pentru sediu se justifică cu documente legale cum sunt, de exemplu, contractele încheiate cu furnizorii de utilități.

Tratamentul fiscal al cheltuielilor generate cu ocazia petrecerii de Crăciun

Cum pot fi înregistrate din punct de vedere contabil și fiscal aceste cheltuieli fără a risca reîncadrarea acestora ca nedeductibile la un eventual control al Fiscului? Primul lucru care trebuie hotărât în vederea stabilirii tratamentului contabil și fiscal al cheltuielilor legate de petrecerea firmei este cine participă și în ce scop este organizat evenimentul (materialul integral, aici).

Sponsorizările

Firmele care vor să facă sponsorizări sau acte de mecenat trebuie să urmeze o serie de reguli, pentru a le putea deduce din impozitul pe profit/micro. De asemenea, ele trebuie să înțeleagă și diferența dintre sponzorizări și mecenat, pe de o parte, și donații, pe de altă parte, din cauză că acestea din urmă nu pot fi deduse din calculul impozitului pe profit/micro. Subiectul este tratat pe larg aici.

Cumperi servicii? Fără aceste acte, Fiscul nu te lasă să le deduci

Pentru serviciile primite de la furnizori, documentația care le însoțește este foarte importantă în cazul unui control de la Fisc. În funcție de actele întocmite de firmă, inspectorii fiscali permit deductibilitatea, integrală sau parțială, a cheltuielilor ocazionate de achiziția acelor servicii. Dacă documentația este necorespunzătoare (lipsește, este greșit întocmită ori incompletă), angajații Fiscului veniți în control pot decide chiar că acele cheltuieli sunt nedeductibile în totalitate.

Probleme în grupurile de societăți

Experții Deloitte au remarcat o tendință în controalele fiscale derulate în ultima perioadă la societăți care fac parte din grupuri, fie ele românești sau străine. Este vorba de cheltuielile refacturate sau prestate acestor societăți de la societatea-mamă sau societatea-fanion a grupului, care, de regulă, asigură anumite servicii suport la un nivel centralizat. Subiectul este detaliat de specialiști aici.