UPDATE: Avem proceduri oficiale pentru intrarea și ieșirea din regimurile speciale de TVA pentru comerț online, dar și pentru obligațiile declarative

Prin Ordinul ANAF 1.387/2021 s-a stabilit o procedură de înregistrare pentru folosirea unuia dintre regimurile speciale de TVA de către firmele care prestează servicii către persoane neimpozabile sau efectuează vânzări de bunuri la distanţă. Procedura include, însă, și aspecte privind renunțarea sau excluderea din cele trei regimuri. 

În plus, potrivit aceluiași ordin, avem și o procedură de declarare a TVA, prin intermediul declarațiilor speciale de TVA, toate noutățile procedurale amintite venind în contextul noilor reguli de TVA privind comerțul electronic, intrate în vigoare la 1 iulie 2021.

În mare, vorbim de măsuri menite să simplifice situația furnizorilor în materia colectării și declarării TVA, prin extinderea aplicabilității ghișeului unic de TVA, dar și de aplicarea acelor regimuri speciale. Practic, noutățile în materia TVA-ului vizează toate firmele din România, din alte state membre UE și chiar și din afara UE care vând online bunuri și servicii către persoanele fizice din UE, în calitate de consumatori finali. Iar noul ordin ANAF este un adevărat cadru procedural de aplicare pentru modificările operate la Codul fiscal.

Procedura de înregistrare pentru regimurile speciale de TVA

Concret, conform prevederilor Ordinului ANAF 1.387/2021, este vorba despre implementarea unei proceduri de a alege un regim special de TVA - regimul UE, regimul nonUE sau regimul de import, în funcție de situație. Prin urmare, contribuabilii vizați se pot înregistra pentru utilizarea unuia dintre cele trei regimuri speciale de TVA astfel: 

• persoanele impozabile care au sediul activităţii economice în România sau cele care nu au sediul în UE, însă dispun de un sediu fix în România, pot utiliza, în condiţiile prevăzute de art. 315 din Codul fiscal, regimul special UE, valabil în cazul în care fie efectuează vânzări intracomunitare de bunuri la distanţă, fie prestează servicii către o persoană neimpozabilă, atunci când persoana impozabilă nu este stabilită în statul membru UE; în acest caz se folosește codul de TVA deja deținut în România;
• persoanele impozabile nestabilite în UE pot utiliza, în condiţiile prevăzute la art. 314 din Codul fiscal, regimul special nonUE, valabil pentru toate serviciile prestate către persoane neimpozabile care sunt stabilite, au domiciliul stabil sau reşedinţa obişnuită în UE; în acest caz se alocă un cod special de TVA;
• persoanele impozabile care au sediul activităţii economice în România sau cele care nu au sediul în UE, însă dispun de un sediu fix în România, pot utiliza, în mod direct sau prin desemnarea unui intermediar, în condiţiile prevăzute la art. 315² din Codul fiscal, regimul special de import, valabil pentru vânzările la distanţă de bunuri importate din teritorii terţe sau ţări terţe; și în acest caz se alocă un cod special de TVA;

Firmele care optează pentru utilizarea unuia dintre regimurile speciale trebuie să depună la Fisc o declaraţie de începere a activităţii, în conformitate cu prevederile Codului fiscal. În cazul alegerii regimului de import, declarația de începere a activității se poate depune și de către intermediarul împuternicit de firmă.

Declaraţia se completează și se depune online, iar firmele (sau intermediarul acestora, în cazul regimului de import) se consideră a fi înregistrate pentru utilizarea unuia dintre regimurile speciale dacă îndeplinesc, cumulativ, următoarele condiţii:

• nu sunt deja înregistrate pentru utilizarea acelui regim special într-un alt stat membru;
• nu se află în perioada în care li s-a interzis să utilizeze regimurile speciale - perioadă ce este denumită, după cum vom vedea în continuare, perioadă de carantină.

În cazul alegerii regimului UE, precum și în cazul optării pentru regimul de import prin intermediar, trebuie îndeplinite, pe lângă condițiile menționate mai sus, două condiții suplimentare. Mai exact, trebuie ca firma respectivă să fie înregistrată în scopuri de TVA în România și să aibă sediul activităţii economice în România sau, dacă nu are sediul activităţii economice în UE, să aibă totuşi un sediu fix în România.

Cu anumite excepții, aceste condiții suplimentare se consideră, potrivit ordinului, îndeplinite dacă firma cu pricina apare ca înregistrată în Registrul contribuabililor, având TVA-ul înscris în vectorul fiscal.

Decizia de acceptare sau aprobare a cererii, deci confirmarea înregistrării pentru utilizarea regimului special, vine tot online la contribuabil. De asemenea, informarea cu privire la decizia de respingere a cererii de începere a activităţii se face tot online, în cazul în care nu sunt îndeplinite condițiile necesare.

Ulterior înregistrării, regimul UE și cel nonUE se aplică începând cu prima zi a trimestrului calendaristic următor transmiterii declaraţiei de începere a activităţii, corect completată. În cazul regimului de import, acesta se aplică începând cu ziua în care persoanei impozabile sau intermediarului acesteia i s-a comunicat codul special de TVA pentru regimul de import.
 

Reguli pentru depunerea declarațiilor speciale de TVA

Declarațiile speciale de TVA folosite în cazul regimurilor speciale de TVA sunt declarații complet noi, diferite de declarațiile de TVA care se depun în acest moment, în România, de către firme. Ambele tipuri de declarații trebuie depuse de către cei care aplică regimurile speciale.

Firmele înregistrate pentru utilizarea unuia din regimurile speciale depun online, la Fisc, până la sfârșitul următoarei luni de după încheierea perioadei fiscale (luna sau trimestrul), o declaraţie specială de TVA pentru fiecare perioadă de declarare, indiferent dacă au fost sau nu efectuate operațiuni în perioada de raportare.

Această declarație specială de TVA cuprinde:

• codul de înregistrare în scopuri de TVA atribuit conform art. 316 din Codul fiscal, în cazul persoanelor impozabile care utilizează regimul UE, codul de înregistrare special în scopuri de TVA atribuit persoanei impozabile care utilizează regimul nonUE sau codurile de înregistrare speciale alocate în temeiul art. 315² din Codul fiscal, pentru utilizarea regimului de import;
• valoarea totală, exclusiv taxa, a operațiunilor supuse fiecărui regim special, efectuate în cursul perioadei fiscale de raportare, cotele taxei aplicabile şi valoarea totală a taxei corespunzătoare, subdivizată pe cote, datorată fiecărui stat membru UE de consum în care taxa este exigibilă – aceste sume se completează separat, pentru fiecare stat membru;
• valoarea totală a taxei datorate în statele membre UE de consum.

Declarația specială de TVA, semnată cu semnătură electronică, în baza unui certificat calificat, se transmite online la Fisc, folosind mesajul electronic comun prevăzut în anexa III la Regulamentul european 194/2020.

Cei care utilizează un regim special și nu au prestat servicii sau nu au livrat bunuri în cadrul regimului special în niciun stat membru de consum, pe parcursul unei perioade de declarare, și care nu au de efectuat nicio rectificare cu privire la declarațiile anterioare trebuie să depună, direct sau prin intermediar, declaraţia specială de TVA "zero". În aceasta se indică faptul că nu au avut activitate.

În urma completării și transmiterii declarațiilor speciale de TVA către Fisc, firmei i se alocă un număr unic de referinţă format din codul de ţară, codul de înregistrare în scopuri de TVA şi perioada de declarare. Acest număr unic de referinţă este folosit atât de persoana impozabilă sau de intermediar în procesul de plată a sumelor declarate, cât şi de organul fiscal pentru gestionarea declaraţiilor şi pentru transmiterea informaţiilor către statele membre UE de consum.

În caz că declarațiile au greșeli, ele pot fi corectate printr-o rectificativă, cu mențiunea că se depune câte o declarație rectificativă pentru fiecare perioadă de raportare - dacă e vorba de perioade de până la 30 iunie 2021. Pentru perioade începând cu 1 iulie 2021, ajustările se fac printr-o declarație depusă ulterior, în maximum trei ani de la data la care trebuia depusă declarația inițială.
 

Renunțarea la aplicarea unui regim special de TVA sau excluderea dintr-un asemenea regim

Cei înregistrați pentru aplicarea unui regim special de TVA care decid să renunțe voluntar la aplicarea acelui regim, indiferent dacă realizează sau nu în continuare operațiuni care pot fi eligibile, trebuie să notifice Fiscul în acest sens.

În cazul regimului nonUE sau al regimului UE, notificarea se face prin transmiterea cererii de excludere voluntară, folosind portalul electronic al ANAF, cu cel puţin 15 zile înainte de sfârşitul trimestrului calendaristic anterior celui în care persoana impozabilă intenţionează să înceteze utilizarea regimului, urmând ca încetarea aplicării regimului să devină efectivă începând cu prima zi a trimestrului calendaristic următor.

În cazul regimului de import, notificarea se transmite cu cel puţin 15 zile înainte de sfârşitul lunii anterioare celei în care persoana impozabilă intenţionează să înceteze utilizarea regimului. Încetarea aplicării regimului de import devine efectivă începând cu prima zi a lunii următoare.

Notificarea privind renunțarea la regimul special de TVA se transmite și în cazul în care firma respectivă nu mai îndeplinește cerințele legale pentru aplicarea acelui regim, caz în care încetarea utilizării regimului devine efectivă începând cu data de la care persoana impozabilă nu mai îndeplineşte cerinţele pentru a folosi respectivul regim special.

Referitor la situațiile în care o persoană impozabilă poate fi exclusă de către autorități de la aplicarea unui regim special de TVA, acestea sunt următoarele:

• firma notifică Fiscului că nu mai efectuează operațiunile reglementate de regimul ales;
• organul fiscal competent constată că operaţiunile care fac obiectul unui regim special au încetat;
• firma nu mai îndeplineşte cerinţele pentru a i se permite utilizarea regimului special;
• firma încalcă în mod repetat regulile regimului special;
• intermediarul notifică faptul că nu mai reprezintă firma care folosește regimul special.

De principiu, în cazul regimurilor nonUE și UE, excluderea devine efectivă din prima zi a trimestrului calendaristic care urmează datei la care decizia de excludere a fost transmisă online. În ceea ce privește excluderea de la aplicarea regimului de import, aceasta devine efectivă din prima zi a lunii care urmează datei la care decizia de excludere a fost transmisă online.

Atenție! Pentru cei excluși de la aplicarea unui anumit regim special pentru încălcarea repetată a normelor, se instituie o perioadă de carantină de doi ani, în care aceștia nu mai pot aplica niciun regim special. Acest aspect nu este valabil, însă, pentru cei în cazul cărora intermediarii sunt cei care au încălcat în mod repetat normele.
__________

ACTUALIZARE (14.12.2021): Procedura pentru regimurile speciale de TVA la comerț online a fost modificată de ANAF, în decembrie 2021, pentru a include noi categorii de firme.