e-Factura: Instituțiile publice sunt obligate să transmită în sistem doar anumite facturi emise către companii

„Într-adevăr, de foarte multe ori sunt întrebată de ce nu avem în legislație obligații pe relația «government to government»? Altfel spus, o entitate care este autoritate contractantă și care vinde altei entități, la rândul ei entitate contractantă. Sau de ce nu avem reguli pentru tranzacțiile de tipul «government to business»? Acolo unde cumpărătorul este o societate comercială privată și cel care vinde este o autoritate contractantă sau o instituție publică sau un alt tip de entitate. Răspunsul la această întrebare -- De ce nu avem regulă? -- este că, dacă avem într-adevăr o activitate economică, dacă avem într-adevăr o tranzacție în sfera TVA, pe prima poziție întotdeauna este un «B» (de la business - n. red.). Altfel spus, atunci când o instituție publică sau o autoritate contractantă fac livrări de bunuri sau prestări de servicii, acele entități devin automat operatori economici în contextul definiției pe care OUG 120/2021 o dă acestei noțiuni de operator economic.

Într-adevăr, o instituție publică ce prestează servicii către o firmă privată este «B» în acea relație și nu există nicio excepție în legislație, astfel încât instituția publică să nu emită facturi electronice (fie că vorbim de o instituție publică, fie că vorbim de un alt tip de entitate care poate să fie autoritate contractantă). De exemplu, multe companii cu capital de stat, care nu sunt instituții publice, sunt autorități contractante la rândul lor, ele făcând facturi pentru operatori privați. În această situație, există într-adevăr obligația emiterii facturii electronice. Pe de altă parte, atunci când vorbim de instituții publice, trebuie să ținem cont că instituțiile publice pot să fie persoane impozabile mixte. Cu alte cuvinte, o parte din activitatea lor poate să nu fie asimilată unor prestări de servicii - poate să fie o parte din activitate neimpozabilă, iar altă parte din activitate poate să fie considerată activitate economică și, pe cale de consecință, acea autoritate contractantă sau acea instituție publică devine persoană impozabilă”, a precizat, la o conferință recent organizată de avocatnet.ro, Mirela Păunescu, Expert contabil și Consultant fiscal.

Un bun exemplu în acest sens este Oficiul Național al Registrului Comerțului, care a și clarificat public, de curând, situațiile în care are obligația de a folosi sistemul e-Factura. Pe scurt, ideea este că, pentru activitatea sa de bază, ONRC nu transmite facturi în e-Factura, astfel că nici profesioniștii nu trebuie să se aștepte să primească facturi prin sistem. Folosirea e-Factura devine obligatorie în privința activităților economice desfășurate de ONRC în afara domeniului său specific.

„Exemplul cel mai des întâlnit vizează, din experiența mea, ONRC, care facturează anumite servicii, dacă vorbim de prestări de servicii care nu intră în sarcina dedicată a ONRC - diverse servicii pe care le prestează către contribuabil, că sunt servicii de consultanță, că sunt servicii de multiplicare sau alte servicii. Pentru aceste servicii, ONRC este persoană impozabilă și, pe cale de consecință, trebuie să emită factura electronică și trebuie să o încarce în e-Factura. Iar dacă vorbim despre acea activitate care prin lege este încredințată ONRC și pentru care ONRC nu este persoană impozabilă, ONRC nu are obligația să emită factură - poate emite alte tipuri de documente, cum ar fi note de decont, chitanțe. De regulă, din câte țin minte, ONRC emite astfel de note de decont. Dacă ONRC ne emite o factură clasică pe e-mail, pe care o putem descărca în format PDF, de exemplu, și este o factură care vizează servicii diverse, dintre cele pe care le-am menționat, acea factură trebuie dublată de o factură electronică. Dacă ONRC nu ne dublează factura cu o factură electronică, o tratăm ca fiind proformă până la momentul în care primim factura electronică pentru serviciile respective”, a punctat specialista.

În fine, la conferință au fost aduse în discuție și situațiile în care instituțiile și autoritățile publice riscă sancționarea dacă nu folosesc sistemul e-Factura. Vorbim de chestiuni stabilite prin lege în cursul anului trecut.

„Mare atenție pe contractele B2G sau chiar B2IP (instituții publice - n. red.). Există obligația operatorului economic să emită factura electronică. Mai nou, există inclusiv sancțiuni care sunt puse în sarcina autorității contractante care face plata, într-un contract de achiziție publică, fără să existe factura electronică. Deci, atenție în cazul celor care lucrează pentru instituții publice sau autorități contractante. Ca să poată fi plătite, facturile primite de la operatorii economici trebuie să fie încărcate în Spațiul Privat Virtual, în e-Factura. Aici, însă, voiam să punctez că avem o excepție de care trebuie să ținem cont - nu se încarcă în sistemul e-Factura facturile care sunt aferente unor contracte clasificate. (...) În cazul în care autoritatea contractantă dispune plata fără să existe o factură electronică, se aplică două sancțiuni celui care a autorizat plata respectivă, în lipsa existenței unei facturi electronice, și anume o amendă, care poate merge de la 500 la 1.000 lei, respectiv persoana respectivă trebuie să returneze sumele care au fost plătite în lipsa facturii electronice, plus dobânzi și penalități de întârziere”, a mai spus Mirela Păunescu.