Facilități fiscale IT: De ce e important ca opțiunile și declarațiile date de angajați să se regăsească la dosarul personal, iar angajații să înțeleagă efectul semnăturii date

Aplicarea facilităților fiscale pentru sectorul IT, așa cum au fost modificate prin lege și ordonanță anul trecut, se face acum la un singur angajator și doar la funcția de bază. Cum funcția de bază și-o alege angajatul care are mai multe contracte de muncă, chiar și cu același angajator, alegerea nefiind făcută de angajator, documentul prin care este stabilită alegerea privind funcția de bază este destul de important este cu atât mai important acum, în contextul aplicării corecte a acestor facilități. Desigur, stabilirea funcției de bază se făcea și până acum, fiind relevantă și pentru alte aspecte ale raportului de muncă - de pildă, legea nu permite acordarea de tichete de masă decât la funcția de bază. 

În contextul facilităților fiscale însă, angajații pot considera să schimbe funcția de bază la un moment dat, pentru că ar putea fi mai avantajați de aplicarea facilităților la un post decât la celălalt. În astfel de situații, angajatorii trebuie să le pună în vedere lucrătorilor că este important să-i anunțe de declararea funcției de bază în altă parte cât mai curând posibil, pentru a nu se ajunge în situația ca lucrătorul să beneficieze de facilități pe mai multe posturi. 

În particular, în ceea ce privește beneficiul scutirii de contribuția la Pilonul II - angajații din IT fiind automat scutiți, prin efectul legii și în limita prevăzută de lege, de procentul de 4,25%, de la 1 ianuarie - Codul fiscal prevede ca opțiunea pentru plata contribuției totale la pensii (25%) să se facă în scris de către angajat, fiind posibilă revenirea și schimbarea ei ori de câte ori dorește angajatul, conform unei proceduri interne. 

„Pentru a putea să implementeze modificările fiscale, angajatorii au devenit implicit obligați să colecteze de la angajați noi informații privind funcția de bază și privind opțiunea cu privire la Pilonul II (...) am văzut diverse variante aici: fie declarații semnate olograf, fie prin diverse instrumente online - sunt de părere că ar fi mai bine ca aceste declarații, chiar dacă opțiunile au fost luate mai întâi prin intermediul unor instrumente online, să fie într-un final și semnate olograf de către salariați - cu excepția cazului în care salariatul are semnătură electronică calificată - pentru că aceste opțiuni ale salariaților vor sta la baza calculului impozitului și îndeplinirii obligaților declarative, ceea ce le face să devină, cu ghilimelele de rigoare, documente justificative contabile. Mai mult decât atât, dacă angajatorul e supus unui control fiscal în perioada de prescripție fiscală, va trebui să arate pe ce anume și-a fundamentat calculele”, a declarat Anca Iulia Zegrean - Partener, Coordonatorul practicii de Dreptul Muncii, Biriș Goran SPARL, în cadrul unei conferințe recente organizate de avocatnet.ro pe tema modificării facilităților fiscale în domeniile speciale. Discuția este în egală măsură relevantă în cazul angajaților în telemuncă, pentru care preferabilă este, de asemenea, deținerea unui document semnat olograf de angajat, dacă acesta nu deține, desigur, semnătură electronică.

Recomandarea specialistei este de a discuta cu angajații pentru a le explica de ce sunt obligați să dea anumite declarații și să semneze pe propria răspundere, precum și care este impactul lor în mod concret pentru salariul angajatului. Discuțiile sunt necesare și la momentul recrutării unor noi lucrători, când, la momentul angajării, noilor-veniți ar trebui să li se explice de ce trebuie să declare anumite lucruri și care e efectul acelor declarații.

Ce facem însă când angajatul refuză să dea o declarație cu privire la funcția de bază sau cu privire la opțiunea pentru Pilonul II? Nu este prima dată în ultimii doi ani când discutăm despre necesitatea, venită ca urmare a unor prevederi legale, de a-i solicita angajatului să răspundă la întrebarea dacă mai lucrează și altundeva. 

„Nu poți să-l sancționezi pe salariat, dar poți să stabilești niște reguli sau să-i explici că dacă nu-și manifestă opțiunea pentru a contribui la Pilonul II, nu va contribui pentru că e scutit automat prin lege, iar dacă salariatul refuză să declare că are funcția de bază, am recomandat în general ca angajatului să i se spună că nu are funcția de bază acolo, ceea ce înseamnă că nu se aplică facilitățile. Deși abordarea poate părea în dezacord cu trendul secolului XXI, ideea e de a proteja angajatorul de consecințele unui control fiscal - e bine ca angajatorul să aibă toate aceste documente în dosarul personal al angajatului”, a explicat Anca Zegrean în cadrul conferinței avocatnet.