Beneficiari reali: Schimbările apărute recent la obligația de declarare a firmelor și termenele de respectat

O primă schimbare majoră față de regulile aplicabile până acum este (1) introducerea obligației de a „declara” beneficiarii reali ai firmelor direct prin actul constitutiv al societăților nou-înființate. Schimbarea este introdusă prin Legea 265/2022 și se aplică efectiv din 26 noiembrie 2022.

În prezent, persoanele juridice își pot îndeplini obligația de declarare a beneficiarilor reali prin includerea datelor lor direct în actul constitutiv, la momentul înființării. Însă vorbim strict de o posibilitate, nu de o obligație - o alternativă la depunerea declarației de beneficiar real.

Automat, asta înseamnă că (2) firmele nou-înființate scapă, teoretic, de depunerea declarației inițiale de beneficiar real dacă-i trec direct în actul constitutiv, însă specialiștii NNDKP recomandă momentan bifarea ambelor obligații: „(...) pentru prudență, vom recomanda clienților noștri să îndeplinească, cel puțin până la apariția normelor de aplicare ale Legii 265/2022 și până la cristalizarea practicii în fața Registrului Comerțului, ambele cerințe legale, întrucât acestea provin din acte normative distincte.”

Totodată, este important de precizat că (3) noua obligație nu vizează și firmele deja existente. Legea nouă se referă numai la firmele care se înființează începând cu 26 noiembrie 2022. Însă, chiar și așa, specialiștii NNDKP recomandă ca firmele deja înființate să profite de prima ocazie în care este necesară modificarea actului constitutiv pentru a include informațiile legate de beneficiarii reali.

În fine, o altă schimbare recentă ține de firmele de stat. De la apariția obligației de depunere a declarației de beneficiar real și până în prezent, companiile de stat au fost scutite în mod expres de această cerință. Însă, conform OUG 123/2022, (4) inclusiv firmele de stat sunt obligate, mai nou, să depună formularul. Este vorba de regiile autonome, companiile și societățile naționale și societățile deținute integral sau majoritar de stat.

Cele deja existente trebuie să depună declarația până pe 13 decembrie 2022. Cele nou-înființate trebuie să depună declarația la înființare.

Termenele de declarare. În momentul de față, există trei situații în care este necesară depunerea declarației de beneficiar real la Registrul Comerțului, potrivit Legii 129/2019. Prima intervine la înființarea companiilor, a doua intervine dacă apar modificări privind beneficiarii reali (se depune în 15 zile de la apariția modificărilor la datele beneficiarilor reali), iar a treia intervine anual doar pentru anumite firme (se depune în 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale).

O obligație greu de urmărit. Cu excepția anului 2019, adică cel în care s-a introdus inițial declarația de beneficiar real, n-a existat an în care autoritățile să lase în pace această obligație de prevenire a spălării banilor. Așa cum redacția noastră a informat în mai multe rânduri, schimbări s-au făcut în 2020, în 2021 și, așa cum reiese deja de mai sus, în 2022. Noutățile pe acest subiect pot fi urmărite constant în secțiunea noastră specială de aici.