SAF-T: Firmele ce extrag date fiscal-contabile din mai multe sisteme nu trebuie să treacă neapărat la unul centralizat. E nevoie de o analiză de ansamblu

Obligația de a depune declarația 406, cu fișierul SAF-T, acoperă deja o bună parte a contribuabililor, din moment ce perioada de grație a expirat de ceva timp pentru marii contribuabili (atât cei „vechi”, cât și cei „noi”) și, mai recent, pentru contribuabilii mijlocii. Următorii la rând sunt contribuabilii mici, în ianuarie 2025.

Din moment ce vorbim de o raportare extrem de complexă, care va fi folosită pe termen nedeterminat, societățile trebuie să ia măsuri adecvate de organizare pe termen lung. Iar una dintre chestiunile importante ce trebuie avute în vedere ține de procesul în sine de extragere a informațiilor fiscal-contabile din sistemele companiilor. Soluția ideală depinde atât de sistemele actuale folosite, cât și de specificul afacerii, conform specialiștilor EY România, consultați de avocatnet.ro. Cei care au mai multe sisteme de gestionat ar trebui să încerce să adapteze automatizarea raportării SAF-T la acestea, pentru că este o variantă mai puțin costisitoare, chiar dacă e mai complicată. Însă nu trebuie exclusă complet nici varianta trecerii la un sistem centralizat.

„O astfel de decizie care ar implica schimbări de sisteme, renunțarea la sistemele existente și adoptarea unor sisteme integrate ar trebui cântărită, în primul rând, raportat la nevoile de business ale fiecărei companii. Raportările fiscale, deși extrem de importante, nu sunt, în sine, un criteriu determinant pentru schimbarea sistemelor ERP folosite de agenții economici. Raportarea SAF-T are ca obiectiv crearea unei platforme de audit, care, deși a fost impusă ca urmare a unor nevoi de administrare fiscală, poate fi utilă și din perspectiva auditului intern.

Astfel, pot exista situații în care, din perspectivă operațională sau chiar din rațiuni de optimizare a costurilor, utilizarea unor sisteme multiple să deservească mai bine nevoile de business ale unei societăți. Din experiența noastră în implementarea SAF-T, am observat că acele companii care fie folosesc multiple soluții ERP, fie nu au reușit să își adapteze integral soluțiile ERP la cerințele de raportare statutară au întâmpinat dificultăți mai mari în generarea fișierului SAF-T.

De aceea, devine extrem de important să se identifice soluția potrivită pentru generarea declarației 406, care să ia în considerare atât specificul businessului, cât și specificul sistemelor utilizate de societate. Identificarea unei soluții de raportare SAF-T care să poată prelucra informații din mai multe surse de date ar putea fi mai eficientă, din perspectiva costurilor, decât o tranziție către un ERP centralizat, dar și din perspectiva duratelor de implementare și a eforturilor de testare”, ne-a explicat Georgiana Pustin, Manager, Impozite indirecte, EY.

Desigur, lucrurile se pot complica și mai mult dacă vorbim de situația în care companiile și-au externalizat contabilitatea. În acest caz, e nevoie de o analiză suplimentară pentru a identifica cea mai bună soluție pe termen lung.

În orice caz, în contextul implementării SAF-T, companiile trebuie să fie conștiente că, de acum în colo, trebuie să aloce constant resurse financiare, tehnice și umane în acest sens. În caz contrar, pot apărea probleme în relația cu inspectorii Fiscului, pentru că problemele cu declarațiile 406 se pot traduce cu ușurință în creșterea gradului de risc alocat companiei.

„Direcția către digitalizare -- și în special către digitalizarea funcției fiscale și a raportărilor de taxe -- vine la pachet cu alocarea unor resurse tehnice, financiare și umane pe care companiile trebuie să le asigure. Actualizarea infrastructurii și soluțiilor ERP devine necesară pentru a putea îndeplini obligațiile de raportare de o manieră eficientă și automatizată. În același timp, însă, alocarea unor resurse pentru digitalizare ar trebui să permită deblocarea resurselor umane în vederea unor activități relevante nevoilor de business”, a punctat Georgiana Pustin.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial, așa cum reiese din Ordinul Fiscului 1.783/2021. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Declarația se transmite până în ultima zi a lunii de după perioada vizată.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Iar pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului (în minimum 30 de zile calendaristice).

Notă: Redacția avocatnet.ro a urmărit îndeaproape subiectul raportării SAF-T încă din 2019, de când au apărut primele discuții concrete despre implementarea sa. Astfel, cititorii au acces, în secțiunea noastră specială, la o colecție de peste 100 de articole cu informații despre istoricul măsurii și, mai ales, despre implementarea sa în practică la nivelul companiilor.