Legea avertizorilor de integritate - scurt ghid privind persoanele desemnate conform legii

Una dintre cele mai importante obligații pe care le au companiile cu peste 50 de angajați, dar și autoritățile și instituțiile publice, conform Legii nr. 361/2022 (Legea Whistleblower / Legea avertizorilor de integritate) este aceea de a avea canale interne de raportare pe care avertizorii să le poată folosi ca să raporteze încălcările legii. În accepțiunea Legii nr. 361/2022, raportarea este comunicarea făcută de avertizor, fie scris, fie oral, de informații privind orice faptă ce reprezintă o încălcare a legii.

Un tip de raportare este cea internă, care reprezintă, de fapt, regula și care se realizează prin „mijloacele puse la dispoziție de autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public, precum și de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare”. Nu au obligația de a avea un atare canal intern de raportare angajatorii privați cu mai puțin de 50 de angajați, potrivit Legii 361/2022. 

De raportarea internă, Legea avertizorilor leagă un întreg ansamblu de obligații pentru companii și autorități, printre care se numără și „desemnarea unei persoane, a unui compartiment sau a unui terț, cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții”

Practic, obligația de a avea un canal intern înseamnă și desemnarea unui responsabil sau a unui compartiment întreg ori chiar a unui terț care să se ocupe de acel canal intern. Dacă într-o companie mai mică ar putea fi suficient un singur responsabil, într-o companie mai mare e posibil să trebuiască desemnate / angajate în acest scop mai multe persoane, în timp ce pentru alții soluția cea mai bună e externalizarea acestor responsabilități. Oricum ar fi, responsabilul trebuie desemnat la nivel formal și, să nu uităm, încărcarea fișei de post cu atribuții care uneori pot însemna ore considerabile de muncă în plus nu e soluția ideală conform legislației muncii (pentru început, dacă fișa postului înseamnă modificarea felului muncii, deja avem nevoie de un act adițional la contractul de muncă, semnat de ambele părți). 

Știu toți angajații cine e responsabilul desemnat? „Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil”, prevede legea.

Cu ce se ocupă, în mare, responsabilul și care sunt obligațiile principale care guvernează activitatea sa:

• tot ceea ce ține de primirea și înregistrarea și examinarea raportărilor de integritate: asta înseamnă că responsabilul trebuie să știe care sunt condițiile necesare pentru înregistrarea lor, să se ocupe de registrul electronic al raportărilor și de completarea tuturor datelor necesare; dacă, de exemplu, raportarea nu e trimisă în scris, pe cale electronică, ci printr-un apel telefonic sau un sistem de mesagerie vocală, atunci responsabilul să documenteze raportarea într-un fel sau altul - prin efectuarea unei înregistrări a conversaţiei într-o formă durabilă şi accesibilă, dacă avertizorul e de acord cu asta sau, dacă nu, prin transcrierea ei; în orice caz, responsabilul trebuie să treacă toate datele necesare în registru; toate formalitățile cerute de lege în privința primirii și înregistrării raportărilor sunt, practic, în grija responsabilului, care trebuie să cunoască foarte bine legea (de pildă, faptul că trebuie să confirme înregistrarea în maximum șapte zile calendaristice); totodată, responsabilul verifică dacă persoana care face raportarea poate fi avertizor în sensul legii, dacă poate exista riscul unor represalii; 
  
  
• responsabilul are obligația de a redirecționa raportarea, dacă competența revinei altei autorități;
   
• evidența raportărilor este foarte importantă (raportările trebuie păstrate cinci ani), companiile trebuind să aibă statistici cu privire la raportări; de evidență și aceste statistici se va ocupa tot responsabilul desemnat;
  
  
• responsabilul are obligația de a fi imparțial și independent în exercitarea atribuțiilor sale - asta înseamnă că acțiunile sale nu sunt supuse unei aprobări a unui superior ierarhic și că nu poate fi tras la răspundere disciplinară sau nu poate fi el însuși ținta unor represalii pentru îndeplinirea legală a atribuțiilor sale (primirea și înregistrarea unei raportări ce vizează directorul executiv, de pildă), atunci când responsabilul e chiar angajat al companiei; evident, există o răspundere pentru diverse fapte prin care se încalcă Legea avertizorilor - de pildă, este împiedicată raportarea, ceea ce poate atrage o amendă de până la 20.000 de lei pentru responsabil, neavând relevanță că e angajat sau un terț contractat;
  
  
• responsabilul are o obligație de confidențialitate în privința informațiilor cu care intră în contact - ideal, asta ar însemna remunerarea suplimentară a responsabilului; mai precis, responsabilul desemnat are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia;
  
  
• acțiuni subsecvente și soluționarea raportării: atunci când e nevoie, responsabilul trebuie să solicite motivat, autorităţilor, instituţiilor publice și oricăror altor entități publice/private documentele şi informaţiile necesare soluţionării raportării; de asemenea, reponsabilul trebuie să-l informeze pe avertizor în cel mult trei luni de la data confirmării de primire despre stadiul acțiunilor subsecvente luate de responsabil (cu alte cuvinte, trebuie să facă o scurtă dare de seamă pentru a-i spune avertizorului ce măsuri s-au luat de atunci); soluționarea raportării, la nivel formal, presupune întocmirea unui raport, urmând să-l informeze pe avertizor cu privire la soluționarea raportării sale, în termen de cinci zile de la finalizarea examinării.