avocatnet.ro 
Din discuțiile pe care le-am avut cu reprezentanții autorităților, înțelegerea mea este că, dacă un inspector vine într-o vizită de lucru și constată că pentru factura clasică nu s-a dedus TVA-ul, acesta nu va aplica o amendă. Acum, una este discuția și alta este ce spune legislația. Acesta este motivul pentru care am și spus explicit sancțiunea din legislație ce privește primirea și înregistrarea unei facturi clasice. Repet, dacă nu deduceți TVA-ul -- s-a discutat acest subiect de mai multe ori --, am înțeles că nu sunteți pasibil de amenda de 15%, cum o precizează legislația”, a explicat, la o conferință recent organizată de avocatnet.ro, Mirela Păunescu, Expert contabil și Consultant fiscal.
Specialista a vorbit și despre varianta în care, pe lângă factura clasică, firma înregistrează tranzacția împreună cu alte documente. În acest sens, s-a discutat despre un exemplu concret al unui salariat care se duce în deplasare și apoi cere decontarea cheltuielilor la angajatorul său.
„Alternativa este ca, ori de câte ori se poate, dacă tranzacția respectivă permite acest lucru, pe lângă factura clasică să însoțiți tranzacția și de un alt document. Să vă dau un exemplu. Un salariat care a plecat în deplasare, a stat la hotel, a primit o factură clasică și hotelierul, până la momentul în care omul vine să-și facă decontul, n-a emis factura electronică. Nu înregistrați în contabilitate factura clasică, ci înregistrați un decont de cheltuieli, înregistrați un ordin de deplasare însoțit de documente - interpuneți, să zic așa, un document în fața facturii clasice, astfel încât măcar să puteți deduce cheltuiala. Și, evident, având factura clasică și neavând factura electronică, nu deducem TVA-ul. Abia în momentul în care este emisă factura electronică pot să deduc TVA-ul.
Aici este important, în ceea ce privește deducerea amânată a TVA-ului, atunci când între factura clasică și factura electronică este o diferență de lună. La ce mă refer? Dacă salariatul a stat pe 12 august cazat, apoi vine și-mi aduce decontul pe 14 august, iar factura electronică este emisă pe 15 august, n-o să fac acest artificiu (adică să mă prefac că am primit o factură proformă și abia în momentul emiterii facturii electronice, pe 15 august, deduc TVA-ul). Dacă mie îmi vine omul cu documentele la decont (sau până la finalul lunii) și eu am factura clasică (datată cu o anumită dată), dar primesc și factura electronică, atunci voi înregistra factura clasică, să zic așa, cu drept de deducere, ca și când ar fi o factură obișnuită, tocmai pentru că ea este dublată de o factură electronică.
E important să tratez factura clasică ca și când ar fi o factură proformă atunci când, spre exemplu, salariatul meu a stat la un hotel în interes de serviciu și vine și-mi aduce decontul în luna august, iar hotelierul emite factura în octombrie - deci, am două perioade distincte (într-una am proforma, cum i-am zis, și câteva luni mai în colo am factura electronică). În această situație, este important să nu deduc TVA-ul când îmi aduce salariatul documentele, dacă acestea nu sunt însoțite de factura electronică - să am răbdare și să aștept până la momentul în care este emisă factura electronică”, a detaliat Mirela Păunescu.
În toată această discuție despre decontarea cheltuielilor din deplasările salariaților apare, desigur, și întrebarea legată de acordarea sau nu a banilor în cazurile în care lipsește factura electronică. Poate fi „penalizat” salariatul pentru că hotelul n-a emis (încă) factura electronică? Teoretic, nu. Salariatul trebuie să-și primească banii, iar angajatorul trebuie să aștepte emiterea facturii electronice:
„Am avut clienți care m-au întrebat ce să facă cu salariatul lor? Pentru că a fost plecat în delegație și a adus facturi, dar niciuna nu-i electronică. Oare să-i dea banii sau să nu-i dea banii înapoi? Mai ales în cazul în care societatea respectivă este o autoritate contractantă sau o instituție publică, această întrebare poate să fie importantă, pentru că pentru ele factura electronică e o obligație de mult timp (pentru autorități contractante, din iulie 2022). Răspunsul la această întrebare este că nu pot să-mi penalizez salariatul doar pentru că furnizorul n-a emis factura electronică.
Așa cum eu nu pot să mă duc peste furnizorul meu, n-am ce să fac, n-am cum să-l forțez să emită factura electronică, nici salariatul meu nu poate să se ducă la cel care i-a dat factura și să-l oblige să emită factura electronică. Trebuie să discut cu salariatul și să-i spun ce așteptări am de la el, ce documente aș prefera să-mi aducă la decont. Dar părerea mea este că e just, atâta timp cât este o achiziție legitimă, să-i returnez banii salariatului respectiv. Îi rambursez suma pe baza unui decont de cheltuieli și aștept până la momentul în care furnizorul emite factura electronică - moment în care pot și să deduc TVA-ul din factura respectivă.”
Din 1 iulie 2024, sistemul e-Factura a devenit complet obligatoriu pentru majoritatea contribuabililor, pentru relația B2B. Asta înseamnă că transmiterea facturii se face în termen de cinci zile calendaristice (nu lucrătoare, ca înainte de 1 iulie), iar exemplarul sigilat electronic de autorități este singurul considerat original.
Citește și:
- e-Factura: În cazul facturilor din deplasările salariaților, firmele trebuie să-și modifice procedurile interne;
- Deducerea TVA nu mai este posibilă dacă facturile din deplasări sunt emise pe numele salariaților sau administratorilor;
- e-Factura: Firmele care nu primesc facturile prin sistem vor putea notifica ANAF, care va lua măsuri în acest sens. E necesară o procedură separată.
ContSters79137