Chitanța fiscală – unul dintre documentele contabile vitale în activitatea firmei

Însă, pe lângă ideile, munca și acțiunile pe care un antreprenor, fie el aflat la început de drum, fie cu o experiență notabilă în spate, le depune zi de zi pentru ca afacerea să se dezvolte, să câștige noi clienți, să vândă mai multe produse și servicii și să fie, într-un cuvânt, eficientă, o serie de acte cu caracter contabil și fiscal trebuie completate împreună cu o mare parte dintre activitățile firmei. Aceste documente au rolul de a contribui la sfera legală a unei întreprinderi și, de asemenea, un rol foarte important din punct de vedere fiscal. 

În acest articol, vei afla câteva elemente despre unul dintre aceste documente contabile care, împreună cu facturile sau avizele de însoțire a mărfii, fac parte dintr-o categorie esențială de acte din activitatea unei firme. Este vorba despre chitanța fiscală. 

Definiție, rol și sediul legal al materiei

Cu siguranță, chiar și antreprenorii aflați la primul contact cu lumea afacerilor au auzit de factura fiscală și de obligativitatea întocmirii ei ori de câte ori este vorba de o operațiune de tipul unei vânzări de bunuri sau servicii. Mai mult, există și conceptul de factură proforma, un document care, spre deosebire de omoloaga de natură fiscală, nu este înregistrat în contabilitate și are doar un rol premergător tranzacțiilor comerciale - acela de a indica natura, cantitatea, felul și prețul mărfurilor sau serviciilor vândute.

Pe lângă aceste două documente contabile de primă importanță în contabilitatea firmei, chitanța fiscală vine să completeze necesitatea înregistrărilor activității firmei. Acest document nu trebuie confundat cu factura fiscală, rolul chitanței fiind limitat doar la operațiunile comerciale sau de natură pur contabilă care se desfășoară cu plată sau cu transferuri de bani în numerar. 

Astfel, se poate defini chitanța fiscală ca fiind un document justificativ care servește la contabilizarea banilor în numerar și înregistrarea acestor operațiuni din punct de vedere fiscal-contabil. Aceste operațiuni pot fi de natura încasărilor banilor cash ca plată a serviciilor sau produselor, plăților de orice fel sau depunerilor de numerar. Chitanța fiscală nu înlocuiește factura fiscală - mai mult, aceste documente au serii și numere diferite, care fie sunt deja imprimate dacă se folosesc formularele tipizate achiziționate, fie se pot înseria și numerota prin decizie internă a firmei, dacă se apelează la programe de facturare. 

Chitanța, alături de celelalte documente financiar-contabile, este reglementată prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2.634/2015 și trebuie reținut că, în conformitate cu acest act normativ, firmele au obligația păstrării acestora timp de cinci ani, cu începere de la data la care exercițiul financiar în care au fost întocmite s-a încheiat.  

Chitanța fiscală și modelul pe care orice firmă trebuie să-l respecte conform reglementărilor legale în vigoare

Ca orice document financiar-contabil, și foarte asemănător facturii, chitanța trebuie să conțină un minim de date și elemente care au rolul de identificare clară și precisă a tranzacției în scopul înregistrării în registrul de casă, dar și al justificării operațiunilor cu numerar. 

Poți fie să imprimi aceste elemente obligatorii pe formulare tipizate, fie să te documentezi și să afli cum te ajută un program de facturare gratuit, care poate fi predefinit de utilizator cu toate aceste date o singură dată, la început, și apoi utilizat ca atare. 

• denumirea firmei sau entității (SA, SRL, PFA sau întreprindere individuală, după caz) și datele de identificare ale acesteia (sediul social, adresa, codul unic de identificare fiscală (CUI), numărul de la Registrul Comerțului).
• datele de identificare ale entității de la care se primește suma de bani în numerar, ca o contravaloare a unui bun vândut sau serviciu prestat;
• descrierea operațiunii care generează plata (date despre denumirea serviciilor, bunurilor, cantități) și suma care se încasează. De menționat că, spre deosebire de factură, chitanța cuprinde suma finală cu TVA inclus;
• datele de identificare ale casierului / persoanei care încasează efectiv banii, precum și semnătura acestuia.

În concluzie, chitanță fiscală este un document financiar-contabil vital pentru desfășurarea oricărei afaceri, alături de celelalte categorii de documente esențiale (factura, bon fiscal, aviz de însoțire a mărfii) cu rol de justificare și înregistrare contabilă a operațiunilor de natură comercială.

Articolul a fost publicat inițial pe blogul CIEL România.