Regulament intern: Cum poate fi considerată valabilă luarea la cunoștință de către salariați

„În lipsa aducerii la cunoștință, regulamentul intern nu-și poate produce efectele față de salariați. Nu le putem imputa acestora respectarea unor obligații de care aceștia nu aveau cunoștință. Modalitățile de aducere la cunoștință însă nu sunt prevăzute în mod expres de legislație, legiuitorul lăsând libertatea fiecărui angajator de a stabili modalități concrete de a aduce la cunoștință fiecărui salariat regulamentul intern”, a explicat Alexandru Nuță, avocat în cadrul R&R Partners, cu ocazia unei recente conferințe avocatnet.ro pe tema acestui document intern.

Momentul aducerii la cunoștință a regulamentului coincide cu momentul de la care produce efecte față de salariați. În ipoteza în care angajatul și angajatorul ajung în instanță, iar salariatul susține că nu avea cunoștință de prevederile regulamentului, angajatorul va trebui să facă dovada că și-a îndeplinit obligația - angajatorul având, așa cum prevede Codul muncii ca principiu, sarcina probei. Angajatorul trebuie să-și preconstituie proba, așa cum subliniază avocatul.

Faptul că nu există prevăzută o modalitate anume sau preferabilă de aducere la cunoștință a acestui document intern ar putea lăsa firmele să creadă că pot să o facă oricum sau că e suficient că regulamentul să fie afișat undeva, în firmă. De aici, în cadrul conferinței s-a pus și problema afișării, în cazul unor companii mai mari, a regulamentului pe intranetul respectivei companii; cu alte cuvinte: este suficient pentru a bifa obligația de aducere la cunoștință faptul că regulamentul e publicat pe intranet, la care au acces toți salariații? 

„Ideea de a afișa regulamentul pe intranetul societății: trebuie punctat faptul că obligația de afișare la sediul regulamentului e distinctă de cea de aducere la cunoștință; simpla afișare pe intranet nu poate ține loc comunicare, e discutabilă (îndeplinirea obligației de aducere la cunoștință - n.red.)”, a punctat avocatul Alexandru Nuță.

Cum poate dovedi, așadar, firma că a adus documentul la cunoștința angajaților:

• „să-i dai salariatului un exemplar al regulamentului intern și să-l pui să semneze un tabel în care să spună că a luat la cunoștință de regulamentul intern, l-a citit, cu nume, prenume și dată”;
• „prin e-mail, de asemenea; le transmitem un e-mail cu regulamentul intern în atașament, iarăși, cu dovada primirii e-mailului, de preferință ar fi ca adresa de e-mail să fie cea comunicată oficial de salariat în contractul de muncă sau cea profesională; un reply e mai mult decât suficient, în practică se consideră suficientă și dovada comunicării e-mailului, faptul că a ajuns la salariat”;
• „putem să îl trimitem prin poștă, curierat, executor judecătoresc ș.a.m.d., dacă vrem să fim extrem de riguroși”.

În cadrul aceleiași conferințe, Ruxandra Vișoiu, avocat partener în cadrul R&R Partners a precizat că, la acest moment, având în vedere practica instanțelor, firmele ar trebui să respecte o rigurozitate măcar în ceea ce privește alegerea canalului de comunicare digitală - în sensul că e preferabilă folosirea e-mailului, decât a unor comunicări de tipul celor prin WhatsApp, de pildă.

De asemenea, povestirea conținutului regulamentului nu înseamnă aducere la cunoștință a acestui document - salariatul trebuie să-l citească sau trebuie să i se citească, cap-coadă, conținutul acestuia pentru a se considera, sub semnătura ulterioară, că a luat la cunoștință de conținutul complet al acestuia.

„Comunicarea trebuie să fie una completă, nu facem o ședință cu salariații să le prezentăm un rezumat al regulamentului intern și apoi îi punem să semneze că au luat la cunoștință. Ar trebui să le citim întregul regulament”, a punctat Alexandru Nuțu în cadrul conferinței.