Soluția care face probleme – Coșmarul digital al noii platforme a Registrului Comerțului

Articol scris de avocații Teodora Moțatu, Bogdan Nițulescu și Gabriel Biriș

Platforma lansată cu atâta mândrie funcționează mai degrabă ca un labirint digital, unde fiecare drum este o fundătură. În loc să automatizeze procesele și să simplifice birocrația – de care ne-am cam săturat – noua platformă a reușit să devină un exemplu elocvent de cum nu ar trebui să se implementează o soluție tehnică. În calitate de utilizatori frecvenți ai serviciilor Oficiului Național al Registrului Comerțului, constatăm că această „modernizare” și „optimizare” a platformei anterioare este mai degrabă un proiect de antrenament pentru echipele tehnice implicate în acest proces. Rezultatul final este însă o soluție tehnică concepută fără consultarea sau ascultarea nevoilor reale ale utilizatorilor finali. 

De la momentul lansării noului portal, utilizatorii au avut parte de o mulțime de experiențe deloc plăcute: pagini care se încarcă etern, formulare care refuză să fie completate sau salvate și secțiuni întregi care par să funcționeze după logica unui puzzle imposibil de rezolvat. Ironia face ca, anterior acestei „minuni tehnice”, Oficiul Național al Registrului Comerțului să fi avut un portal eficient (din punctul nostru de vedere, al utilizatorilor), portal pe care cei mai mulți dintre noi îl regretăm!  Este complet de neînțeles înlocuirea bruscă a unui portal funcțional cu unul netestat, fără o perioadă de tranziție!

Pentru a ilustra absurdul situației, iată doar câteva exemple „de succes” ale noului portal:

• Interfață contraintuitivă – noua platformă a Oficiului Național al Registrului Comerțului conține o interfață mai atractivă decât cea anterioară, însă fără niciun avantaj practic. În loc să fie prietenoasă cu utilizatorul, noua platformă este un adevărat labirint digital, pe care fiecare utilizator trebuie să-l studieze cu mare atenție, similar modului în care am analiza un contract bancar plin de termeni juridici.

Pentru un antreprenor la început de drum, platforma devine cu atât mai dificilă de folosit. Lipsa unei structuri ordonate a informațiilor prezentate în cuprinsul platformei, distribuirea haotică a serviciilor oferite de Registrul Comerțului pe întreaga interfață, dublarea unor termeni în cadrul secțiunilor de căutare (Cererile mele vs Stadiu cerere), toate acestea îngreunează și mai mult navigarea și operarea platformei. Astfel, în loc să simplifice procesele, noua platformă adaugă un strat suplimentar de confuzie și frustrare pentru utilizatori. 

• Termene mult prea lungi pentru procesarea, înregistrarea și soluționarea cererilor – deși vechea platformă a Oficiului Național al Registrului Comerțului avea propriile sale probleme de funcționalitate, noul portal reușește să amplifice și să prelungească frustrarea utilizatorilor. 

În vremurile bune (cele ale portalului anterior), procesul de înregistrare a diverselor operațiuni societare se finaliza în aproximativ 3-4 zile lucrătoare, pe când, în prezent, acest proces (indiferent de obiectul cererii) s-a transformat într-o veritabilă probă de răbdare. Înainte de „modernizare”, timpul necesar pentru înregistrarea și soluționarea unui dosar și primirea documentelor aferente (cele care atestă efectuarea înregistrărilor) era, în medie, de până la 4 zile lucrătoare. Astăzi, însă, antreprenorii se confruntă cu termene mult prea lungi pentru procesarea și soluționarea cererilor. Procesarea poate dura chiar și 2 săptămâni, iar soluționarea, încă o săptămână, fără a avea măcar certitudinea unui termen maxim. În plus, termenele de soluționare se prorogă automat, zi de zi, fără notificări prealabile, lăsând solicitanții într-o continuă incertitudine și frustrare, mai ales că, de multe înregistrări (de sedii, de administratori, etc.) depinde chiar desfășurarea activității companiilor.

Contrar scopului urmărit, digitalizarea promisă în 2024 a dus la o situație în care cetățenii se văd obligați să petreacă ore întregi în fața ghișeelor, așteptând soluționarea cererilor într-un sistem care pare să fi uitat de eficiență. Ședințele de audiență cu registratorii se stabilesc fără ca cererile să fie procesate în prealabil, iar solicitanții petrec ore întregi în așteptarea ședințelor, pentru a li se spune că cererea nu este procesată (din cauza nefuncționalității portalului) și nu pot fi ajutați. Fără alte explicații, solicitanților li se sugerează ca, pe holurile clădirii, să întreprindă orice acțiuni consideră necesare – ca-ntr-un sat fără câini. 

• Procedură ambiguă de înregistrare a documentației – odată cu noua platformă, procesul de înregistrare a unei cereri este o adevărată provocare pentru utilizatori. Noua platformă pare să fie concepută mai degrabă pentru a simplifica munca registratorilor, în timp ce utilizatorii sunt nevoiți să parcurgă un proces birocratic mult mai complicat.

Dacă, în versiunea anterioară, înregistrarea unei cereri presupunea doar câțiva pași simpli – identificarea solicitantului, inserarea datelor reprezentantului, selectarea obiectului cererii, adăugarea documentației și semnarea cererii – noul sistem obligă utilizatorii să preia sarcini care erau anterior realizate de personalul specializat al Oficiului Național al Registrului Comerțului. De exemplu, acum, în procesul de înmatriculare a unei societăți, solicitantul trebuie să introducă, în plus față de multe alte informații, codurile CAEN corespunzătoare activității comerciale, nu doar în declarația de autorizare a activităților (formularul clasic), ci și în procesul de depunere online, fără ca acestea să fie incluse în cererea generată de sistem la finalizarea procesului de înregistrare – de ce? Doar ne întrebăm...

Navigarea prin etapa de adăugare a documentelor este o aventură în sine. Deși noua funcție cu termeni predefiniți poate fi utilă, aceasta devine o piedică atunci când documentul necesar nu este listat în sistem. Mai mult, pentru fiecare document, utilizatorul trebuie să insereze detalii precum numărul documentului, data emiterii și emitentul – informații care, dacă lipsesc, împiedică finalizarea procesului de înregistrare – aceste informații nu erau cerute în versiunea anterioară a platformei, iar înregistrarea cererilor se realiza fără nicio problemă.

În mod evident, anumite documente ce se anexează unei cereri de înregistrare sunt specifice unei anumite operațiuni (în funcție de obiectul cererii de înregistrare) și nu pot fi identificate pe baza termenilor predefiniți și nici nu conțin un număr de identificare. Această lipsă de informații a dus, în repetate rânduri, la completări ale cererilor de înregistrare considerate neconforme de către registratori, ceea ce a avut ca efect amânarea sau chiar respingerea dosarului. Din nou, platforma actuală pare să fi fost concepută de oameni fără niciun fel de experiență practică! Complică inutil viața profesioniștilor, adăugând încă o povară (tehnică) în calea lor.

• Probleme de funcționalitate în ceea ce privește generarea facturilor – deși noua platformă oferă aparența unei experiențe digitale mai fluide comparativ cu versiunea anterioară, secțiunea „Facturile mele” pare să fie mai degrabă o zonă fantomă. De la lansarea platformei și până în prezent, utilizatorii (noi fiind unii dintre ei) nu au reușit să găsească nici măcar o singură factură pentru plățile deja efectuate. În ciuda existenței unei secțiuni dedicate, funcționalitatea pur și simplu lipsește, lăsând antreprenorii în imposibilitatea de a-și gestiona corect documentele financiare. Asta se întâmplă în condițiile în care suntem amendați de către Agenția Națională de Administrare Fiscală dacă înregistrăm costuri în contabilitate fără ca facturile să fie primite de la Oficiul Național al Registrului Comerțului prin Spațiul Privat Virtual (RO E-Factura B2B!) Scandalos! Statul, prin Agenția Națională de Administrare Fiscală, ne amendează pentru că statul -  prin Oficiul Național al Registrului Comerțului - nu respectă legislația fiscală!

Vulnerabilitățile și problemele de funcționare ale noii platforme, enumerate mai sus, reprezintă doar vârful icebergului. Nemulțumirile deja exprimate de numeroși profesioniști și consecințele grave asupra continuității activităților companiilor arată că lista de probleme este mult mai extinsă.

Nevoia de fluidizare a interacțiunii dintre profesioniști și instituțiile publice reprezintă un deziderat firesc, în special din partea profesioniștilor, iar intențiile guvernanților de a optimiza serviciile online oferite de instituțiile publice sunt, fără îndoială, lăudabile, dar, din păcate, avem încă un exemplu de lucru de mântuială. Pentru ca aceste proiecte (în care se investesc sute de milioane de euro) să aducă eficiență, schimbările trebuie realizate sistematic, cu procese riguroase de testare, astfel încât tranziția de la vechea versiune la cea nouă să fie cât mai simplă și mai eficientă. În lipsa unei abordări bine planificate, ceea ce ar trebui să fie un pas înainte devine, din păcate, un regres costisitor pentru toți cei implicați.

Este inacceptabil ca ONRC să înlocuiască un sistem perfect funcțional cu un altul (pe care a mai și cheltuit 40 de milioane de Euro) nefuncțional! Cum a fost oare posibilă decizia de înlocuire fără o perioadă de testare, perioadă în care să putem funcționa în paralel și cu vechiul portal? Cine plătește costurile suplimentare ale mediului de business/ profesioniștilor care folosesc portalul Oficiului Național al Registrului Comerțului? Tot noi!