Eliminarea declarației A4200 va obliga contabilii să proceseze manual datele din rapoartele zilnice de vânzări din casele de marcat?

Pe scurt, potrivit unei discuții recente dintr-un grup de contabili de pe Facebook, aceștia se tem că, după legarea caselor de marcat, datele despre vânzări din aparate vor trebui introduse manual în programele de contabilitate, deși acum pot fi introduse direct din declarația A4200. Îngrijorarea ne-a fost confirmată de Roxana Ene, expert contabil și managing partner la Accountable: „În prezent, din declarația A4200 se pot importa rapoartele Z în SAGA. În momentul în care casele de marcat se vor conecta direct la sistemul ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală - n. red.), este posibil să ne întoarcem la a procesa manual rapoartele Z.”

În încercarea de a lămuri problema, redacția noastră a contactat reprezentanții unuia dintre programele de contabilitate folosite pe piață. Aceștia ne-au explicat că, atât timp cât producătorii caselor de marcat păstrează și după conectarea aparatelor la ANAF posibilitatea de a exporta fișiere cu informațiile din raportul Z, lucrurile nu se vor schimba cu nimic după eliminarea declarației A4200. Cu alte cuvinte, chiar dacă transmit date automat Fiscului, casele de marcat pot exporta în continuare fișiere care să fie importate în programele de contabilitate.

„Eliminarea obligației de a genera și depune la ANAF formularul A4200 nu va duce neapărat la o forțare a contabililor de a opera manual rapoartele fiscale zilnice. Operarea manuală a acestora apare doar în situația în care producătorii aparatelor de marcat fiscale, odată cu actualizarea softurilor aparatelor respective, vor elimina posibilitatea ca acestea să genereze fișiere care conțin informațiile cuprinse în rapoartele fiscale zilnice, așa cum o fac în prezent.

Așadar, dacă aparatele de marcat fiscale vor permite în continuare exportul datelor, în formatul actual, cu conținutul actual, importul automat al acestor date cuprinse în rapoartele fiscale zilnice va funcționa în continuare chiar dacă aceleași date se trimit la ANAF, zilnic, direct de către casă, în mod automat. (...)

În acest moment, fișierele exportate de aparatele de marcat fiscale se pot procesa automat de către softuri special dezvoltate în acest sens, așa cum procedează și SAGA Software pentru exportul din casele de marcat pentru activități uzuale, case de schimb valutar ori activități de taximetrie. Până acum nu avem cunoștință de fișiere care să nu poată fi procesate în vederea importului automat în sistemul contabil.

Ca mențiune: importul acesta este util celor care nu folosesc softuri dedicate pentru trimiterea bonurilor fiscale către aparate de marcat fiscale ori care folosesc un soft pentru vânzare diferit de cel contabil. Cei care emit bonurile dintr-un soft integrat, iar bonurile respective sunt înregistrate în contabilitate, în mod automat, la emiterea și tipărirea lor la un aparat de marcat fiscal, nu vor fi afectați defel de o eventuală eliminare a procedurii actuale de export a acelor date”, a lămurit în detaliu, pentru avocatnet.ro, Cristian Toma, reprezentant al SAGA Software.

Practic, aceleași idei au reieșit și din discuțiile pe care le-am avut cu reprezentanții Patronatului Comercianților și Servisanților de Case de Marcat din România. Datele din casele de marcat se pot exporta, cu ajutorul aplicațiilor aferente aparatelor, către programele de contabilitate.

Desigur, specialiștii au atenționat că nu toate casele de marcat au aplicații compatibile cu programele de contabilitate de pe piață, însă acest aspect este departe de a fi o noutate. Acesta este motivul pentru care, la achiziția unei case de marcat, firmele ar trebui să se intereseze dacă aplicația aparatului exportă fișiere compatibile cu programul de contabilitate folosit. Dacă există o incompatibilitate, atunci datele din rapoartele Z trebuie introduse manual, într-adevăr.

„Declarația A4200 este, de fapt, o aplicație pusă la dispoziție de ANAF care validează și transmite către ANAF fișierele XML exportate din casa de marcat. Aceste fișiere sunt criptate, semnate cu semnătura digitală a casei de marcat și nu pot fi accesate și prelucrate decât de aplicațiile și personalul autorizat din structura ANAF. Majoritatea contribuabililor au lăsat în grija unităților acreditate pentru service de case de marcat și a contabililor exportul și transmiterea fișierelor XML către ANAF. Contabilii nu pot și nu au permisiunea de a deschide aceste fișiere - prin urmare, nimic din conținutul acestor fișiere XML nu se înregistrează în programul de evidență contabilă al contribuabilului”, ne-au spus cei de la patronat, care au redactat răspunsurile în colaborare cu reprezentanții ANAF.

„Însă aparatele de marcat asigură, prin comenzi de la tastatură, tipărirea şi memorarea pe un dispozitiv extern de fişiere electronice cu numele seriei fiscale şi extensia MF, de rapoarte fiscale periodice detaliate prin evidenţierea fiecărei înregistrări din memoria fiscală şi de rapoarte fiscale periodice sumare prin calcularea valorilor cumulate din înregistrările din memoria fiscală pentru perioada de raportare.

În rapoartele fiscale periodice se menţionează sub antet data, ora şi minutul introducerii în exploatare, precum şi perioada de raportare, precum și tipărirea de rapoarte şi memorarea pe un dispozitiv extern a fişierelor electronice cu numele seriei fiscale şi extensia JE ce vor conţine date din conţinutul jurnalului electronic. Totodată, menționăm că operatorul economic poate citi informațiile înregistrate în memoria fiscală, pe o perioadă pe până la zece ani, ori de câte ori este nevoie în vederea transmiterii către un mediu de stocare extern, independent de conexiunea aparatului de marcat la sistemul informatic al ANAF”, au continuat reprezentanții patronatului și ai Fiscului.

După conectarea caselor de marcat la sistemul ANAF, informațiile transmise acum prin declarația A4200 vor ajunge zilnic, automat, la Fisc. Prin urmare, declarația respectivă va mai fi depusă doar de firmele care au aparate ce funcționează offline.

Altă chestiune importantă este că, chiar și după conectarea aparatelor la sistemul ANAF, va rămâne obligatorie depunerea declarației F4109 (cea referitoare la casele de marcat nefolosite).

„Obligația conectării la sistemul informatic național al ANAF este instituită pentru toate aparatele de marcat electronice fiscale fiscalizate, inclusiv cele neutilizate, conform prevederilor Ordinului ANAF 435/2021 și în termenele stabilite. Pentru casele de marcat care nu sunt utilizate, se menține obligația depunerii formularului F4109 și după conectarea acestora la sistemul informatic al ANAF”, au mai spus cei de la patronat și cei de la Fisc.

Așadar, toată această discuție a plecat de la o îngrijorare nejustificată apărută în spațiul public. Teoretic, conectarea caselor de marcat și eliminarea declarației A4200 nu vor aduce contabililor o muncă suplimentară, așa cum reiese din lămuririle de mai sus. Totuși, este important ca la achiziția caselor de marcat să se facă o verificare prealabilă a compatibilității dintre aplicațiile aparatelor și programele de contabilitate folosite.

Conectarea caselor de marcat la sistemul ANAF a început la 31 martie și este programată să se încheie până la 30 noiembrie 2021, în baza unui nou calendar stabilit de ANAF.