Monitorizarea salariaților la muncă: Cum se face informarea prealabilă, ce e obligatorie pentru firme

Monitorizarea salariaților este posibilă numai în anumite condiții, iar acestea sunt trasate în primul rând prin Legea nr. 190/2018: 

„În cazul în care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicații electronice și/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de muncă, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, în scopul realizării intereselor legitime urmărite de angajator, este permisă numai dacă:

a) interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate și prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților persoanelor vizate;

b) angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților;

c) angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanții angajaților înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;

d) alte forme și modalități mai puțin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu și-au dovedit anterior eficiența și

e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporțională cu scopul prelucrării, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate”, potrivit legii. 

În cadrul unei recente conferințe de specialitate organizate de avocatnet.ro pe tema protecția datelor cu caracter personal în cadrul departamentului de resurse umane, Roxana Guiman și Dana Ududec, parteneri PrivacyOn, au explicat mai multe chestiuni practice legate de această informare prealabilă.

În primul rând, potrivit specialistelor, informarea prealabilă nu presupune obținerea unui consimțământ - informarea e o aducere la cunoștință, nu o solicitare de a fi de acord cu ceva. Prin urmare, nu necesită nicio semnătură din partea angajatului. 

„Am întâlnit și abordarea informării printr-o anexă la contractul de muncă sau a unei declarații prin care s-ar solicita acordul cu privire la prelucarea datelor - descurajăm o astfel de practică pentru că nici nu ne ajută să ne îndeplinim obligațiile, dimpotrivă. 

Informarea e un document unilateral (...) nu trebuie acceptat sau semnat de către angajat. Poate fi cel mult luat la cunoștință.

În această informare noi le explicăm modul în care le prelucrăm datele”, a explicat Roxana Guiman în conferință. 

„Dacă oferă «liniște» personalului de HR că are o semnătură pe aceste note de informare, e în regulă, doar că acea semnătură să nu fie formulată ca fiind un consimțământ sau un acord. E doar o semnare pentru luare la cunoștință”, a completat Dana Ududec, referindu-se, practic, la faptul că e important cum se formulează acea luare la cunoștință astfel încât să nu reiasă că e, de fapt, o exprimare a acordului pentru prelucrarea unor date. Doar că, sublinia aceasta, e posibil să existe salariați care să refuze semnarea luării la cunoștință. 

Cum va demonstra angajatorul însă, la nevoie, că a făcut informarea aceasta prealabilă? Dacă în mod normal se comunică prin e-mail cu salariatul, atunci informarea poate fi făcută în acest fel, iar angajatorului îi e suficientă dovada transmiterii acelui e-mail. Dacă nu se discută prin e-mail cu salariații în mod uzual, atunci informarea poate fi făcută, de pildă, la un avizier, potrivit specialistelor. 

„Lucrurile sunt foarte flexibile. Organizațiile se pot uita la modul cum comunică în mod normal cu angajații lor și să facă procedura de așa natură încât să se muleze pe specificul lor”, a completat Roxana Guiman.  

Cât privește consultarea înainte de a introduce sistemele de monitorizare, specialistele recomandă, de asemenea, păstrarea dovezii că aceasta a avut loc. Cu toate acestea, e bine de reținut că firma nu e obligată să țină cont de eventualele obiecții sau îngrijorări ridicate de angajați, dar că e preferabil să existe dovada faptului că au fost luate în considerare și de ce firma a ales totuși să implementeze de o anumită manieră măsurile de supraveghere. 

În orice caz, angajatorii pot apela la monitorizarea salariaților numai atunci când acest lucru este important pentru companie. De pildă, Autoritatea română de protecția datelor spunea în 2020 că monitorizarea prin GPS e permisă, dacă firma justifică interesul legitim incident. 

Util: Și accesarea istoricului din browser-ul unui angajat poate atrage amenzi pentru încălcarea GDPR