Multe firme românești nu sunt pregătite încă pentru SAF-T. Care sunt motivele și ce pot face pentru a se conforma

Articol scris de Adrian Teampău, Director, și Raluca Ciocîia, Senior Consultant, Taxe Indirecte, Deloitte România.

Societățile comerciale obligate să depună declarațiile SAF-T începând din ianuarie 2022 au la dispoziție o perioadă de grație de șase luni, dar trebuie să folosească eficient acest răgaz, dat fiind că declarația SAF-T presupune raportarea unui volum foarte mare de informații – toate datele din contabilitatea unei firme (toate încasările și plățile, produsele aflate în stoc, taxele plătite, facturile emise și primite, articol cu articol, înregistrările contabile etc.).

Principalele obstacole în calea raportării în termen

Unul dintre obstacolele cu care se confruntă firmele și care ar putea să deturneze respectarea primului termen legal de raportare constă în faptul că multe dintre acestea încă nu știu ce informații trebuie să transmită către ANAF și ce presupune exact metoda de raportare. Având în vedere că declarația se va depune online, o mare parte dintre contribuabili își pun speranța în furnizorul IT al software-ului de contabilitate pe care îl utilizează. În practică, dacă informațiile cerute de autoritatea fiscală nu există în programul de contabilitate, declarația depusă nu va fi validată. Astfel, în primul rând, societățile trebuie să se asigure că, începând din 1 ianuarie 2022, colectează de la clienți și furnizori toate informațiile solicitate în schema SAF-T. 

Un alt obstacol este legat de corectitudinea datelor introduse în sistemele IT ale societății. Raportarea brută a datelor din programul de contabilitate nu garantează automat că sunt și corecte. Cu alte cuvinte, în prima fază contribuabilul trebuie să se asigure că declară un tratament fiscal și contabil corect pentru toate tranzacțiile derulate. Pe baza datelor colectate, ANAF va putea să stabilească instant dacă, spre exemplu, firma a aplicat cote greșite de TVA, dacă nu a taxat anumite tranzacții, dacă a calculat eronat amortizarea etc. Așadar, înainte de implementarea oricărei soluții IT în vederea raportării electronice, trebuie analizate încadrările contabile și fiscale ale tranzacțiilor derulate în mod recurent.

Nu în ultimul rând, estimarea eronată a timpului necesar pentru pregătirea declarației -- analiza datelor și implementarea unei soluții IT de raportare -- poate duce la depășirea termenelor. Din această perspectivă, un alt aspect important de menționat este acela că apropierea termenului de depunere va genera, fără îndoială, suprasolicitarea prestatorilor de servicii care asistă contribuabilii în demersul de implementare a declarației SAF-T.

Ce au de făcut contribuabilii

Pentru a evita depunerea incompletă sau cu întârziere a declarației, aspect care poate atrage atât penalități din partea autorității fiscale, cât și o posibilă creștere a riscului fiscal, societățile trebuie să demareze rapid analizarea datelor disponibile pentru raportare. Procesul se poate derula cu resurse interne sau cu ajutorul unui colaborator extern. 

Ulterior, compania în cauză trebuie să identifice o soluție IT potrivită care să proceseze datele respective și să le transpună pe formatul declarației SAF-T solicitate de ANAF. Cu cât activitatea unei firme este mai complexă și utilizează mai multe programe informatice pentru evidențele interne, cu atât procesul de implementare este mai de durată.

În concluzie, societățile care trebuie să depună declarațiile SAF-T începând din acest an, respectiv marii contribuabili, trebuie să accelereze procesul de implementare, pentru că, deși beneficiază de perioada de grație de șase luni, demersul este unul laborios și implică un volum ridicat de date care trebuie colectate, verificate și apoi încărcate în formatul digital al declarației. În plus, dat fiind că și ceilalți contribuabili vor fi obligați să raporteze pe format SAF-T în viitorul apropiat, ar fi indicat să se pregătească din vreme pentru a evita presiunea timpului.