Monitorizarea salariaților la locul de muncă în 2020: Condiții de respectat de către angajatori pentru evitarea abuzurilor

Condițiile în care este permisă monitorizarea video sau a conversațiilor salariaților sunt conținute de Legea nr. 190/2018, care conține câteva măsuri pentru aplicarea GDPR. Așa cum spuneam, salariatul e protejat aici în primul rând de dreptul său la viață privată.

În esență, angajatorii pot apela la monitorizarea salariaților numai atunci când acest lucru este important pentru companie, iar introducerea monitorizării trebuie discutată în prealabil, astfel încât lucrurile să fie cât se poate de clare.

„În cazul în care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicații electronice și/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de muncă, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, în scopul realizării intereselor legitime urmărite de angajator, este permisă numai dacă:

a) interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate și prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților persoanelor vizate;

b) angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților;

c) angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanții angajaților înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;

d) alte forme și modalități mai puțin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu și-au dovedit anterior eficiența și

e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporțională cu scopul prelucrării, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate”, prevede legea amintită.

Angajații trebuie informați, dar asta nu înseamnă să li se ceară consimțământul

Una dintre principalele condiții impuse pentru monitorizarea video sau a conversațiilor salariaților prin Legea nr. 190/2018 este informarea prealabilă a salariaților. Specialiștii de la PrivacyOne spuneau, când a apărut legea, că informarea salariaților nu înseamnă că li se cere consimțământul pentru sistemele de monitorizare: "Informarea nu presupune colectarea consimţământului, lucru care oricum este neindicat în relaţiile de muncă; angajatorii vor trebui însă să demonstreze că au realizat această informare".

Firmele unde există sisteme de monitorizare a salariaților ar trebui să aibă întocmită o politică internă care să trateze acest subiect, consideră specialiștii de la Legal ICT.

Ce interese legitime poate avea un angajator să folosească sisteme de monitorizare a salariaților

Asigurarea securității unor spații, a unor sisteme sau informații, urmărirea unor bunuri ale companiei, satisfacerea unor cerințe contractuale -- sunt doar câteva dintre interesele legitime ale unui angajator pentru a folosi sisteme de monitorizare la locul de muncă. Justificarea acestui interes este una dintre condițiile imperioase pentru ca monitorizarea să se facă în mod legal.

De exemplu, pentru instalarea camerelor video (exemplul cel care vine cel mai ușor în minte când ne gândim la măsuri de monitorizare la birou), la fiecare cameră instalată trebuie determinat interesul legitim, potrivit unor avocați. De cele mai multe ori, e justificată montarea camerelor pe zonele de acces în spațiul respectiv, dar nu neapărat și pe birourile angajaților. E posibil ca varianta montării unui senzor de mișcare să servească la fel de bine interesului angajatorului și, atunci, montarea unei camere de supraveghere nu ar mai fi singura modalitate de atingere a scopului, existând una mai puțin invazivă.

Un alt exemplu: o bancă din Monaco a primit încuviințarea autorității naționale de protecția datelor pentru a folosi un sistem de monitorizare a accesului angajaților în sistemul IT. Interesul invocat a fost protejarea confidențialității informațiilor economice și securitatea operațiunilor și a fost considerat unul justificat.

Iată, alte exemple concrete când monitorizarea conversațiilor angajaților este permisă angajatorului:

• câne e nevoie de probe necesare într-o cercetare disciplinară apropo de un comportament al salariatului în raport cu colegi/colege (hărțuire, de pildă); pentru că mai sus spuneam de informarea prealabilă, este evident că nu e vorba de una punctuală, de la caz la caz, ci de una generală; astfel, celui monitorizat nu i se spune că e monitorizat pentru a descoperi o abatere disciplinară și, posibil, chiar o faptă penală, dar el (ar trebui să) știe că, undeva în politica internă a firmei, există o prevedere care punctează că salariații ar putea fi monitorizați pentru depistarea unor abateri, atunci când există indicii că s-a săvârșit una sau că se perpetrează;
• monitorizarea conturilor de e-mail pentru a vedea dacă sunt încălcate drepturile de proprietate intelectuală;
• accesarea la nevoie a e-mailului unui angajat care, din motive de sănătate (grave) nu poate să ofere el acces la informații absolut necesare în activitatea curentă a firmei.

Cei care lucrează de la distanță ar putea să facă obiectul unor supravegheri care să fie rezonabile, de asemenea.

Apoi, unii dintre cei care au mașini de serviciu se pot trezi monitorizați. Dacă mașinile au sisteme ce permit localizarea lor, la orice oră, un angajator poate ajunge să-l urmărească pe angajatul său îndeaproape - aici pot exista justificări în cazurile în care angajatul care face transporturi are întârzieri nejustificate, folosește mașina mai mult în scop personal decât al muncii ș.a. exemple de acest fel.

În fine, există programe care, odată instalate pe un laptop, permit înregistrarea acțiunilor celui care folosește laptopul. Cel care supraveghează și primește rezultatele monitorizării poate ajunge să afle ce tastează salariatul, ajunge să vadă ce are salariatul pe ecran, cât timp stă degeaba și cât timp joacă Solitaire sau stă pe Facebook ori alte rețele sociale. Așadar, motivul acestei supravegheri e ușor de înțeles, dar nu stă întotdeauna în picioare - nu toți salariații ar trebui văzuți ca vinovați din start și monitorizați doar pentru a confirma o idee sau alta.