La implementarea raportării SAF-T, anumite informații pot fi ignorate cu totul. E recomandat ca în proces să fie implicat un fiscalist

„Indiferent dacă implementați în ERP sau în afara ERP-ului, este important ca proiectul de implementare să presupună un specialist de contabilitate sau fiscalitate care să știe SAF-T, pentru că altfel nu poți să garantezi ce o să iasă. Nu aș lăsa proiectul ca pe unul tehnic, de tehnologie sau ceva asemănător - adică să lăsăm toată documentația să fie interpretată de altcineva decât o persoană care știe contabilitate și fiscalitate.

După aceea, un punct important este să decideți dacă vreți să raportați doar informații obligatorii sau și informațiile opționale. Pentru că am văzut proiecte de implementare SAF-T în care documentația SAF-T a fost implementată integral de către dezvoltatorul de soft și societățile au petrecut foarte multe zile actualizând date care nu erau relevante. Cum ar fi contul bancar al clienților și al furnizorilor, cum ar fi codul poștal, care sunt informații opționale.

Și pentru că persoanele care actualizau nu știau că acestea sunt informații opționale, IT-ul le-a pus acolo. Dacă le pui, declarația nu se validează fără acele date. Adică dacă tu ai pus IBAN la furnizor și ai lăsat câmpul gol, DUK Integratorul o să zică că se așteaptă ceva pe IBAN. Ideea e să nu pui deloc mențiunea de IBAN - dacă ai pus mențiunea, trebuie să completezi. Și atunci ei au stat săptămâni întregi ca să caute conturile bancare ale partenerilor și codurile poștale, ca să actualizeze «master data», în condițiile în care oricum nu aveau nicio relevanță. Adică puteau să le ignore, pur și simplu, dar trebuia să știe cineva că puteau să le ignore”, a explicat, la un eveniment online recent organizat de avocatnet.ro, Consultantul fiscal Floris Bușilă.

Desigur, pot exista și situații punctuale în care anumite informații opționale sunt de ajutor pentru companie dacă sunt incluse în raportarea SAF-T. Specialista a dat un exemplu în acest sens pentru grupurile de companii: „Câteodată, informațiile opționale pot să vă ajute. Dacă aveți raportare de grup și conturi de grup, de exemplu, noi raportăm în Balanță... e un cont opțional care se cheamă «Standard Account», pe care punem contul de grup, astfel încât, când convertiți în Excel, să vedeți și contul de grup, că e mai ușor pentru societăți. Unele lucrează doar cu contul de grup, nu le interesează contul statutar, și, atunci, dacă apare acolo, e mai ușor să facă analiza. Acesta e un cont opțional pe care am decis să-l aducem pentru că ajută societatea.”

În orice caz, Floris Bușilă subliniază că implementarea raportării SAF-T presupune o muncă destul de complexă și că n-ar trebui lăsată pe ultima sută de metri: „Să aveți în vedere, dacă faceți implementări, că termenul de implementare nu e scurt - vorbim de două-trei luni, cel puțin. La societăți mari am avut termen de implementare de doi ani. N-a fost un caz fericit, dar încă se mai lucrează la implementarea începută în 2022. Deci, termenul de implementare poate să fie mare.”

În prezent, fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, de către contribuabilii mari și mijlocii, așa cum reiese din Ordinul Fiscului 1.783/2021. Însă contribuabilii mici trebuie să înceapă și ei curând transmiterea raportărilor - teoretic, din ianuarie 2025.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Perioada de grație acoperă raportările aferente perioadei ianuarie - iunie, însă acestea tot trebuie depuse până la urmă, pentru că termenul-limită final pentru ele este 31 iulie 2025.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului, în minimum 30 de zile calendaristice. Pentru active și stocuri nu există o perioadă de grație la depunerea declarației 406.