Trei greșeli financiare pe care mulți administratori de IMM-uri le regretă astăzi

Pentru a evita și reduce pe cât posibil unele greșeli de această natură, iată trei greșeli financiare pe care mulți administratori de IMM-uri le regretă și astăzi și trei modalități prin care ele pot fi evitate cu ajutorul firmelor de contabilitate care îmbină serviciile de contabilitate cu tehnologia.

1. Lipsa unui buget al veniturilor și cheltuielilor din firmă

Prin operațiunea de bugetare se gestionează orice flux financiar din firmă. Aceasta implică o planificare atentă și bine pusă la punct. O bună evidență a cheltuielilor și veniturilor este vitală în orice companie. Planifică bugetul, urmărește cheltuielile, economiseste pentru situații de urgență, păstrează o linie clară între conturile personale și cele ale afacerii. Această evidență te va ajuta să îți dai seama mai ușor modul în care cheltuielile făcute vor genera venituri pentru companie. Bugetele nu sunt utile doar pentru a reduce cheltuielile. Pot fi utilizate și pentru a stabili obiective financiare realiste.

O SOLUȚIE: Firmele de contabilitate care îmbină serviciile de contabilitate cu tehnologia. De ce? Pentru doar așa informațiile utile pot ajunge la antreprenor în timp real, atunci când se pot lua deciziile care trebuie, când trebuie.

Câteva sute de antreprenori din România beneficiază astăzi de servicii de contabilitate într-un ecosistem digital. Pare de domeniul științifico-fantastic, însă acum, în România, administratorii câtorva sute de firme au informații detaliate despre veniturile și cheltuielile firmelor lor chiar pe telefonul mobil. Ei au la dispoziție, prin aplicații de mobil, Android sau iOS, toate datele contabile și financiare realizate de experți contabili.

Antreprenorii care apelează la contabilitatea online au în aplicațiile respective de mobil (și, evident, și în platformele asociate, în browserul din desktop sau laptop), în secțiuni predefinite (“Venituri luna curentă” și “Cheltuieli luna curentă”), cifrele atât de necesare pentru a urmări situația curentă și pentru a stabili obiective financiare realiste.

2. Emitere de documente contabile cu erori la introducerea datelor

Aceste mici greșeli apar destul de des, pentru că antreprenorii sunt asaltați de termene de livrare, de întâlniri de prezentare a produselor, iar atenția nu este întotdeauna la nivelul necesar. Dacă nu sunt corectate la timp, documente fiscale emise cu mici erori la introducerea datelor pot cauza mari pagube. Deși nu poți preveni toate erorile de introducere a datelor, poți avea o politică de a efectua diverse reconcilieri în timp real pentru a te asigura că greșelile intrărilor de date sunt detectate rapid și pot fi corectate în timp util.

O SOLUȚIE: Firmele de contabilitate care îmbină serviciile de contabilitate cu tehnologia. De ce? Pentru ca doar aceste firme de contabilitate pun la dispoziția clienților unelte digitale integrate - un exemplu sunt programele de facturare integrate nativ în platformele client.

Astăzi, câteva sute de antreprenori greșesc mai puțin la introducerea datelor deoarece au la dispoziție programe de facturare online, integrate nativ în platforma client și incluse gratuit în abonamentul lunar pentru serviciile de contabilitate.

Utilizatorii acestor platforme greșesc mult mai puțin la completarea unei facturi deoarece platforma preia în mod automat datele firmei client. După ce se completează data și scadența documentului, platforma respectivă va reține scadența folosită și o va completa automat pentru următoarea factură, pentru acel client. Mai mult, articolele achiziționate se păstrează în meniul de articole, iar după alegerea articolului, antreprenorii pot completa cantitatea, prețul și pot alege tipul de discount (rabat). După salvare, o factură este considerată a fi pro-forma și se vizualizează în lista de facturi cu starea „în lucru” (poate fi descărcată sau poate fi trimisă prin e-mail către client). Ultima factură pro-forma/în lucru va putea fi ștearsă, iar apoi factura va fi automat înregistrată în contabilitate și nu va mai fi modificabilă.Toate aceste caracteristici creează un context în care antreprenorii nu trebuie sa își bată capul cu detalii care sunt ușor de automatizat și de urmărit apoi de către un robot.

3. Superficialitate în administrarea investițiilor

Mulți antreprenori dau dovada de un optimism exagerat atunci când decid cumpărarea unor echipamente prea scumpe pentru stadiul actual al afacerii. Administrarea mijloacelor fixe este defectuoasă, iar cei mai mulți administratori nu-și fac, o dată pe an, inventarierea patrimoniului ca să vadă, de exemplu, ce mai există funcțional din registrul mijloacelor fixe. Mai mult, nici nu scot din gestiune mijloacele fixe amortizate integral și care nu mai sunt în stare de funcționare. Administrarea mijloacelor fixe presupune și realizarea proceselor verbale de casare, prin care se scoate din gestiune un mijloc fix - din nou un subiect sensibil de care puțini se ocupă corespunzător. Toate acestea sunt input-uri utile pentru contabilul firmei care va ști să stabilească duratele de funcționare și amortizarea lunară, respectiv să se asigure că bilanțul firmei este cu adevărat oglinda patrimoniului. 

O SOLUȚIE: Firmele de contabilitate care îmbină serviciile de contabilitate cu tehnologia. De ce? Pentru ca doar aceste firme de contabilitate pun la dispoziția clienților, pe telefon și pe laptop, integrat, pe baza datelor din contabilitate, toate detaliile legate de investițiile în echipamente și materiale pentru firma lor. De exemplu, clienții unor astfel de firme de contabilitate au, în secțiunea imobilizări din platformă, detalii privind mijloacele fixe și obiectele de inventar, data de achiziției, data la care a început amortizarea mijlocului fix, valoarea de inventar, valoarea rămasă de amortizat și amortizarea lunară. Astfel, antreprenorii au la dispoziție o imagine actuală cu trasabilitate până la cel mai mic detaliu.