Călătoriile de afaceri: Le revin firmelor obligații din zona detașărilor și în aceste cazuri?

„a) detașarea unui salariat de pe teritoriul României, în numele întreprinderii și sub coordonarea acesteia, în cadrul unui contract încheiat între întreprinderea care face detașarea și beneficiarul prestării de servicii care își desfășoară activitatea pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, sau pe teritoriul Confederației Elvețiene, dacă există un raport de muncă, pe perioada detașării, între salariat și întreprinderea care face detașarea;

b) detașarea unui salariat de pe teritoriul României la o unitate sau la o întreprindere care aparține grupului de întreprinderi, situată pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, sau pe teritoriul Confederației Elvețiene, dacă există un raport de muncă, pe perioada detașării, între salariat și întreprinderea care face detașarea;

c) punerea la dispoziție a unui salariat, de către un agent de muncă temporară, la o întreprindere utilizatoare stabilită sau care își desfășoară activitatea pe teritoriul unui stat membru, altul decât România, ori pe teritoriul Confederației Elvețiene, dacă există un raport de muncă, pe perioada detașării, între salariat și agentul de muncă temporară”.

Aceeași lege stabilește și ce înseamnă detașarea pe teritoriul României, dar situațiile sunt oricum în oglindă. 

Sunt state, cum este și România, unde legislația națională nu face referire expresă și nu reglementează distinct noțiunea de călătorie în scop de afaceri atunci când tratează detașările transfrontaliere. Cu alte cuvinte, nu stabilește dacă în cazul acestora nu se aplică anumite obligații sau există un regim special - cert e că nu vorbim de detașări.  

În ghidul publicat anul acesta pe subiectul detașărilor europene, specialiștii de la KPMG atrag atenția asupra călătoriilor de business în sensul în care sfătuiesc firmele să verifice înainte reglementările din statele unde trimit angajații. De ce? Pentru că nu e exclus să cadă sub incidența unor obligații de genul raportărilor obligatorii la autoritățile locale, chiar dacă nu putem vorbim de detașare în cazurile acestea.

„Sunt state unde călătoriile de afaceri trebuie notificate, indiferent de scopul lor. De exemplu, Luxembourgul nu disociază în legislația națională salariații trimiși în călătorii de afaceri, iar orice astfel de deplasare trebuie notificată. În mod similar, în Croația, Malta  sau Spania, călătoriile de afaceri trebuie notificare autorităților din domeniu. Danemarca are trasate reguli clar pentru când nu e obligatorie notificarea autorităților”, explică KPMG în discuția referitoare la notificările pe care firmele care detașează trebuie să le facă la autoritățile din țările de destinație pentru a informare. 

În Austria, de pildă, pentru călătoriile între 1-7 zile nu e necesară notificarea autorității specifice dacă acestea presupun doar anumite activități: participarea la seminare sau congrese fără a presta vreun fel de serviciu, întâlniri de afaceri care, de asemenea, nu presupun prestări de servicii, participarea la târguri sau evenimente similare (cu excepția activităților care presupune pregătirea acestora). În schimb, în Belgia, diferența se face după 20 de zile și statul belgian e interesat de alte tipuri de activități desfășurate, la fel și în Danemarca, unde diferența o fac opt zile de călătorie. 

În alte state, precum Estonia, definirea călătoriei de business este neechivocă și presupune perioade de până la 30 de zile de călătorie (poate chiar mai mult), independent de ce ar presupune acestea. În Irlanda, o călătorie de afaceri poate însemna și o perioadă de un an de zile, atâta vreme cât angajatul nu muncește fizic într-o activitate remunerată. În Polonia este mai relevant dacă salariatul se duce într-o călătorie intra-companie, adică la o unitate străină a aceleiași companii-mamă pentru care lucrează.

În concluzie, nu orice fel de business travel este, din start, o călătorie care nu implică obligații față de autoritățile din statul de destinație, întrucât reglementările naționale sunt extrem de diferite. Practic, firma care trimite salariatul în alt stat trebuie să aibă în vedere: normele legale din țara de destinație, scopul călătoriei și durata șederii. „Aceste variabile generează foarte multe combinații, astfel că, pentru companiile cu un număr mare de angajați mobili, soluțiile bazate pe tehnologie devin indispensabile. Mai mult, gestionarea și conformarea devin foarte dificile pentru călătoriile scurte, pentru că, de cele mai multe ori, informațiile privind astfel de deplasări nu ajung la departamentul de resurse umane în timp util sau chiar deloc. Practic, pentru angajatorii ai căror angajați călătoresc în alte state UE (pe termen scurt sau lung), gestionarea a 26 de procese și reguli de conformare diferite, care atrag sancțiuni considerabile chiar și pentru simple erori administrative, constă în analizarea a mii de potențiale combinații pentru a asigura conformarea deplină la regulile aplicabile.

Pentru angajatorii români, toate aceste aspecte sunt relevante prin prisma faptului că cele mai multe obligații care derivă din legislație sunt în sarcina angajatorului din statul de origine. Consecințele nerespectării cerințelor PWD sunt multiple și variază de la avertismente și amenzi în cuantum redus, până la atragerea răspunderii penale a administratorului angajatorului în cazuri grave. În plus, și în calitate de companie gazdă, un angajator poate fi responsabil pentru persoanele detașate sau cele care vin în călătorie de afaceri și amendat pentru muncă nedeclarată în cazul în care nu respectă prevederile PWD”, spuneau toamna trecută Elena Răileanu, senior manager, și Alexandra Minescu, consultant senior, Global Employer Services - Deloitte România.