Patru sfaturi de care să țină cont angajatorii la modificarea regulamentului intern

Conform Codului muncii, regulamentul intern stabilește aspecte precum regulile de protecție, igienă și securitate în muncă, drepturile și obligațiile părților, abaterile disciplinare și sancțiunile aferente, printre altele.

Din cauza epidemiei, angajatorii trebuie să actualizeze regulamentul intern astfel încât să reflecte, de exemplu, regulile de triaj epidemiologic la intrarea în sediu, distanțarea fizică între salariați sau purtarea măștii faciale de protecție în spațiile închise. Pentru a veni în ajutorul companiilor, Dan Năstase, consilier juridic specializat în relații de muncă, a dat câteva sfaturi practice la un webinar pentru abonații premium avocatnet.ro.

Iată principalele recomandări:

1. Regulile de protecție trebuie adaptate în funcție de activitatea angajatorului

Companiile activează în domenii diferite, ce pot sau nu să presupună interacțiunea cu publicul. Însă, în orice caz, regulile de protecție stabilite pentru epidemia de coronavirus trebuie adaptate în funcție de specificul fiecărei firme.

„Avem reglementările generale, aplicabile tuturor salariaților, dar avem și obligații specifice, ținând cont de specificul activității și domeniul de activitate, iar aici putem aminti serviciile de alimentație publică, cele care presupun interacțiunea directă cu publicul, serviciile medicale (în special private)”, a explicat Dan Năstase.

2. Obligațiile salariaților trebuie să fie formulate clar, fără ambiguități

Pe partea de redactare, este foarte important ca modificările la regulamentul intern să fie formulate cât se poate de clar și folosind un limbaj simplu. În acest fel, angajatorii evită potențialele neînțelegeri cu salariații sau eventualele interpretări greșite.

„Formulările pot fi interpretabile atât din perspectiva angajatorului, cât și a salariatului. Salariatul ar trebui înțeleagă foarte clar ce poate, ce nu poate și în ce condiții poate să facă un anumit lucru sau nu”, a spus specialistul.

Câteva exemple în acest sens ar fi „purtarea măștii de protecție este obligatorie în interiorul sediului”, „se va păstra o distanță de minimum 1,5 sau 2 metri între salariați”, „accesul în sediu va fi permis doar angajaților a căror temperatură corporală exterioară nu depășește 37,3 grade Celsius”.

3. Sancțiunile disciplinare se pot da numai pentru abateri incluse în regulament

Angajatorul poate aplica sancțiuni disciplinare salariaților, însă numai dacă sunt încălcate abateri trecute în mod expres în regulamentul intern. Dacă o abatere nu figurează în acest document, angajatorul nu poate aplica o sancțiune disciplinară pentru ea.

„Nu putem discuta despre reguli dacă nu avem și sancțiuni stabilite pentru situația în care acestea sunt încălcate. Avem regula și sancțiunea pentru încălcarea regulii respective. Formularea, la fel, trebuie să fie foarte clară. Vom include în regulamentul intern sancțiunea pentru fiecare abatere. (...) Nu pot fi aplicate sancțiuni dacă acestea nu sunt prevăzute în regulamentul intern și nici dacă, deși sunt prevăzute, ele nu sunt corelate cu normele imperative a căror încălcare impune aplicarea sancțiunilor”, a subliniat consilierul juridic.

Evident, sancțiunile trebuie aplicate în funcție de gravitatea abaterilor săvârșite sau în funcție de cât de des este săvârșită o anumită abatere de către aceeași persoană.

4. Modificările regulamentului trebuie anunțate salariaților

Regulamentul intern produce efecte numai din momentul în care salariații află despre conținutul său. Astfel, orice modificare a documentului trebuie comunicată angajaților pentru a deveni aplicabilă. Angajatorul trebuie să fie în măsură să dovedească îndeplinirea acestei obligații legale.

„Angajatorul are obligația de a comunica salariaților conținutul regulamentului intern, atât la momentul la care acesta a fost elaborat, cât și de fiecare dată când intervin actualizări. Comunicarea presupune, de asemenea, și dovada că acest lucru s-a întâmplat”, a precizat Dan Năstase.

Aici avem varianta clasică cu tabelul cu semnătura de mână a fiecăruia, pentru a reflecta faptul că salariații au fost informați despre modificările regulamentului, însă nu sunt exluse variante precum semnătura electronică sau comunicarea electronică. Practic, angajatorul poate folosi orice modalitate de comunicare ce poate fi probată ulterior.

Important! Conform specialiștilor de la Voicu & Filipescu, inspectorii de muncă pot verifica, în această perioadă, inclusiv actualizarea și adaptarea regulilor de sănătate și securitate în muncă și adoptarea, de către angajatori, a măsurilor ce se impun pentru ca salariații să respecte regulile de protecție sanitară.