Multiplele obligații și formalități pe care le implică existența unui salariat, fie și numai pentru a bifa condiția de la impozitarea micro

Condiția prevăzută de Codul fiscal, modificat prin OG 16/2022, pentru încadrarea în categoria microîntreprinderilor și pentru a beneficia de impozitul specific acestora, începând cu 1 ianuarie 2023, adică cea privind existența a avea cel puțin un contract de muncă activ, pe lângă celelalte condiții, presupune și o serie de obligați și cheltuieli pentru persoanele juridice.

Deși art. 47 alin (1) lit. g) nu precizează că respectivul salariat ar trebui să fie încadrat cu normă întreagă, lăsând să se înțeleagă că ar fi suficient și un contract cu timp parțial, acest aspect nu modifică substanțial situația celor care intenționează să apeleze la această variantă pentru a rămâne sau pentru a intra în categoria microîntreprinderilor. Practic, în acest moment, contribuțiile și impozitul pe salarii se calculează și se plătesc oricum la nivelul salariului minim brut pe țară garantat în plată (care ar urma să ajungă la 3.000 de lei, cu sau fără cei 200 de lei scutiți de contribuții și impozit) și în cazul contractelor cu timp parțial (dacă salariul respectiv este sub acel nivel), deci vom discuta de cel puțin 1.200 de lei contribuții și impozit pentru un singur salariat.

În același timp, calitatea de angajator presupune, pe lângă plata salariului și calcularea, reținerea și virarea la timp a sumelor respective, o serie de obligații specifice relațiilor de muncă, inclusiv din punct de vedere al securității și sănătății în muncă (SSM), iar îndeplinirea acestora înseamnă tot costuri.

Astfel, chiar din momentul încheierii primului contract individual de muncă, angajatorul trebuie să obțină datele de acces la registrul electronic de evidență a salariaților și, ulterior, să înregistreze contractul respectiv și să-l transmită cu cel puțin o zi înainte de începerea activității.

Pentru o societate care nu are în acest moment niciun salariat, deci nu are calitatea de angajator, această primă procedură ar putea fi dificilă și, cel mai probabil, va apela la un serviciu extern de resurse umane, ceea ce presupune un cost.

De asemenea, anterior începerii activității, noul salariat va fi instruit din punct de vedere al SSM și, chiar dacă potrivit legislației incidente societatea s-ar încadra în categoria angajatorilor care și-ar putea asuma răspunderea în privința, ar trebui să îndeplinească și condițiile privind studiile minime necesare. Fiind la fel de greu de crezut că administratorul societății respective are competențele necesare, cel mai probabil vor fi contractate servicii externe care, la rândul lor, presupun costuri.

Notă: În cazul microîntreprinderilor şi al întreprinderilor mici, în care se desfăşoară activităţi fără riscuri deosebite, angajatorul îşi poate asuma atribuţiile din domeniul SSM, dacă are capacitatea necesară în domeniu, prevede Legea 319/2006.

Relația de muncă, fie că discutăm despre un angajator care are sute de salariați, fie că discutăm despre un micro-angajator cu un salariat (și acela poate chiar cu timp parțial), se desfășoară potrivit acelorași reguli, iar Codul muncii nu face distincție între ei.

În momentul în care contractul de muncă este încheiat se nasc o serie de drepturi și de obligații ale părților, iar aici aș menționa inclusiv etapele anterioare încheierii contractului, respectiv informarea salariatului potrivit art. 17 alin (3) din Codul muncii și negocierea în sine a contractului, fără a omite dreptul viitorului posibil salariat de a fi asistat în această etapă.

Sigur, am plecat de la ideea că un astfel de contract ar fi încheiat exclusiv pentru a „bifa” condiția existenței unui contract de muncă activ pentru a include persoana juridică în categoria microîntreprinderilor, deci o parte dintre aspecte s-ar putea să fie, la rândul lor, „bifate” pe hârtie și să nu existe sesizări privind nerespectarea procedurii.

Riscuri, dacă am lua în considerare o astfel de variantă formală, pot să apară ulterior, în cazul în care angajatorul este verificat de către inspectorii de muncă sau sanitari și astfel se poate constata că o serie de obligații nu au fost îndeplinite ori au fost îndeplinite necorespunzător.

Este evident că orice persoană va considera că un contract individual de muncă a fost încheiat în scopul prevăzut de legislația muncii, nu exclusiv pentru a beneficia de un tratament fiscal mai favorabil, însă și aici (deși cel mai probabil nu-și va îndrepta ANAF atenția în această direcție) există riscul reîncadrării din punct de vedere fiscal și stabilirii unui alt regim de impozitare în cazul în care se constată că scopul contractului nu este cel declarat.

Revenind la momentul încheierii contractului, în funcție de postul pe care îl va ocupa salariatul respectiv, se va întocmi și fișa postului, potrivit COR și standardului ocupațional, dacă există, aceasta fiind comunicată salariatului în același timp cu un exemplar al contractului și anterior începerii activității.

Regulamentul intern ar trebui să existe și, potrivit art. 243 alin (1), să fie comunicat salariatului în prima zi de lucru angajatorul având obligația să facă și dovada în acest sens.

Tot în prima zi se vor efectua și primele două faze ale instruirii din punct de vedere al SSM, instruirea introductiv generală și cea la locul de muncă, pe baza documentației și tematicii care, la rândul lor, ar trebui să existe la nivelul fiecărei unități.

În continuare, conform regulilor stabilite la nivel intern, angajatorul trebuie să asigure și cea de-a treia fază a instruirii, instruirea periodică și să țină evidența controlului medical periodic de medicina muncii.

Ulterior, potrivit legislației muncii, angajatorul trebuie să îndeplinească și alte obligații, cum ar fi ținerea evidenței timpului de muncă, efectuarea programării pentru concediul de odihnă pentru anul următor, asigurarea accesului periodic la formare profesională, asigurarea unui mediu de muncă sigur și sănătos, a materialelor igienico-sanitare, asigurarea resurselor necesare îndeplinirii activității, asigurarea securității datelor cu caracter personal și, în funcție de specificul activității desfășurate, alte obligații specifice.

Pe lângă aceste obligații, lunar, angajatorul trebuie să calculeze, să rețină și să vireze contribuțiile și impozitul corespunzător salariului, iar aici avem în vedere o atribuție în plus pentru serviciul extern care va îndeplini aceste sarcini, deci și posibile costuri suplimentare.

În același timp, pentru am plecat de la ipoteza „bifării” contractului, nu de la cea a unui raport juridic de muncă real, un alt risc pe care și-l asumă un astfel de angajator este cel privind producerea unui eveniment pe durata normală a deplasării către și de la locul de muncă și traseul normal, cel înscris în fișa de instruire, caz în care sunt incidente dispozițiile Legii 319/2006 și ale HG 1425/2006.

Totodată, evidența timpului de muncă se ține „în timp real”, adică în cazul în care aceasta este solicitată în timpul unui control și salariatul apare ca fiind prezent, deși în realitate se află, probabil, în altă parte, s-ar putea considera, în cel mai fericit caz, că este o evidență neconformă, însă pot exista și alte riscuri, de la caz la caz.

Să nu uităm de interdicția privind nesuprapunerea programelor de muncă în cazul în care salariatul respectiv are încă unul sau mai multe contracte încheiate, situație în care, atunci când lucrurile nu sunt reale, este dificil de estimat sau de ținut o evidență strictă.