Banii pentru acoperirea costurilor cu telemunca – adaos la salariu sau beneficiu acordat unilateral

Nota redacției: O nouă facilitate fiscală pentru activitatea telesalariaților e introdusă în Codul fiscal prin recenta Lege nr. 296/2020: angajatorii care dau bani telesalariaților, într-o anumită limită lunară (maximum 400 de lei), pentru plata utilităților și achiziția de echipamente de birou scapă de plata taxelor salariale aferente, începând din ianuarie 2021. Totodată, cheltuielile cu telemunca devin cheltuieli deductibile la calcularea impozitului pe profit, începând din 24 decembrie 2020.

Primul caz este probabil și cel mai apropiat de prevederile Codului muncii, respectiv negocierea și includerea respectivei sume în contractul individual și/sau colectiv de muncă. Astfel sunt respectate în totalitate dispozițiile Codului muncii care se referă la elementele esențiale ale contractului de muncă, la elementele constitutive ale salariului și la dreptul de negociere al părților. 

A doua posibilitate, fiind oarecum legitimată și de faptul că transformarea contractelor individuale de muncă este posibilă pe perioada stării de alertă și prin decizie unilaterală a angajatorului, este cea a stabilirii prin regulamentul intern a sumei pe care salariații o vor primi pentru acoperirea cheltuielilor suplimentare generate de prestarea activității în telemuncă.

Indiferent de varianta aleasă, plafonul maxim deductibil este de 400 de lei/lună pentru fiecare salariat, iar decizia de a acorda aceste sume trebuie să vizeze toți salariații care prestează o activitate în regim de telemuncă. În situația în care s-ar acorda aceste sume numai pentru o parte dintre salariații care își desfășoară activitatea în regim de telemuncă, atunci ar fi încălcate dispozițiile legale cu privire la egalitatea de tratament. 

O situație care ar putea genera opinii contradictorii este cea a salariaților care își desfășoară activitatea de telemuncă din același loc, de exemplu al soților care lucrează pentru același angajator. În ceea ce privește cuantumul acestor venituri, în lipsa unor documente justificative pe care legiuitorul a ales să nu le includă în mod obligatoriu, nu ar fi posibilă nici acordarea unor sume diferite, fiind aplicabil același principiu, cel al egalității de tratament. 

Chiar dacă legiuitorul a enumerat categoriile de cheltuieli pentru care se acordă cel mult 400 de lei/lună, respectiv:

• susținerea cheltuielilor cu utilitățile la locul în care angajații își desfășoară activitatea
• electricitate
• încălzire
• apă 
• abonamentul de date
• achiziția mobilierului și a echipamentelor de birou,  

în lipsa unor documente justificative, stabilirea unui cuantum diferit este imposibilă, fiind obligatorie acordarea unei sume egale pentru toți salariații aflați în telemuncă, proporțional cu timpul astfel lucrat.

Este de precizat și faptul că prestarea activității în regim de telemuncă presupune că salariatul își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține, în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației și comunicațiilor. Avem o limită minimă, cel puțin o zi pe lună, fără a avea și o limită maximă sau obligația de a se prezenta la locul de muncă organizat de angajator un anumit număr de zile. Sumele maxime stabilite prin contractul de muncă sau prin regulamentul intern vor fi acordate în funcție de numărul de zile prestate în regim de telemuncă, iar în acest caz ar putea exista diferențe între sumele pe care salariații aceluiași angajator le-ar putea primi.

Rămâne în continuare problema stabilirii sumelor pe care salariații le primesc pentru acoperirea unor cheltuieli efectuate pentru a-și desfășura activitatea în regim de telemuncă. În niciuna dintre variantele prezentate mai sus nu pot fi excluși de la consultări salariații, fiind incidente fie dispozițiile legale cu privire la negocierea contractelor individuale sau colective de muncă, fie cele aplicabile în cazul modificării regulamentului intern.

Modificarea contractului individual de muncă este posibilă, ca regulă generală, prin încheierea unui act adițional care presupune, printre altele, acordul părților. De asemenea, fiind vorba despre o negociere între părți, se pune problema respectării principiului egalității de tratament. Includerea acestor sume în contractul individual de muncă presupune și transmiterea datelor privind „salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile, precum și alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă”, în cel mult 20 de zile lucrătoare de la data producerii evenimentului.

Stabilirea sumelor prin contractul colectiv de muncă presupune, de asemenea, încheierea unui act adițional în urma negocierii și a exprimării acordului părților, organizație sindicală sau reprezentanții salariaților. Pentru a produce efecte, atât contractele colective de muncă, cât și actele adiționale ale acestora produc efecte de la data înregistrării lor sau de la o dată ulterioară. Înregistrarea acestora presupune ca partea semnatară să reprezinte cel puțin jumătate din numărul total al salariaților din unitatea respectivă.

Conform dispozițiilor art. 11 din Codul muncii, „Clauzele contractului individual de muncă nu pot conține prevederi contrare sau drepturi sub nivelul minim stabilit (...) prin contractele colective de muncă”. Observăm că pot fi evitate situațiile în care negocierile individuale ar conduce la stabilirea unui cuantum diferit în privința sumelor, dar este necesară și actualizarea contractelor individuale de muncă. 

Aceste două variante ar presupune, în interpretarea strictă a Codului muncii, a Legii privind desfășurarea activității în regim de telemuncă și a HG nr. 905/2017, o diferențiere clară a timpului în care activitatea se desfășoară în regim de telemuncă pentru stabilirea concretă a sumei de care salariatul urmează să beneficieze, deși pe perioada stării de alertă angajatorii au posibilitatea să modifice unilateral contractul, transformându-l în contract de telemuncă. 

În situațiile în care modificarea contractului de muncă în contract de telemuncă s-a făcut prin act adițional, iar în cuprinsul său este prevăzută perioada în care salariatul prestează activitatea la sediul angajatorului, modificările privind acordarea unei sume pentru acoperirea unor cheltuieli nu ridică mari probleme, cu respectarea plafonului maxim deductibil de 400 de lei lunar.

Luând în calcul că în actualul context o mare parte a contractelor de muncă au fost modificate unilateral, modificările fiind și limitate în timp (pe perioada stării de alertă), acordarea unei sume pentru acoperirea cheltuielilor efectuate de salariații care își desfășoară activitatea în regim de telemuncă poate fi stabilită prin regulamentul intern. Și în acest caz este obligatorie consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, dar și aducerea la cunoștința salariaților a modificărilor. Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispozițiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.

Includerea acestor venituri în categoria celor pentru care nu se datorează impozit și contribuții sociale nu instituie obligativitatea angajatorului de a le acorda, acesta fiind obligat să asigure mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii sau să convină printr-un acord scris inclusiv să fie utilizate cele proprii ale telesalariatului, cu specificarea condițiilor de utilizare. Tot în sarcina angajatorului este și obligația de a preciza (în contractul de muncă/decizia unilaterală/actul adițional) condițiile în care sunt suportate cheltuielile aferente activității în regim de telemuncă.

De asemenea, plafonul de 400 de lei/lună reprezintă suma maximă pentru care nu se datorează impozit și contribuții, iar limita maximă poate fi stabilită fie unilateral de către angajator prin regulamentul intern (cu respectarea obligației de consultare și informare), fie prin negociere individuală sau colectivă, diferența stabilită în plus fiind supusă regimului fiscal aplicabil veniturilor din salarii sau asimilate salariilor.