SAF-T: Relația firmelor cu ANAF va fi mai strânsă în contextul depunerii declarațiilor 406. La ce trebuie să fie atente companiile

Fișierul SAF-T, care se transmite periodic prin declarația 406, va deveni curând principalul instrument folosit de ANAF pentru a verifica situația unei firme și pentru a declanșa eventuale controale. Acesta este deja obligatoriu pentru firmele mari și mijlocii, urmând ca firmele mici să intre și ele în „horă” în 2025.

Documentul conține informații complexe despre taxe, clienți, furnizori, stocuri, tranzacții, facturi și nu numai, ceea ce înseamnă că întocmirea sa trebuie automatizată pentru a asigura o raportare ideală. Totodată, fișierul SAF-T trebuie verificat și testat cu atenție înainte de a fi transmis către ANAF. Însă, chiar și așa, tot există șanse să se strecoare erori sau să fie informații lipsă, iar ANAF spune că preferă să atenționeze companiile despre ele înainte de a trece la sancțiuni. Practic, societățile trebuie să fie pregătite constant să identifice și să corecteze sau să justifice eventualele probleme semnalate de autorități.

„Într-o primă etapă, este de așteptat ca autoritățile fiscale să comunice contribuabililor și detalii privind problemele sau neconcordanțele identificate. Companiile ar trebui să efectueze, în primul rând, o analiză a aspectelor semnalate de ANAF pentru a vedea dacă acestea sunt cauzate de preluarea incompletă a datelor în declarație sau dacă țin pur și simplu de modul în care au fost transpuse cerințele SAF-T (alocarea CustomerID/ SupplierID la nivel de tranzacție, respectiv linie de tranzacție; alocarea codurilor de taxă la nivel de linie de tranzacție; determinarea sumelor de taxă raportat la codificarea de taxă folosită etc.).

În funcție de cauza care a generat aceste neconcordanțe, recomandăm companiilor să încerce într-o primă etapă să explice autorităților fiscale situația de fapt și remediile avute în vedere. Bineînțeles, în măsura în care deficiențele identificate sunt, într-adevăr, consecința unor erori în configurare și raportare, companiile vor trebui sa găsească soluții pentru a remedia aceste deficiențe și a depune declarații rectificative”, a explicat, pentru avocatnet.ro, Georgiana Pustin, Manager, Impozite indirecte, EY România.

Potrivit Ordinului ANAF 1.783/2021, contribuabilii au posibilitatea de a depune rectificative la declarația 406. Mai exact, prima declarație 406 validată, depusă pentru o perioadă, e considerată declarația inițială, iar declarațiile ulterioare depuse pentru aceeași perioadă sunt considerate automat rectificative. Rectificativele trebuie să cuprindă toate informațiile din declarația inițială și cele corectate.

În plus, companiile ar trebui să ia legătura cu reprezentanții autorităților fiscale atunci când au neclarități legate de întocmirea declarațiilor 406 - proces prin care se pot evita din start anumite probleme.

„Companiile ar trebui să implementeze proactiv teste de consistență pentru a asigura corectitudinea și acuratețea datelor transmise. Facem, în acest sens, trimitere și la comunicatul ANAF privind testele de consistență, publicat în martie 2023. Remedierea potențialelor erori este posibilă și ulterior depunerii - în acest sens, ca în cazul altor declarații fiscale, legislația permite ca rectificarea declarației 406 până la termenul legal de depunere a următorului Fișier Standard de Control Fiscal să nu fie sancționată de autorități. Comunicarea cu autoritățile fiscale este recomandată în special în cazul în care ANAF transmite societăților potențiale inadvertențe identificate în declarația 406. Bineînțeles, în măsura în care societățile au întrebări sau neclarități cu privire la completarea declarației SAF-T, se pot adresa, de asemenea, proactiv autorităților fiscale”, a spus specialista.

Un alt aspect important pentru companii ține de monitorizarea gradului de risc asociat lor de către ANAF, din moment ce problemele cu declarațiile 406 îl pot influența în mod direct. Cu alte cuvinte, cei care transmit informații cu probleme vor avea șanse mari să se trezească încadrați la risc mediu sau ridicat, pe când ceilalți nu vor fi deranjați de inspectori. Astfel, firmele trebuie să comunice constant cu autoritățile inclusiv pentru a ști la ce grad de risc se află și ce trebuie făcut pentru a-l reduce, dacă e cazul.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Declarația se transmite până în ultima zi a lunii de după perioada vizată.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Iar pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului (în minimum 30 de zile calendaristice).