SAF-T: Câteva verificări utile pe care le pot face firmele lunar sau măcar la implementarea declarației 406

În prezent, fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, de către contribuabilii mari și mijlocii, așa cum reiese din Ordinul ANAF 1.783/2021. Însă contribuabilii mici trebuie să înceapă și ei curând transmiterea raportărilor - din ianuarie 2025.

„Ce verificări mai facem noi sau pe care le recomandăm? Noi facem verificări lunar, dar recomandăm să se facă verificări cel puțin la implementări, pentru a vă asigura că implementările sunt făcute bine. Implementarea presupune reguli scrise de echipa de IT de implementare, care, de regulă, trebuie testate de către utilizator. Responsabilitatea testării este la utilizator, care trebuie să confirme dacă ce a făcut IT-ul e bine sau nu. La fel cum implementați un soft de contabilitate. (...) Astfel, la toate proiectele de implementare SAF-T trebuie să vă asigurați că se duc bine datele. Mai ales dacă faceți parte din grupuri și aveți postări pe grup, postări pe statutar, consolidare și așa mai departe - cu atât mai mult trebuie să verificați că ce se aduce este bine. (...)

Noi facem o serie de verificări automate, nu stăm niciodată să verificăm, client cu client, cu formule. Sunt niște verificări automate pe care le facem efectiv pe baza XML-ului, XML-ul fiind ceea ce ajunge efectiv la ANAF. Am mai văzut soft-uri de contabilitate care scot ceva în Excel, dar câteodată am avut surpriza să nu fie exact ce era în XML - era un raport care nu corespundea 100% cu ce era în XML. Astfel, cel mai bine ar fi să verificați pe XML, dacă se poate. Practic, convertim acest XML în Excel și după aplicăm toate testele automatizat”, a detaliat, la un eveniment online recent organizat de avocatnet.ro, Consultantul fiscal Floris Bușilă.

Iată principalele verificări prezentate de specialistă la evenimentul amintit:

1. „Balanța de verificare trebuie să fie balansată. Pare foarte logic că balanța trebuie să fie balansată, dar, când ne uităm la balanța care se raportează în SAF-T, putem avea surprize. De exemplu, am avut situații în care existau conturi de grup care nu erau mapate pentru SAF-T și nu s-au dus în balanță. Pot apărea diverse situații și, atunci, cel puțin la început, ar trebui să înțelegeți cum se duc datele în balanța SAF-T. De exemplu, pe o implementare în SAP, pe fiecare cont din planul de conturi al societății trebuie să se seteze contul SAF-T. Dacă pentru un cont nu este factual această setare, contul respectiv nu se duce deloc în balanță și e foarte simplu să nu îți dai seama de acest lucru la rularea declarației dacă nu ai niște chei de verificare.”

2. „Verificăm dacă soldurile de clienți, ce am raportat în SAF-T, subsecțiunea Customers, acolo unde raportăm client cu client, corespund cu totalul din balanța de verificare pe conturile clienți. Există situații în care nu corespund, dar ar trebui să știm care sunt motivele unor eventuale discrepanțe. De exmeplu, în cazul în care se postează ceva pe un cont generic, unde nu avem customer ID și nu putem să îl raportăm nici în SAF-T. O astfel de verificare mă ajută să știu care sunt diferențele și să mă asigur că nu sunt erori în raportarea SAF-T și toate diferențele sunt justificate. Alte situații pe care le-am mai avut noi: soldurile de clienți se duceau în mod eronat în valută. Dacă nu am fi făcut această verificare între balanță și soldurile din SAF-T, poate nu ne-am fi dat seama niciodată că, de fapt, soldurile se raportau în valută în loc să se raporteze în lei. Aceasta, la fel, e o greșeală minoră. În momentul în care setezi ce sumă se duce în SAF-T, ai două bife: poți să bifezi suma în lei sau suma în document currency, poate nici nu-ți dai seama și o bifezi eronat. Astfel, testarea este importantă: să te asiguri că setarea inițială este corectă.”

3. „Similar, verificăm soldurile de furnizori astfel încât totalul raportat în secțiunea de Suppliers să corespundă cu totalul din balanță pe conturile respective.”

4. „Verificăm dacă soldurile de deschidere aferente perioadei sunt egale cu soldurile de închidere din perioada anterioară, pentru a ne asigura că nu au mai fost modificări la balanța lunii anterioare care nu au fost raportate în SAF-T. Dacă știți că închideți luna și nu mai puteți să vă duceți în urmă să faceți nicio modificare, atunci nu ar trebui să existe niciun risc. Dacă, în schimb, sistemul permite să postați în urmă, este posibil, de exemplu, să raportați iunie până pe 30 iulie, iar în august să veniți și să faceți o modificare la iunie - ceva care nu impactează taxele, dar impactează balanța. În cazul acesta, trebuie să depuneți rectificativă pentru SAF-T la iunie. În aceste situații, verificarea că soldul corespunde în fiecare lună vă ajută să vă dați seama dacă au fost făcute modificări în spate care presupun rectificarea declarațiilor SAF-T.”

5. „Verificăm dacă rulajul net din balanța de verificare corespunde cu rulajul net din registrul jurnal. La fel, în mod normal ar trebui să corespundă - probleme pot fi doar dacă sunt niște setări greșite sau dacă ceva lipsește din mapări.”

6. „Verificăm dacă, la nivel de clienți, rulajul net calculat în baza soldurilor din subsecțiunea Customers corespunde cu rulajul din registrul jurnal, precum și cu mișcările raportate în facturi și din plăți, pentru fiecare client în parte.”

7. „La nivel de furnizor, la fel, verificăm rulajul net din balanța de furnizori cu rulajul net din registrul jurnal, din facturi și din plăți, ca să vedem dacă corespund și dacă s-au dus bine. Bineînțeles, dacă ne uităm la rulajul din Registrul jurnal versus facturi și plăți, putem să avem mici diferențe (sau mai mari, depinde) pe tranzacții care nu reprezintă facturi și plăți. Dacă avem diferențe de curs valutar, write off-uri, transfer dintr-un cont în altul, atunci acestea sunt postări la nivel de partener care rămân raportate doar în Registruljurnal și nu se raportează nici în facturi, nici în plăți. Această verificare ne ajută să ne dăm seama dacă avem tranzacții care, în mod greșit, nu s-au dus în facturi sau plăți, cum ar fi compensările care sunt ușor de omis.”

8. „Mai verificăm SAF-T versus D300, D390, D394 și D100 (aceasta din urmă doar din perspectiva impozitului cu reținere la sursă), ca să ne asigurăm că datele sunt la fel sau că sunt niște diferențe neglijabile. Cel puțin la început, verificarea cu D300, D390, D394 ne ajută să confirmăm că maparea codurilor de taxă este făcută bine în SAF-T. În documentația SAF-T, fiecare tax code de TVA are un rând alocat din D300 și, atunci, e simplu să facem verificarea. Dacă am zis că tranzacția are tax code 301101, asta înseamnă rândul 24 din D300. Deci, toate tranzacțiile care s-au raportat în SAF-T cu 301101 ar trebui să corespundă cu rândul 24 din D300 și putem să le adunăm și să le comparăm. Rândul 24 este, de fapt, cel mai greu de reconciliat pentru că acolo sunt și ajustările de TVA și impact privind taxa nedeductibilă. Celelalte rânduri din D300 ar trebui să fie mai ușor de reconciliat.”

Dacă fișierul SAF-T trece cu bine de aceste verificări (și nu numai), atunci înseamnă că declarația 406 poate fi transmisă la ANAF. Să nu uităm nici că inclusiv ANAF a recomandat o serie de teste de consistență pentru contribuabilii care fac raportările SAF-T.

„Dacă toate aceste verificări sunt ok, putem concluziona că declarația SAF-T este făcută bine și puteți să o trimiteți cu încredere către ANAF. Din perspectiva notificărilor pe care le trimit cei de la ANAF, se încearcă și din partea ANAF ghidarea contribuabililor cu privire la cum ar trebui raportate datele. Încet-încet ar trebui ca toată lumea să ajungă la o raportare corectă. Pe măsură ce se trimit astfel de notificări și pe masură ce testele de consistență vor fi extinse (înțelegem că se intenționează extinderea testelor și pe susecțiunile de facturi și poate o să se mai adauge și alte teste), încet-încet și soft-urile o să-și adapteze modul de raportare, astfel încât declarația SAF-T scoasă din soft-uri să treacă toate testele de consistență pe care le face ANAF. Din punctul meu de vedere, avem șanse să ajungem pe niște variante din ce în ce mai bune ale declarațiilor SAF-T”, a conchis Floris Bușilă.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial (până în ultima zi a lunii următoare perioadei în cauză). Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Perioada de grație acoperă raportările aferente perioadei ianuarie - iunie, însă acestea tot trebuie depuse până la urmă, pentru că termenul-limită final pentru ele este 31 iulie 2025.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului, în minimum 30 de zile calendaristice. Pentru active și stocuri nu există o perioadă de grație la depunerea declarației 406.

• Citește și: La implementarea raportării SAF-T, anumite informații pot fi ignorate cu totul. E recomandat ca în proces să fie implicat un fiscalist.