La implementarea raportării SAF-T, anumite informații pot fi ignorate cu totul. E recomandat ca în proces să fie implicat un fiscalist

„Indiferent dacă implementați în ERP sau în afara ERP-ului, este important ca proiectul de implementare să includă un specialist de contabilitate sau fiscalitate care să știe SAF-T. Nu aș trata proiectul ca pe unul exclusiv de IT și să lăsăm documentația să fie interpretată de altcineva decât de o persoană care știe contabilitate și fiscalitate. De asemenea, un punct important este să decideți dacă vreți să raportați doar informații obligatorii sau și informațiile opționale. Am văzut în practică proiecte de implementare SAF-T în care documentația SAF-T a fost implementată integral de către dezvoltatorul de soft și societățile au petrecut foarte multe zile actualizând date care nu erau relevante, cum ar fi contul bancar al clienților și al furnizorilor și codul poștal, care sunt informații opționale.

Deoarece persoanele implicate în proiect nu știau că acestea sunt informații opționale, s-a petrecut foarte mult timp suplimentar pe proiect pentru obținerea unei declarații valide în DUK. Dacă tag-urile pentru informațiile opționale sunt incluse în XML, declarația nu se validează fără acele date. Astfel, dacă tu ai pus tag-ul pentru IBAN-ul furnizorului și ai lăsat câmpul gol, DUK Integrator va genera erori, deoarece așteaptă date pe câmpul de IBAN. În acest caz, nu ar trebui pus deloc tagul pentru IBAN în XML”, a explicat, la un eveniment online recent organizat de avocatnet.ro, Consultantul fiscal Floris Bușilă.

Desigur, pot exista și situații punctuale în care anumite informații opționale sunt de ajutor pentru companie dacă sunt incluse în raportarea SAF-T. Specialista a dat un exemplu în acest sens pentru grupurile de companii: „Câteodată, informațiile opționale pot să vă ajute. Dacă aveți raportare de grup și conturi de grup, de exemplu, puteți raporta în Balanță (secțiunea «General Ledger Accounts») un câmp opțional denumit «Standard Account», pe care punem contul de grup, astfel încât, când convertiți în Excel, să vedeți și contul de grup, dacă vă ajută în reconcilieri și verificări. Acesta este un cont opțional pe care am decis să-l aducem în situațiile în care ajută societatea.”

În orice caz, Floris Bușilă subliniază că implementarea raportării SAF-T presupune o muncă destul de complexă și că n-ar trebui lăsată pe ultima sută de metri: „Să aveți în vedere, dacă faceți implementări, că termenul de implementare nu e scurt - vorbim de două-trei luni, cel puțin. La societăți mari am văzut și termene de implementare de doi ani. Nu a fost un caz fericit - încă se mai lucrează la implementarea începută în 2022. Deci, termenul de implementare poate să fie mare.”

În prezent, fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, de către contribuabilii mari și mijlocii, așa cum reiese din Ordinul Fiscului 1.783/2021. Însă contribuabilii mici trebuie să înceapă și ei curând transmiterea raportărilor - teoretic, din ianuarie 2025.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Perioada de grație acoperă raportările aferente perioadei ianuarie - iunie, însă acestea tot trebuie depuse până la urmă, pentru că termenul-limită final pentru ele este 31 iulie 2025.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului, în minimum 30 de zile calendaristice. Pentru active și stocuri nu există o perioadă de grație la depunerea declarației 406.