SAF-T: Cele patru abordări posibile pentru generarea declarației 406 cu stocurile

În prezent, fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, de către contribuabilii mari și mijlocii, așa cum reiese din Ordinul Fiscului 1.783/2021. Însă contribuabilii mici trebuie să înceapă și ei transmiterea raportărilor, obligația intervenind din 1 ianuarie 2025.

Cu excepția micilor contribuabili, cei mari și cei mijlocii pot primi deja cereri de la autorități pentru transmiterea declarației 406 cu partea de stocuri. În acest context, Consultantul fiscal Floris Bușilă a explicat, la un eveniment organizat recent de avocatnet.ro, ce abordări practice există pentru generarea fișierului SAF-T cu stocurile.

1. Generarea declarației din sistemul de contabilitate / ERP. „Declarația poate fi generată din ERP dacă toate informațiile necesare se regăsesc în ERP sau în softul de contabilitate și dacă sistemul de contabilitate sau ERP-ul oferă un modul de SAF-T. Dacă aveți aceste două componente, aveți toate datele privind stocurile în sistem și sistemul oferă posibilitatea generării unui XML SAF-T, atunci puteți să scoateți XML-ul direct din acest sistem. De regulă, în situația aceasta, este posibil să fie necesar să faceți anumite setări ale sistemului - să mapați planul de conturi, să mapați unitățile de măsură, să mapați tipurile de mișcări de stoc, să verificați baza de date de clienți și de furnizori.

În plus față de aceste setări, ulterior ar trebui verificat că ce a scos ERP-ul este corect. Uneori, în unele sisteme de contabilitate este posibil să nu fie nevoie nici de această mapare, sistemul având o logică în spate după care funcționează, fiind făcută automat și maparea pentru SAF-T după această logică a sistemului. Astfel, principala provocare este să vedeți dacă aveți datele în ERP sau în sistemul de contabilitate. Dacă aveți datele, să vedeți dacă ERP-ul sau sistemul de contabilitate oferă posibilitatea generării declarației SAF-T și să vedeți dacă trebuie făcute anumite setări specifice pentru SAF-T. Ulterior, generați declarația și treceți la următorul pas, cel de verificare a acesteia.”

2. Generarea declarației în afara sistemului de contabilitate / ERP. „Dacă sunteți în situația în care fie informațiile nu se regăsesc consolidate în sistemul de contabilitate, fie sistemul de contabilitate nu oferă un modul SAF-T, atunci trebuie să vedeți care sunt alternativele disponibile. Fie generați declarația în afara sistemului, fie am mai văzut și abordarea în care multe societăți și-au schimbat sistemul de contabilitate cu unul care poate genera declarația SAF-T - aceasta poate să fie o opțiune dacă nu implică un efort prea mare din partea societății. În varianta în care generați declarația în afara sistemului de contabilitate, există mai multe platforme în piață. În plus, trebuie să aveți în vedere și partea de resurse necesare din partea societății. Apelarea la orice platformă care oferă astfel de servicii, în care se generează declarația SAF-T din date extrase din alte sisteme, presupune o muncă de mapare, care implică resurse umane și financiare din partea societății.

Societatea va scoate rapoartele privind stocurile așa cum sunt disponibile în sistemele folosite și platforma respectivă le va prelua și procesa astfel încât să le transpună pe formatul solicitat de autorități în declarația SAF-T. Trebuie să analizați varianta cea mai potrivită, având în vedere atât perspectiva bugetului și acurateții datelor, cât și perspectiva ușurinței de utilizare. Varianta cea mai simplă ar fi să aveți datele și să scoateți declarația SAF-T direct din ERP. Pe de altă parte, faptul că o scoateți direct din ERP nu vă oferă și siguranța că aceasta este corectă. De asemenea, sistemele de contabilitate care au integrate module pentru SAF-T s-ar putea să fie mai rigide și să nu puteți să le modificați în funcție de specificul societății. Pe când varianta în care faceți declarația în afara sistemului de contabilitate ar putea să vă aducă puțin mai multă flexibilitate să aduceți datele exact așa cum doriți.”

3. Generarea declarației în varianta hibridă. „Mai avem și o variantă hibridă, pe care am văzut-o în practică. De exemplu, avem un sistem de contabilitate, care poate să scoată SAF-T, dar nu avem toate datele necesare. Vă dau un exemplu cu societăți care își țin singure evidența facturilor și încasărilor, dar contabilitatea le este externalizată către o firmă de contabilitate. Firma de contabilitate postează toate facturile de achiziție, dar facturile de vânzare se postează fără să se identifice cantitatea, prețul, produsul și așa mai departe. În cazul acesta, datele privind bunurile livrate și datele privind bunurile achiziționate sunt în două sisteme diferite.

O soluție ar fi fie să transmiți către firma de contabilitate să posteze toate facturile de livrare cu toate datele aferente, fie o altă soluție ar fi să scoți ceva hibrid (un SAF-T din softul de contabilitate care permite generarea declarației SAF-T și după aceea să vii să-l completezi cu datele din celălalt soft în care se găsesc vânzările, cu cantități și preț unitar). Deci, există și această variantă, pe care am aplicat-o destul de mult în practică. Sunt surprinzător de multe situații de genul acesta. Trebuie să vedeți care este situația în care vă regăsiți și care este cea mai bună abordare - și din perspectiva efortului necesar pentru implementare, și din perspectiva costurilor, și din perspectiva corectitudinii datelor.”

4. Generarea manuală a declarației. „Aș mai pune, pentru partea de stocuri, și o a patra modalitate - să pregătiți declarația manual. Asta în ideea în care nu sunt foarte multe câmpuri și nici foarte multe secțiuni (cum ar fi la o declarație lunară, unde ar fi destul de complicat). Dar, la fel, dacă sunt multe tranzacții pe stocuri și este o situație complicată, nu cred că se poate face manual. Pregătirea manuală a declarației presupune să puteți să puneți datele în Excel (așa aș vedea eu) și după aceea să folosiți un sistem care să convertească Excel în XML.”

Context: Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial (toate secțiunile în afară de active și stocuri). Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului, în minimum 30 de zile calendaristice.