Accesibilitatea și înțelegerea regulilor interne la locul de muncă - cât de des te asiguri că angajații mai știu care sunt acestea?

Conform unui sondaj recent realizat de compania de dezvoltare și învățare CYPHER Learning, prezentat de HR Brew, majoritatea liderilor de HR cred că angajații lor încalcă regulile, de multe ori neștiind de aceste abateri decât atunci când apar probleme. Studiul, care a inclus răspunsuri de la 400 de lideri HR și manageri senior din SUA și Marea Britanie, arată că 71% dintre participanți consideră că angajații probabil încalcă regulile, iar când există consecințe vizibile ale unor încălcări și ele sunt astfel cunoscute, angajații susțin întotdeauna că nu au înțeles regulile sau că nu le cunoșteau. 

Profesioniștii HR se confruntă cu un mediu de conformitate din ce în ce mai complex, pe fondul actualizării politicilor pentru a acoperi probleme precum munca hibridă, securitatea cibernetică și inteligența artificială. Chiar și în România, unde legislativul ține destul de greu pasul cu realitatea din piața muncii, completarea normelor interne se face în ultima vreme anual, cu noi și noi reguli care apar și pe care companiile trebuie să le implementeze. Cel mai relevant exemplu al ultimilor cinci ani este GDPR și numeroasele amenzi pe care autoritățile de supraveghere naționale le aplică anual companiilor pentru diversele incidente și prelucrări defectuase de date personale - desigur, ele se datorează de cele mai multe ori insuficientului sau inexistentului efort de instruire a angajaților în acest sens. Ca în acest exemplu recent sancționat de autoritatea română de supraveghere, în care un exchange a utilizat datele personale ale unor clienți pentru a deschide conturi de monedă virtuală în numele acestora. În mod cert, cineva nu a înțeles acolo nici de ce nu e legal să aibă astfel de inițiative cu datele personale ale cuiva, nici care pot fi repercusiunile. 

Lipsa resurselor și a urmăririi adecvate a respectării regulilor contribuie la creșterea nerespectării normelor, arată studiul citat - 65% din respondenți descriind instruirile pentru conformarea la noile proceduri ca fiind simple „descărcări de informații”, în timp ce doar 44% testează cunoștințele angajaților privind politicile și procedurile nou-învățate. Incidentele de securitate, de pildă, pot fi foarte costisitoare, organizatiile afectate estimând un cost mediu de 1,2 milioane de dolari pe incident în ultimul an. CEO-ul CYPHER Learning, Graham Glass, subliniază că amenzile pot crește rapid, iar era digitală face ca acumularea acestora să fie mai rapidă decât în trecut, implicând pierderi financiare majore prin tehnologia digitală. CYPHER recomandă departamentelor de HR să introducă conținut multimedia, inclusiv jocuri prin care să testeze înțelegerea regulilor de către angajați și să reîmprospăteze cunoștințele acestora pe diverse domenii. 

Reguli accesibile

La noi, legea obligă la deținerea unui regulament intern, în care se regăsesc un minim de prevederi importante prevăzute de Codul muncii, diverse prevederi minimale conținute de legi speciale și la care se anexează tot felul de proceduri pe care companiile sunt nevoite să le adopte în funcție de specificul activității, dar și de ce le obligă legea în mod particular să îndeplinească. Simpla precizare că în unitate există un regulament intern și că acesta li se aplică angajaților nu este suficientă.

Angajații vin, li se trimite la pachet cu alte documente, însoțite de notița „de citit”, un regulament cu câteva (zeci de) pagini și un tabel cu „am luat la cunoștință”. Aprofundarea regulilor nu se face mereu. 

Merită să citești: De ce nu trebuie doar să „bifezi” obligația de a avea un regulament intern, ci să-l construiești

Regulamentul intern se afișează la sediul angajatorului - o cere Codul muncii. Pentru cei care nu vin (niciodată) la sediu, regulamentul trebuie să fie accesibil fie pe o platformă internă de lucru, fie trimis fiecăruia pe e-mail, având tot timpul dovada că el chiar a ajuns la salariat. „Regulamentul intern se aduce la cunoștința salariaților prin grija angajatorului și își produce efectele față de salariați din momentul încunoștințării acestora”, prevede codul. Avem, așadar, imperativul absolut de a face regulile accesibile oricând, oricărui salariat. Totodată, pentru că în piața muncii din România au fost absorbiți tot mai mulți lucrători străini, este obligatoriu ca ei să aibă la îndemână regulamentele traduse. 

Totodată, de câte ori se modifică sau se completează aceste reguli interne, angajații trebuie consultați și apoi informați cu privire la cum sună noile norme - o prevede tot legea.

Se termină obligația aici, adică la dezideratul de a pune la dispoziție, respectiv de a informa în cea mai abstractă formă? Nu chiar. 

Reguli înțelese

Partea cu înțelesul regulilor este însă mai complicată decât accesibilitatea lor. Angajatorul e obligat să întocmească și facă regulamentul accesibil, iar salariatul e obligat să respecte prevederile sale. Dar dacă nu le înțelege pe deplin? „Regulamentul intern îşi produce efectele faţă de salariat de la momentul luării la cunoştinţă a acestuia”, scrie în Codul muncii, însă luarea la cunoștință nu înseamnă neapărat că angajatul a înțeles ce înseamnă toate obligațiile care-i revin. 

Este esențial pentru angajator să se asigure că toți angajații săi înțeleg regulile cuprinse în regulamentul intern și politicile interne aplicabile, ceea ce înseamnă că angajații sunt conștienți de obligațiile și drepturile lor conform legislației în vigoare. Aceasta minimizează riscul de încălcări ale legii care pot duce la sancțiuni, amenzi sau alte consecințe legale pentru companie. Când angajații înțeleg clar ce se așteaptă de la ei și care sunt limitele comportamentului acceptabil la locul de muncă, nu se mai poate pune problema că au acționat fără să înțeleagă consecințele. Angajații care cunosc regulile sunt mai bine pregătiți să își îndeplinească sarcinile eficient și în conformitate cu legea și așteptările organizației. 

Responsabilitatea de a asigura că angajații înțeleg aceste reguli revine în primul rând angajatorului. Acesta trebuie să ia măsuri proactive pentru a comunica clar și eficient regulamentul intern și politicile interne, prin sesiuni de informare și formare regulată, prin chiar formulările folosite în politicile interne, care le face ușor de înțeles pentru toți angajații și chiar prin implementarea unor mecanisme prin care angajații pot pune întrebări sau pot solicita clarificări privind politicile și regulamentul intern.