SAF-T: Câteva verificări utile pe care le pot face firmele lunar sau măcar la implementarea declarației 406

În prezent, fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, de către contribuabilii mari și mijlocii, așa cum reiese din Ordinul ANAF 1.783/2021. Însă contribuabilii mici trebuie să înceapă și ei curând transmiterea raportărilor - din ianuarie 2025.

„Ce verificări mai facem noi sau pe care le recomandăm? Noi le facem lunar, dar le recomandăm măcar la implementări, pentru a vă asigura că implementările sunt făcute bine. Din nou, implementarea presupune niște reguli scrise de cineva, de o echipă de IT care a înțeles proiectul, iar proiectele de IT, de regulă, sunt cu testare de către utilizator. Adică ei fac ce zic că fac, dar responsabilitatea testării este la utilizator, care trebuie să zică dacă ce a făcut IT-ul e bine sau nu. La fel cum implementați un soft de contabilitate. (...) Și, atunci, la toate proiectele de implementare SAF-T trebuie să vă asigurați că se duc bine datele. Mai ales dacă faceți parte din grupuri și aveți postări pe grup, postări pe statutar, consolidare și așa mai departe - cu atât mai mult trebuie să verificați că ce se aduce este bine. (...)

Bineînțeles, eu, când zic despre verificările acestea, mă refer la faptul că noi avem niște verificări automate pe care le facem. Nu stăm niciodată să verificăm, client cu client, cu formule. Sunt niște verificări automate pe care le facem efectiv pe baza XML-ului. Luăm XML-ul din SAF-T. Pe baza XML-ului e cel mai bine să faceți verificarea, pentru că e efectiv ce ajunge la ANAF. Am mai văzut soft-uri de contabilitate care scot ceva în Excel, dar câteodată am avut surpriza să nu fie exact ce era în XML - era un raport care nu corespundea 100% cu ce era în XML, pentru că ce era în XML era un pic diferit. Deci, cel mai bine ar fi să verificați pe XML, dacă se poate. Deci, noi, practic, convertim acest XML în Excel și după aplicăm toate testele acestea. Sunt mult mai multe, dar acestea sunt cele mai importante, din punctul meu de vedere, ca să vă asigurați că datele sunt toate acolo”, a detaliat, la un eveniment online recent organizat de avocatnet.ro, Consultantul fiscal Floris Bușilă.

Iată principalele verificări prezentate de specialistă la evenimentul amintit:

1. „Balanța de verificare trebuie să fie balansată. Am avut foarte multe situații... Pare foarte logic că balanța trebuie să fie balansată, dar, când ne uităm la balanța care se raportează în SAF-T, dacă vedem că nu-i balansată, trebuie să ne ducem la IT să vedem de ce nu e balansată. Păi, erau și niște postări pe grup care s-au dus cu contul nu-știu-care, pentru că, din diverse motive, anumite conturi care nu erau mapate pentru SAF-T nu s-au dus în balanță. Pot să fie diverse situații și, atunci, măcar la început, să înțelegeți cum se duc în balanță conturile. Dau un exemplu pe o implementare în SAP de SAF-T: în SAP trebuie să te duci pe fiecare account și să-i spui cum vrei să se ducă în SAF-T. Pe fiecare cont din planul de conturi al societății trebuie să-i pui SAF-T account. Dacă nu ai pus un SAF-T account pe un cont, contul respectiv nu se duce deloc în balanță și atunci e foarte simplu să ratezi. Adică poate e o eroare minoră, ai uitat să pui un cont pe o linie din lista de plan de conturi. Poate pentru că nici n-ai avut postări niciodată pe conturile respective, dar în luna în care ai avut postarea, contul nu s-a dus în balanță și, atunci, o verificare de genul acesta sau, dacă știi că de acolo vin conturile în balanță, o verificare pe maparea planului de conturi în fiecare lună e ok, pentru că te asiguri că toate conturile s-au dus în balanță.”

2. „Verificăm dacă soldurile de clienți, ce am raportat în SAF-T pe customers, acolo unde raportăm client cu client, corespund cu totalul din balanță pe clienți. Există situații în care nu corespund, dar trebuie să știm de ce nu corespund. Să spunem că am postat și ceva pe un cont generic, unde n-am customer ID și nu pot să-l raportez. Dar ar trebui să știu de unde vine diferența și să mă asigur că doar de acolo vine diferența, nu e altceva, o raportare eronată. Sau, de exemplu, situații pe care le-am mai avut noi: soldurile de clienți se duceau în valută, pe când balanța este în lei, dar soldurile trebuiau tot în lei. Dacă nu am fi verificat că sunt ok balanța versus soldurile, poate nu ne-am fi dat seama niciodată că, de fapt, soldurile se raportau în valută în loc să se raporteze în lei. Aceasta, la fel, e o greșeală minoră. În momentul în care setezi ce sumă se duce în SAF-T, ai două bife: poți să bifezi suma în lei sau suma în document currency, poate nici nu-ți dai seama și o bifezi. Deci, testarea e importantă: să te asiguri că setarea inițială este corectă.”

3. „La fel, verificăm soldurile de furnizori astfel încât totalul raportat în secțiunea de suppliers să corespundă cu totalul din balanță pe contul respectiv.”

4. „Verificăm dacă soldurile de deschidere aferente perioadei sunt egale cu soldurile de închidere din perioada anterioară, pentru a ne asigura că nu au mai fost modificări la balanța lunii anterioare care nu au fost raportate în SAF-T. Dacă știți că închideți luna și nu mai puteți să vă duceți în urmă să faceți nicio modificare, atunci nu ar trebui să existe niciun risc. Dacă, în schimb, sistemul permite să postați în urmă, e posibil, de exemplu, să raportați iunie până pe 30 iulie, iar în august să veniți și să faceți o modificare la iunie - ceva care nu impactează taxele, dar impactează balanța. În cazul acesta, trebuie să depuneți rectificativă la iunie. Și, atunci, verificarea că soldul corespunde în fiecare lună vă ajută să vă dați seama dacă au fost făcute modificări în spate care presupun rectificarea declarațiilor SAF-T.”

5. „Verificăm dacă rulajul net din balanța de verificare corespunde cu rulajul net din registrul jurnal. La fel, în mod normal ar trebui să corespundă - probleme pot fi doar dacă sunt niște setări greșite sau dacă ceva lipsește din mapări.”

6. „Verificăm dacă, la nivel de clienți sau la nivel de furnizori, la fel, rulajul net din solduri corespunde cu rulajul din registrul jurnal, din facturi și din plăți.”

7. „La nivel de furnizor, la fel, verificăm rulajul net din balanța de furnizori cu rulajul net din registrul jurnal, din facturi și din plăți, ca să vedem dacă corespund și dacă s-au dus bine. Bineînțeles, dacă ne uităm la rulajul din Registrul jurnal versus facturi și plăți, putem să avem mici diferențe (sau mai mari, depinde) pe tranzacții care nu reprezintă facturi și plăți. Dacă avem diferențe de curs, write off-uri, transfer dintr-un cont în altul, atunci ele n-o să se ducă nici în facturi, nici în plăți, dar măcar sunt doar câteva - adică trebuie să ne asigurăm că sunt doar acelea și nu am ratat altceva prin plăți. De exemplu, compensările sunt destul de ușor de ratat. Dacă aveți compensări, să nu se ducă în plăți.”

8. „Mai verificăm SAF-T versus D300, D390, D394 și D100 (aceasta din urmă doar din perspectiva impozitului cu reținere la sursă), ca să ne asigurăm că datele sunt la fel sau că sunt niște diferențe neglijabile. Cel puțin la început, verificarea aceasta cu D300, D390, D394 ne ajută să confirmăm și că maparea tax code-urilor este făcută bine în SAF-T. În documentația SAF-T, fiecare tax code de TVA are un rând alocat din D300 și, atunci, e simplu să facem verificarea. Dacă am zis că tranzacția este cu 301 101, asta înseamnă rândul 24. Deci, toate tranzacțiile care s-au raportat în SAF-T cu 301 101 se duc pe rândul 24 și putem să le adunăm și să le comparăm cu rândul 24 și să vedem dacă mai e ceva. Bine, rândul 24 e cel mai greu de reconciliat pentru că acolo sunt și ajustările și nedeductibilele... e cel mai greu, dar celelalte ar trebui să fie mai ușor de reconciliat.”

Dacă fișierul SAF-T trece cu bine de aceste verificări (și nu numai), atunci înseamnă că declarația 406 poate fi transmisă la ANAF. Să nu uităm nici că inclusiv ANAF a recomandat o serie de teste de consistență pentru contribuabilii care fac raportările SAF-T.

„Dacă toate aceste verificări sunt bine, înseamnă că declarația SAF-T este făcută foarte bine și puteți să o trimiteți cu încredere către ANAF. Oricum, din perspectiva notificărilor pe care le trimit cei de la ANAF, încearcă și ei să mai ghideze contribuabilii cu privire la cum ar trebui raportat. Încet-încet ar trebui ca toată lumea să ajungă pe o raportare corectă. Pe măsură ce se trimit notificări și o să se extindă aceste teste pe care le fac cei de la ANAF (cel puțin din ce discuții am auzit, vor să extindă testele și pe facturi și poate să mai adauge și alte teste), încet-încet și soft-urile o să-și adapteze modul de raportare, astfel încât să iasă ok pe testele acestea pe care le face ANAF. Deci, eu zic că o să ajungem pe niște variante din ce în ce mai bune ale declarațiilor”, a conchis Floris Bușilă.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial (până în ultima zi a lunii următoare perioadei în cauză). Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Perioada de grație acoperă raportările aferente perioadei ianuarie - iunie, însă acestea tot trebuie depuse până la urmă, pentru că termenul-limită final pentru ele este 31 iulie 2025.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului, în minimum 30 de zile calendaristice. Pentru active și stocuri nu există o perioadă de grație la depunerea declarației 406.

• Citește și: La implementarea raportării SAF-T, anumite informații pot fi ignorate cu totul. E recomandat ca în proces să fie implicat un fiscalist.