Firmele ar trebui să evite păstrarea pentru lungi perioade de timp a documentelor cerute angajaților și care cuprind date personale

Dacă ne gândim, de pildă, la acordarea unor zile libere conform legii, firmele solicită de cele mai multe ori angajaților documente care să justifice acordarea lor. Firmele cer documentele adesea tocmai în virtutea prevederilor legale, care precizează destul de clar că angajatul aduce anumite declarații, copii de pe documente oficiale precum certificate de naștere, căsătorie, deces, copii de pe cărțile de identitate, copii ale unor contracte ș.a.m.d. 

Să luăm cazul concret al Legii nr. 221/2021, unde dreptul la o zi liberă pentru vaccinare se poate exercita prin depunerea la angajator a adeverinței de vaccinare. La momentul când a fost legiferat dreptul la această zi liberă, specialiștii PrivacyOn au explicat pentru avocatnet.ro despre temeiul de prelucrare a datelor personale în acest caz - „îndeplinirea obligațiilor și exercitarea unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale”. Aici, adeverința respectivă înseamnă prelucrarea unor date personale sensibile - cele privind sănătatea - dar mai poate reprezenta și prelucrarea datelor personale ale unor terți - copiii angajaților, pentru care aceștia pot cere liberul, de asemenea. 

Legea nu ne spune însă întotdeauna și cât timp ar trebui să păstrăm asemenea documente. GDPR ne indică însă un principiu important, subliniat anul trecut în contextul liberelor pentru vaccinare și de PrivacyOn: „limitarea legată de stocare”, ceea ce înseamnă că angajatorii trebuie să păstreze datele personale doar atât timp cât acestea sunt necesare pentru atingerea scopurilor stabilite.

„De asemenea, pentru a respecta un alt principiu fundamental din GDPR – cel al minimizării datelor personale - angajatorii trebuie să stabilească pentru ce scopuri este necesară păstrarea copiei de pe adeverință și în ce cazuri este suficientă o simplă mențiune în evidențele administrative interne privind motivul zilelor libere”, mai spuneau specialiștii PrivacyOn. În acest caz concret, fiind vorba de date privind sănătatea, perioada ar trebui să fie cât mai mică. Totodată, dacă legea nu impune expres păstrarea într-o evidență a acelor documente, mai subliniau aceștia, angajatul le-ar putea aduce doar pentru a fi vizualizate de personalul de la contabilitate, de pildă, dar să nu fie păstrate copii de pe documente ș.a.m.d. - datele neevidențiate nu intră sub spectrul GDPR. 

Când vine vorba de alte drepturi oferite prin legislația de muncă, firmele optează uneori pentru detalierile din regulamentele interne, unde stabilesc în ce condiții se acordă anume drept. În condițiile astfel convenite, se cer X sau Y documente.

De fapt, atunci când legea nu oferă condiții și nu stabilește explicit că anume document trebuie păstrat de firmă în evidențele sale o anumită perioadă de timp, chestiunea se reduce doar la cum anume înțeleg firmele să respecte GDPR și la respectarea celor două principii de mai sus, enunțate de PrivacyOn.

Avem însă precizări exprese pentru alte documente de păstrare în evidențele firmei. 

„Statele de plată, precum și celelalte documente justificative se păstrează și se arhivează de către angajator în aceleași condiții și termene ca în cazul actelor contabile, conform legii”, prevede Codul muncii în art. 168 (2). Obligația e detaliată în Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 2.634/2015: „Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite” (chestiune prevăzută și în Legea contabilității, desigur).

Apoi, HG nr. 905/2017 prevede obligația tuturor firmelor de a deține pentru fiecare angajat un dosar personal, care cuprinde „cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru”. 

Mai departe, aceeași HG prevede că datele din registru și dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității  referitoare la statele de plată - adică termenele de păstrare, prezentate mai sus. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.