Cum stabilești regulile acordării concediului de odihnă la nivelul departamentului sau unității

De exemplu, firmele care au puțini angajați sau care au departamente sau unități specializate, fiecare cu foarte puțini salariați, uneori pot apărea situații în care activitatea normală a firmei să fie dată peste cap deoarece ajung să lipsească în același timp cei care își pot acoperi unul altuia atribuțiile.

Bineînțeles, orice cerere de concediu a salariatului trebuie aprobată întâi, însă pot apărea situații în care angajatorul să fie pus în fața faptului împlinit - salariatul și-a cumpărat deja bilete de avion sau a achitat deja cazarea -, iar refuzul semnării cererii de CO va duce la diverse disensiuni atât în rândul salariaților, cât și la adresa angajatorului.

Pentru a evita astfel de situații, angajatorul poate stabili o serie de reguli care să fie aduse la cunoștința salariaților și pe care aceștia să fie obligați să le respecte, cum ar fi: zilele de CO luate pentru a face punte cu sărbătorile legale să fie acceptate de tot personalul, doi salariați din același departament sau având același atribuții nu pot lipsi simultan, trebuie să existe un număr minim de angajați prezenți în unitate/departament/birou sau un număr maxim de salariați care pot fi simultan în concediu ș.a.m.d..

Fiind vorba de o dorință a angajatorului pe care nu o consideră negociabilă, regulile privind acordarea concediului de odihnă se pot emite printr-o decizie unilaterală. Acest act al angajatorului trebuie să fie adus la cunoștința tuturor, fie printr-un email, un document scris trimis fiecărui departament sau printr-un document afișat la sediul unității/firmei.

Totuși, cea mai bună variantă ar fi includerea acestor reguli în regulamentul intern, acestea urmând să fie aduse la cunoștință și salariaților care se angajează după emiterea deciziei unilaterale.

Dacă angajatorul are până în nouă salariați și mai are un regulament intern, deși din luna mai 2021 acesta nu mai este obligatoriu, trebuie să ia în considerare că orice modificare a acestuia se face doar după consultarea salariaților. Deși regulamentul intern nu face obiectul unei negocieri - așa cum se întâmplă în cazul unui contract de muncă individual sau colectiv -, consultarea salariaților este absolut necesară la orice schimbare adusă acestui regulament.

Notă: Obligația de a avea un regulament intern este opțională pentru firmele cu până în nouă salariați, pentru cele care depășesc acest număr existența regulamentului intern este în continuare obligatorie.

Alexandru Nuță, avocat în cadrul R&R Partners, sublinia, în urmă cu ceva timp, că dacă angajatorul nu se achită de obligația de a se consulta cu salariații, regulamentul intern poate fi lovit de nulitatea absolută.

Ulterior consultării cu salariații și actualizarea conținutului regulamentului intern, angajatorul trebuie să fie atent să aducă la cunoștința tuturor angajaților întregul document. 

„În lipsa aducerii la cunoștință, regulamentul intern nu-și poate produce efectele față de salariați. Nu le putem imputa acestora respectarea unor obligații de care aceștia nu aveau cunoștință. Modalitățile de aducere la cunoștință însă nu sunt prevăzute în mod expres de legislație, legiuitorul lăsând libertatea fiecărui angajator de a stabili modalități concrete de a aduce la cunoștință fiecărui salariat regulamentul intern”, a explicat Alexandru Nuță.

Același specialist a detaliat modalitățile prin care firma poate dovedi că a adus la cunoștința salariaților noul regulament intern:

• „să-i dai salariatului un exemplar al regulamentului intern și să-l pui să semneze un tabel în care să spună că a luat la cunoștință de regulamentul intern, l-a citit, cu nume, prenume și dată”;
• „prin e-mail; le transmitem un e-mail cu regulamentul intern în atașament, cu dovada primirii e-mailului, de preferință ar fi ca adresa de e-mail să fie cea comunicată oficial de salariat în contractul de muncă sau cea profesională; un reply e mai mult decât suficient, în practică se consideră suficientă și dovada comunicării e-mailului, faptul că a ajuns la salariat” - modalitate preferabilă în locul unei comunicări de tip celor prin WhatsApp;
• „putem să îl trimitem prin poștă, curierat, executor judecătoresc ș.a.m.d., dacă vrem să fim extrem de riguroși”.