Poți înregistra candidații la interviurile pentru recrutare?

„Documentele oferite angajatorului de către candidat pentru a-i fi analizată experienţa, pentru că respectiva persoana este interesată să primească un job, acesta ar fi un demers pentru încheierea unui contract de muncă şi am putea să ne încadrăm în regulamentul GDPR pe temeiul realizării unui contract. Dar asta presupune că trebuie să fie la cererea persoanei vizate, adică a candidatului. Înregistrarea video aferentă interviului nu intră în demersurile pentru realizarea unui contract, este o prelucrare de date care nu ţine de încheierea contractului respectiv, în mod direct”, a explicat Roxana Guiman, partener PrivacyOn, în cadrul conferinţei avocatnet.ro „Protecţia datelor cu caracter personal în cadrul departamentului HR al companiei” din 27 mai.

Această prelucrare a datelor cu caracter personal obţinute din interviurile video poate fi realizată doar dacă este organizat un casting sau pentru ocuparea unui post în televiziune pentru a se putea întemeia pe necesitatea de a face demersuri înainte de încheierea unui contract, conform prevederilor GDPR.

„Trebuie analizat, totuşi, în funcţie de specificul situaţiei, dacă există un motiv pentru care este foarte important să fie filmat candidatul şi dacă există o justificare concretă pentru această chestiune. În principal, m-aş îndrepta spre un interes legitim, dacă există, decât spre temeiul realizării unui contract de muncă”, a subliniat Roxana Guiman.

În contextul recrutării, este important de reţinut şi faptul că angajatorii trebuie să se limiteze doar la strictul necesar atunci când ne referim la documentele solicitate în procesul de recrutare, deoarece regulile impuse de GDPR stabilesc că solicitarea de documente suplimentare trebuie să aibă un temei. Astfel, un angajator nu poate cere un salariat o copie după permisul auto la angajare, dacă nu îi va oferi o maşină de serviciu, sau prezentarea unui cazier judiciar, deoarece acest document este necesar doar pentru anumite poziţii (consilier juridic, avocat, gestionar, paznic sau funcționar publi ş.a.m.d.).

Tot din perspectiva GDPR, recrutorii trebuie să ştie că pot păstra informaţiile primite de la candidaţi doar un anumit timp. Orice date prelucrate în acest sens trebuie să fie păstrate doar atât cât este necesar în procesul de recrutare şi nu vor fi menţinute dincolo de durata necesară finalizării procesului de selecţie.

Excepțional, s-ar putea ca angajatorul să păstreze datele prelucrate, cu privire la candidații respinși, și ulterior procesului de selecție. În acest caz, angajatorul va putea să acționeze astfel doar dacă are un interes legitim pentru o astfel de prelucrare, iar interesul său depășește interesul candidatului respins de a-i fi respectată confidențialitatea datelor.