20 de aspecte pe care angajatorul trebuie să le comunice în faza negocierii contractului individual de muncă

Ar fi injust să considerăm că exercitarea drepturilor și executarea obligațiilor au ca „moment 0” semnarea contratului, semnătura fiind confirmarea faptului că ambii parteneri și-au asumat contractul de muncă, fiecare intrând în posesia unui exemplar al acestuia. Concret, înainte de a pune „pixul pe hârtie” ori de a insera semnătura electronică în fișierul care conține contractul, părțile se vor pune de acord asupra elementelor pe care și le comunică unul celuilalt.

Vedem că ambele părți au nevoie de o serie de informații pentru a lua o decizie în privința asumării unui contract individual de muncă, deci schimbul de informații are dublu sens și evident, la bază trebuie să fie buna-credință.

1. Angajatul are dreptul să fie asistat

Orice persoană aflată în căutarea unui loc de muncă are dreptul de a fi asistată, în momentul interviului/negocierii de o persoană care cunoaște, înțelege și îi poate explica (dacă este cazul) care-i sunt drepturile, cum și le poate exercita și, în special, ce obligații își asumă și cum ar trebui ele executate pentru ca relația de muncă să se desfășoare în bune condiții.

Din păcate, nu toți cei care se află în căutarea unui loc de muncă își pot permite suportul unui terț în cadrul negocierii și semnării unui contract individual de muncă.

Codul muncii prevede expres și limitativ cine poate sta alături de viitorul posibil salariat. Astfel, atunci când parcurge etapa informării și a negocierii, o persoană poate fi asistată de un consultant extern specializat în legislația muncii sau de către un reprezentant al organizației sindicale din care face parte. În privința consultantului extern, acesta poate fi un avocat sau un expert în legislația muncii, evident cu respectarea regimului informațiilor cu caracter confidențial și a cadrului legal general. Această situație implică, de regulă, costuri pe care nu întotdeauna cei care își caută un loc de muncă și le pot permite.

A doua variantă, cea în care persona solicită sprijin organizației sindicale, pare ceva mai permisivă în teorie, însă nici aceasta nu este neapărat lipsită de costuri, ci în funcție de dispozițiile statului organizației respective, poate exista o cotizație lunară. Mai mult, dacă până în decembrie 2022 calitatea de membru de sindicat era condiționată de cea de salariat, situație în care această variantă era posibilă numai după încheierea contractului de muncă, deci nu și în „momentul 0”, cel al semnării contractului, în acest moment, șomerii și lucrătorii independenți se pot înscrie într-un sindicat ori într-o organizație sindicală din sectorul respectiv de activitate. 

2. Ce știe candidatul despre potențialul său viitor angajator?

Identitatea părților este, în mod evident, un element important al contractului individual de muncă, iar datele respective nu numai că se regăsesc în contract și vor fi în înregistrate ulterior și în registrul electronic de evidență, ci ele se presupune că sunt cunoscute chiar anterior primei discuții, fiind prezente în oferta de angajare (mai ales dacă ne raportăm la dispozițiile HG 174/2002) și în CV-ul sau solicitarea de a ocupa postul vacant.

3. Spune-i angajatului exact unde va lucra sau de unde ar putea lucra

Locul muncii, adică, în concret, locul în/din care se va desfășura activitatea sau, după caz, celelalte aspecte care țin de prestațiile suplimentare ori clauzele specifice activității de muncă la domiciliu ori celei de telemuncă trebuie să fie prezentate încă de la începutul discuțiilor.

Practic, în acest moment zero, salariatul și angajatorul, în funcție de specificul activității, pot negocia și stabili varianta optimă și echitabilă privind locul muncii, însă chiar dacă legislația este ceva mai permisivă, vor fi respectate o serie de condiții și/sau limitări în anumite situații.

Plecând de la varianta, să-i spunem clasică, cea în care activitatea se desfășoară într-un loc de muncă fix și organizat de către angajator, pot fi stabilite și altele, cum ar fi:

• Munca la domiciliu, aici având tot un loc de muncă fix, însă nu organizat de angajator și nu sub supravegherea permanentă a sa. Pentru munca la domiciliu se vor include în contract o serie de elemente și precizări, respectiv modul în care se va ține evidența timpului de muncă, cel în care angajatorul va putea verifica activitatea salariatului și precizarea expresă că angajatorul este cel care suportă costurile cu transportul materiilor prime și al produselor finite.
• Telemunca, tot ca formă de desfășurare a activității în afara unui loc de muncă organizat de către angajator, este reglementată expres de Legea 81/2018 și, chiar dacă sintagma specifică acestui tip de activitate este „în alt loc”, lăsând să se înțeleagă inițial că activitatea s-ar putea desfășura de oriunde, în cadrul contractului părțile pot negocia și stabili mai precis aceste aspecte, inclusiv anumite zile ori o anumită perioadă în care telesalariatul ar trebui să lucreze într-un loc de muncă organizat de către angajator.
• Pentru salariații mobili, cei care nu se încadrează practic nici în categoria celor care au un loc de muncă fix, nici în cea a celor care lucrează de la domiciliu ori în regim de telemuncă, o astfel de precizare conduce în mod direct la dispozițiile privind clauza de mobilitate, evident cu precizarea condițiilor și prestațiilor suplimentare la care salariatul mobil are dreptul.
• Munca în varianta „hibrid” reprezintă o combinație a celor de mai sus și, în funcție de specificul activității, părțile pot stabili modul concret în care se va desfășura activitatea, cu respectarea dispozițiilor privind timpul de muncă și cu precizări concrete astfel încât să fie evitate orice situații în care s-ar putea interpreta eronat informațiile respective. 

Chiar dacă sintagma „lucrător universal” pare cea mai bună variantă, în cadrul contractului de muncă se va înscrie funcția/ocupația așa cum se regăsește în cadrul COR, iar în anexa contractului, în fișa postului, se vor regăsi exclusiv sarcinile și atribuțiile specifice funcției/ocupației respective, ținând cont, în primul rând, de abilitățile personale și profesionale ale viitorului salariat.

Aici avem în vedere și obligația angajatorului de a se asigura că persoana care solicită angajarea deține diplomele și certificatele necesare ocupării postului respectiv, dar și că medicul de medicina muncii a stabilit aptitudinea persoanei pentru a desfășura activitățile specifice, ținând cont și de riscurile identificate la locul de muncă vizat.

De asemenea, în funcție de grupele din care face parte ocupația respectivă (potrivit COR), vor fi luate în considerare activitățile specifice, fără posibilitatea, de exemplu, de a stabili pentru muncitorii necalificați (grupa majoră 9) sarcini și atribuții care implică utilizarea unor mașini sau instalații, activități specifice grupei majore 8 și pentru care sunt necesare calificări și/sau studii.

În exercitarea dreptului său de a-și stabili organizarea și funcționarea unității, angajatorul urmărește, în mod evident, atingerea unor obiective de către salariații săi, acestea fiind în cea mai mare parte clare încă din momentul vacantării postului.

Tot angajatorul este cel care poate evalua gradul de îndeplinire, însă la baza evaluării profesionale stă, în primul rând, o procedură cât mai clară, o serie de criterii echitabile, acestea fiind coroborate cu stabilirea unor obiective concrete, realizabile, raportate la o perioadă de timp certă și comunicate salariatului astfel încât acesta să și le poată asuma.

Încheierea unui contract de muncă presupune, pentru salariat, prestarea unei activități, într-o anumită perioadă de timp, într-un anumit loc și/sau în anumite condiții, ceea ce implică, în funcție de specificul activității, felul și locul muncii și măsurile pe care angajatorul le-a luat, existența unor riscuri specifice pentru securitatea și sănătatea salariatului.

Aceste riscuri sunt identificate și evaluate de către angajator, se regăsesc în fișa de identificare a factorilor de risc și pe baza acesteia medicul de medicina muncii se pronunță cu privire la aptitudinea salariatului de a presta activitatea respectivă în acele condiții.

Dacă și în ce măsură cunoașterea acestor riscuri influențează decizia persoanei de a ocupa sau nu acel loc de muncă ori prezintă relevanță în cadrul negocierii celorlalte elemente ale contractului nu este neapărat un aspect cert, însă legiuitorul a considerat că aceste informații fac obiectul informării, fiecare fiind liber să decidă dacă sunt relevante ori va ține cont de ele.

7. Care este data începerii activității?

Mai exact, momentul din care obligațiile asumate prin eventuala semnare a contractului vor trebui executate, data semnării contractului urmând a fi cea în care, concret, părțile au semnat respectivul document.

Avem obligația clară a angajatorului de a încheia în formă scrisă contractul de muncă și de a-l înregistra și transmite cel puțin cu o zi înainte de începerea activității, însă aceste elemente se vor preciza în momentul informării și negocierii, urmând a fi înscrise și în contract, astfel încât și viitorul salariat să cunoască clar că nu poate începe activitatea fix în ziua în care a semnat contractul.

De asemenea, înainte de începerea activității, salariatul trebuie să primească un exemplar al contractului individual de muncă, însoțit de fișa postului (anexă) pe care și-a asumat-o prin semnătură.

8. Durata concediului de odihnă anual

Concediul de odihnă e un drept al oricărui salariat și are o durată minimă anuală de cel puțin 20 de zile lucrătoare. Concediul de odihnă anual este un element negociabil, fie individual, fie colectiv, iar în funcție de mărimea unității, specificul activității ori ținând cont de alte aspecte, în faza informării și negocierii, vor fi prezentate variantele și/sau limitele ori condițiile negocierii, fără a omite precizarea privind durata minimă prevăzută de lege. Angajatorul poate oferi mai multe zile de concediu, dar nu mai puține. Așadar, există loc de negociere, dar chiar dacă nu se oferă mai mult decât prevede legea, angajatorul trebuie să-l informeze pe candidat.

În cazul personalului plătit din fonduri publice, nefiind posibilă negocierea acestui element, vor fi precizate dispozițiile actelor normative incidente.

Preavizul reprezintă atât un drept, cât și o obligație a fiecărei părți, în funcție de modul încetării contractului, adică în funcție de partea care are inițiativa încetării. Și acest aspect este negociabil, atât în privința duratei, în anumite limite, cât și în cea a condițiilor.

Pentru durata preavizului, legiuitorul a stabilit o limită minimă în cazul concedierii (cel puțin 20 de zile lucrătoare) și o durată maximă în cazul demisiei, aici fiind prevăzute două situații diferite, respectiv cel mult 20 de zile lucrătoare pentru funcțiile de execuție și cel mult 45 de zile lucrătoare pentru cele de conducere.

Astfel, plecând de la aceste informații minime, părțile pot stabili un preaviz care să depășească 20 de zile lucrătoare în cazul concedierii sau sub 20/45 de zile lucrătoare în cazul demisiei.

Deși nu se precizează expres că în cadrul informării și negocierii ar trebui prezentată și situația în care salariatul ar putea demisiona fără preaviz ori cea în care angajatorul poate renunța (în cazul demisiei) la dreptul său, aceste aspecte intră, indirect la condițiile preavizului.

Tot în această  categorie, a condițiilor, intră și posibilitatea negocierii unui program redus de lucru, cu sau fără afectarea drepturilor salariale, pe durata preavizului ori alte condiții care nu încalcă alte dispoziții legale.

Lângă salariul de bază, cel care nu ar putea să fie sub nivelul celui minim brut pe țară, raportat la timpul de muncă (normă întreagă sau timp parțial), avem în vedere sporurile prevăzute la nivel minim de Codul muncii concret, cum ar fi sporul pentru munca suplimentară ori cea prestată în zilele de sărbătoare legală și pentru munca de noapte ori pentru acordarea repausului săptămânal în alte zile, nu sâmbăta și duminica (dacă este cazul), dar și alte elemente, cum ar fi tichetele de valoare, prime ori bonificații, prestații în bani sau în natură (inclusiv în cazul salariaților mobili), decontarea transportului, sumele pentru acoperirea cheltuielilor cu telemunca ori altele care pot face obiectul negocierii, cu respectarea regimului fiscal pentru fiecare în parte.

Tot în categoria elementelor constitutive ale salariului intră și indemnizația de delegare sau de detașare, aceasta fiind, de asemenea, rezultatul negocierii părților.

11. Cât o să muncească angajatul? Cum va fi recompensată munca suplimentară?

În informarea prealabilă trebuie pusă „pe tapet” durata normală a timpului de muncă, iar în privința muncii suplimentare, informațiile privind dreptul de compensare a acesteia, cu precizarea că, potrivit Codului muncii, acordarea de ore libere plătite în următoarele 90 de zile este regula generală, iar plata unui spor (negociabil) de cel puțin 75% pentru timpul lucrat suplimentar reprezintă excepția: iar cazul în care se prestează  în zile de sărbătoare legală, acordarea timpului liber corespunzător în următoarele 30 de zile fiind tot regula generală, excepția fiind acordarea unui spor (tot negociabil) de cel puțin 100%.

Chiar dacă anterior am precizat la elementele constitutive ale salariului și aceste sporuri, în cadrul modelului-cadru al contractului individual de muncă se regăsesc și în secțiunea care reglementează timpul de muncă.

Aici se va ține cont de limitarea expresă privind prestarea muncii suplimentare în cazul contractelor cu timp parțial și în cazul minorilor, în aceste două situații fiind interzisă munca suplimentară.

Contractele de muncă pot fi încheiate atât pentru o normă întreagă, cât și pentru o fracțiune de normă, în funcție de modul în care angajatorul a stabilit organizarea și funcționarea unității, însă aceste aspecte fac, în primul rând, obiectul informării prealabile și ulterior, dacă este posibil, obiectul negocierii.

12. Flexibilitatea muncii, dacă e cazul

În cazul în care programul de lucru este unul individualizat sau modul de organizare a timpului de muncă este unul flexibil, aceste aspecte pot face obiectul negocierii, deci vorbim tot despre aspecte esențiale pe care părțile le vor prezenta anterior semnării contractului de muncă.

Practic, încă din momentul luării deciziei de a semna un contract individual de muncă, informația privind modul de organizare a timpului de muncă este cunoscută, la fel și programul, fiind precizat și modul în care acesta ar putea suferi modificări, însă aceste condiții sunt precizate în cadrul regulamentului intern sau negociate colectiv.

13. Durata contractului

Durata contractului de muncă poate fi determinată sau nedeterminată, iar în cazul în care este determinată se vor respecta dispozițiile expres și limitativ prevăzute de lege, însă pentru persoana care solicită angajarea ar fi dificil de constatat dacă aceste reguli sunt respectate de către angajator.

Cu toate acestea, persoana care solicită angajarea va fi informată, în cazul în care contractul este încheiat pe durată determinată, cu privire la durata acestuia, iar buna-credință ar impune și precizarea că la finalul acestei perioade contractul de muncă încetează de drept, deci chiar fără intervenția uneia dintre părți.

Contractul colectiv de muncă sau „legea părților”, așa cum este el definit de art. 229 alin (4) din codul muncii, reprezintă un izvor (intern) specific al dreptului muncii, deci un element important în cadrul relației de muncă.

De aici distingem, în primul rând, două situații principale, în sensul că nu în toate unitățile este posibilă/obligatorie negocierea și/sau încheierea unuia, deci aceasta ar fi una dintre informații, ea fiind oricum identificabilă și prin aflarea numărului total de salariați.

A doua informație importantă este cea privind existența unui astfel de contract aplicabil (încheiat la nivel de unitate, grup de unități, sector de activitate și, probabil, în curând la nivel național), precum și indicarea acestuia, astfel încât persoana respectivă să se poată informa cu privire la drepturile și obligațiile specifice la nivelul angajatorului. 

15. Intenția de a parcurge o perioadă de probă sau nu

Perioada de probă este un alt element care depinde atât de voința angajatorului, cât și de rezultatul negocierii, ambele părți având avantaje și dezavantaje în cele cel mult 90 de zile, pentru funcțiile de execuție, ori cel mult 120 de zile, pentru cele de conducere.

Este, în principiu, dreptul angajatorului de a solicita persoanei care urmează să ocupe un loc de muncă, o perioadă de timp în care să se convingă de aptitudinile profesionale, iar Codul muncii a prevăzut și o perioadă maximă, durata concretă fiind dependentă nu numai de rezultatul negocierii, ci și de specificul activității.

Concret, pe lângă limitarea în timp a acestei perioade, părțile vor negocia și stabili și condițiile ori, concret, ce anume va lua în considerare angajatorul atunci când va lua decizia de a continua relația de muncă sau de a o întrerupe pe parcursul perioadei de probă sau la finalul ei.

Scopul avut în vedere de legiuitor este clar precizat, acesta fiind verificarea aptitudinilor salariatului, angajatorul având dreptul de a înceta contractul de muncă printr-o simplă notificare și fără niciun preaviz în această perioadă, însă și salariatul are același drept.

Cu cât sunt mai clar precizate condițiile perioadei de probă, cu atât sunt mai puțin probabile conflictele în legătură cu încetarea contractului în această perioadă, fiind totuși o perioadă de incertitudine, atât pentru salariat, cât și pentru angajator.  

16. Folosirea semnăturii electronice, dacă e cazul - ca opțiune, nu ca obligație asumată de părți

În cazul în care părțile pot semna electronic și decid să utilizeze această formă, se vor prezenta procedurile stabilite la nivelul unității, așa cum se regăsesc în cadrul regulamentului intern sau în contractul colectiv de muncă.

Utilizarea semnăturii electronice nu numai că nu este obligatorie, ci este chiar condiționată de deținerea unor dispozitive și/sau aplicații specifice de către ambele părți, iar fiecare angajator are obligația de a stabili, la nivel intern, condițiile și procedurile utilizării sale. 

Astfel, dacă nu se are în vedere o astfel de variantă, se poate preciza acest aspect, însă atunci când ea va fi utilizată, vor prezentate informațiile specifice suplimentare.

Formarea profesională reprezintă, tot cu caracter general, un drept al salariatului și o obligație a angajatorului, însă aceste aspecte vor fi prezentate și, eventual, negociate concret, în funcție de politica internă a fiecărui angajator, inclusiv cu privire la eventualele clauze de formare pe care angajatorul le are în vedere atunci când își va executa obligația.

18. Beneficii negociate

Pe lângă elementele constitutive ale salariului, în afara salariului de bază, părțile pot negocia și stabili și altele, cum ar fi asigurări medicale private, contribuții suplimentare la pensii private ori ocupaționale, ținând cont de regimul fiscal specific.

La prima vedere și aceste elemente par a fi lăsate la libera apreciere a angajatorului, însă legiuitorul a stabilit clar că ele intră în sfera informațiilor pe care persoana care solicită angajarea trebuie să le cunoască anterior semnării contractului, urmând a fi înscrise și în contract și ulterior precizând „alte beneficii în bani sau în natură”.

19. Beneficii nenegociate

Chiar dacă actualele reglementări permit angajatorilor să acorde, voluntar (deci nu discutăm despre o veritabilă negociere), alte beneficii în bani sau în natură, aceste aspecte fac obiectul informării prealabile semnării contractului de muncă și se vor regăsi în cuprinsul acestuia.

20. Clauze specifice ce vor fi inserate în contract

Pe lângă elementele prevăzute clar și precis de Codul muncii privind informarea prealabilă și înscrierea acestora în cadrul contractului de muncă, părțile pot negocia și stabili și alte clauze specifice, cum ar fi clauza de confidențialitate și de neconcurență, în limitele și condițiile stabilite de lege.

În cazul în care se solicită negocierea și stabilirea unor astfel de clauze, este recomandat ca acestea să fie discutate în prezența unei persoane care are competențele necesare pentru a se asigura respectarea tuturor drepturilor persoanei care și le-ar putea asuma.