Raportarea SAF-T: Ce verificări poate face ANAF folosindu-se de informațiile transmise prin declarațiile 406

Prima verificare, ce a fost adusă în discuție la un podcast organizat recent de PwC România, este legată chiar de compararea informațiilor din diversele secțiuni ale formularului 406.

„SAF-T este o declarație complexă, care cuprinde toată contabilitatea contribuabilului. Mai mult decât atât, nivelul de granularitate al datelor care trebuie prezentate în SAF-T permite verificarea și realizarea anumitor analize asupra datelor contabile și fiscale ale contribuabilului. Prin urmare, atunci când ne referim la SAF-T, ne uităm, în primul rând, la faptul că avem toți clienții, toți furnizorii, avem tot ce înseamnă conturi contabile și toate tranzacțiile pe care le realizăm într-o anumită perioadă fiscală.

Prin urmare, o primă analiză care ar putea fi făcută pe bază de sumarizări și centralizări este chiar una foarte simplă - și anume o verificare încrucișată a datelor pe care însăși contribuabilul le raportează în propria declarație SAF-T. Aici, cu titlu de exemplu, dacă ne uităm la balanță (care este inclusă în «general ledger accounts»), care poate fi verificată foarte ușor în mod încrucișat cu acele rulaje pe care noi le raportăm în «general ledger entries». De asemenea, valoarea taxelor, ce raportăm în «general ledger entries» ca taxe plătite, cu ce am raportat în «source documents». De aceea, verificarea aceasta încrucișată este primul element care poate să genereze anumite anomalii din perspectiva raportării”, a explicat Anca Macovei, Director la PwC.

Mai departe, inspectorii ANAF se pot folosi de datele din raportarea SAF-T pentru a verifica dacă acestea se potrivesc cu declarațiile de TVA depuse inițial de contribuabili sau chiar cu datele raportate prin sisteme precum e-Factura sau e-Transport:

„În al doilea rând, o altă verificare destul de facilă este verificarea datelor raportate în SAF-T comparativ cu ce raportează contribuabilul inițial în declarațiile de TVA (300, 390, 394), dar, în ultima vreme, inclusiv facturile trimise prin sistemul e-Factura, datele raportate în e-Transport și, în perioada următoare, e-TVA. Mai mult decât atât, dacă ne uităm la conturi contabile, conturi contabile din balanță, dar și conturi contabile care țin de partenerii noștri, ne uităm în special la diverse fluctuații care pot părea anormale și care pot genera întrebări adiționale, clarificări, explicații. Și, bineînțeles, cred că verificarea întâlnită cel mai des este cea a TVA-ului și a reținerilor, pe baza datelor legate de parteneri, legate de tipul de produs. Sunt verificări foarte ușoare, iar dacă noi nu am făcut această raportare în mod corespunzător, cu siguranță poate genera diferențe.”

Alte probleme pot apărea la verificări efectiv din cauza automatizării, deoarece declarația 406 ar fi foarte greu de completat manual. Este necesară o atenție deosebită la felul în care sunt prezentate informațiile.

„Mai mult, dacă stăm să ne gândim la cum sunt transmise datele, și cred că acesta este cel mai important lucru, vorbim despre întreaga noastră contabilitate, însă nu este doar contabilitatea pe care noi o transmitem, ci vorbim și despre modul în care trebuie să o transmitem. Există anumite tipuri de codificări, tranzacțiile trebuie prezentate într-un anumit fel, destul de strict, însă, atunci când vorbim despre SAF-T, nu vorbim despre o declarație pe care să putem să o facem manual.

De cele mai multe ori, este o declarație care trebuie pregătită în mod automat, având în vedere volumul foarte mare de date. Și, atunci când vorbim despre o automatizare în pregătirea unor declarații, bineînțeles că trebuie să avem în vedere faptul că pot apărea diferențe - cel mai des întâlnite sunt excepțiile de sistem. Raportăm anumite tranzacții și până acum le raportam într-un anumit fel, dar, în momentul în care vrem să le extragem pentru pregătirea declarației, ceva nu se potrivește. Automat, pot exista tranzacții care sunt excluse. Mai mult decât atât, cu toții probabil că avem corecții manuale, care de cele mai multe ori sunt făcute în afara sistemului și după ce se termină luna de raportare. Toate aceste aspecte nu sunt prinse în declarațiile SAF-T, pentru că nu avem timpul necesar pentru a le parcurge, și acestea pot genera diferențe”, a explicat directorul de la PwC.

În fine, altă chestiune importantă de menționat ține de interpretarea anumitor informații incluse în raportarea SAF-T. Asta deoarece este posibil să apară diferențe între abordarea contribuabilului și abordarea ANAF:

„Și ultimul aspect, care este, de asemenea, foarte important, cum vor fi citite datele? Apropo de codificările de care menționam mai devreme, ele au o însemnătate din perspectiva ANAF, așa cum au fost gândite de către ANAF aceste reguli de implementare, însă atunci când am avut partea de implementare ne-am dat seama că nu se potrivesc întocmai cu ceea ce putem să scoatem noi din sistem, moment în care ele vor fi citite într-un anumit fel. Aici aș vrea să dau doar un exemplu fooarte simplu - conturile contabile. Noi le-am folosit până acum așa cum trebuia, doar că, în momentul în care ANAF a publicat această listă de conturi contabile, planul de conturi, au fost cazuri în care ele aveau o altă însemnătate, chiar dacă noi le corectam manual atunci când pregăteam situațiile financiare. Ei bine, în SAF-T e posibil să fi plecat diferit.”

Fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, conform regulilor stabilite prin Ordinul ANAF 1.783/2021. În esență, sunt câteva reguli de bază în funcție de care contribuabilii pot afla la ce termene să transmită online fișierul de control fiscal.

Firmele care au luna ca perioadă la TVA depun declarația 406 lunar. Iar cele care au ca perioadă la TVA trimestrul, semestrul sau anul, precum și neplătitorii de TVA, depun declarația 406 trimestrial. „Data-limită pentru transmiterea declarațiilor informative D406 privind fișierul standard de control fiscal este ultima zi calendaristică din luna depunerii, reprezentând luna calendaristică imediat următoare perioadei pentru care a fost pregătită declarația informativă”, prevede ordinul. Situații speciale sunt pentru partea de active a fișierului SAF-T, pentru care se face o depunere anuală (la termenul bilanțurilor anuale), și pentru partea de stocuri, pentru care depunerea se face numai la cererea autorităților.

Implementarea fișierului SAF-T a început etapizat pentru marii contribuabili - în esență, la 1 ianuarie și la 1 iulie 2022. La contribuabilii mijlocii, implementarea a început la 1 ianuarie 2023, iar pentru contribuabilii mici va începe la 1 ianuarie 2025.