Ghid ANAF pentru e-Factura: Cum se folosesc codurile facturilor și categoriile de TVA

Ghidul ANAF, care poate fi consultat integral aici, este unul de natură tehnică și este dedicat utilizatorilor sistemului e-Factura. „Acest ghid prezintă tipurile de facturi utilizate în sistemul național de facturare electronică RO e-Factura. În plus, acesta oferă detalii despre codurile de TVA și regulile aplicabile facturilor în format electronic, conform legislației din România”, scriu autoritățile.

Codificarea facturilor

Codificarea tipurilor de facturi este esențială deoarece asigură conformitatea cu legislația fiscală, facilitează procesul de audit și raportare și îmbunătățește eficiența contabilă, potrivit documentului. Astfel, în sistemul e-Factura, facturile sunt codificate după cum urmează:

• Codul tipului facturii 380 - factură (commercial invoice): factura emisă pentru vânzări de bunuri și prestări de servicii. Acesta este codul utilizat pentru factura standard (livrare de bunuri/prestare de servicii), precum și pentru facturile de stornare legate de o factură inițială. Facturile de stornare emise cu codul 380 se emit întotdeauna cu semnul minus (cu excepția elementului din factură: prețului net al articolului (BT146), care se înregistrează întodeauna pozitiv). Ele trebuie să conțină referințe clare la factura inițială, incluzând elementele BT-25 („Referință factura precedentă”) și BT-26 („Data de emitere a facturii anterioare”). Este cel mai comun cod de facturare utilizat în cadrul sistemului e-Factura și îndeplinește roluri esențiale în evidența contabilă și fiscală a unei companii;
  
  
• Codul tipului facturii 381 - notă de creditare (credit note): utilizată pentru corectarea unei facturi inițiale (de exemplu, pentru returnări sau discounturi acordate ulterior). Utilizat pentru notele de credit, acest document modifică o factură inițială și are același regim juridic ca o factură (cod 380 cu semn negativ). Nota de credit reflectă faptul că o anumită sumă a fost creditată în contul cumpărătorului. Se pot ajusta, astfel, de exemplu, greșeli de facturare, retururi de bunuri defecte sau se pot reflecta acordări de discounturi valorice, ulterioare livrărilor de marfă sau oricărei situații prevăzute la art. 287, lit. a-c și e din Codul fiscal. La nivelul liniilor de factură, pentru nota de credit (cod 381) se utilizează întotdeauna valori cu semnul plus (pentru corectarea unei note de credit emise anterior, se va proceda la emiterea unei facturi cu semne pozitive, utilizând codul tipului de factură 380);
  
  
• Codul tipului facturii 384 - factură de corecție (corrective invoice): factura emisă pentru corectarea unei facturi inițiale conform art. 330 alin. 1 lit. b din Codul fiscal. Este o factură nouă, emisă pentru a rectifica o factură inițială care conține erori sau pentru a face ajustări ulterioare tranzacției inițiale, conform art. 330 alin. 1 lit. b din Codul fiscal. Pentru corecție, alternativ, companiile pot opta să utilizeze codurile 380 sau 381;
  
  
• Codul tipului facturii 389 - autofactură (self-billed invoice): factura emisă în numele și în contul furnizorului de către cumpărător sau în situațiile de autofacturare. Document utilizat pentru emiterea de facturi în numele și în contul furnizorului sau pentru emiterea unei autofacturi în cazul anumitor tipuri de operațiuni;
  
  
• Codul tipului facturii 751 - factură informativă în scopuri contabile (invoice information for accounting purposes): factura utilizată în scopuri contabile. Factura informativă în scop contabil este emisă în conformitate cu art. 319 alin. 10 lit. a-c și pentru situația prevăzută la art. 286 alin. 4 lit. e din Codul fiscal, utilizând pentru sistemul e-Factura codul 751. Este un document utilizat în scopuri contabile pentru a reflecta livrările pentru care există obligația de emitere a facturii la solicitarea beneficiarului, precum și pentru facturile de decontare a plăților efectuate în numele și în contul clientului.
  
  

Categoriile de TVA

Facturile electronice emise prin e-Factura trebuie să respecte codurile și cotele de TVA prevăzute de legislația în vigoare. Regulile de completare a elementelor facturii se aplică în funcție de categoriile de TVA și trebuie să includă detalii despre motivele scutirii, dacă este cazul. Codurile TVA sunt elemente esențiale și obligatorii pentru completarea corectă a facturilor. În acest sens, codurile categoriilor principale de TVA utilizate în sistem sunt:

• Categoria de TVA „S”: pentru operațiunile taxabile cu cota standard de TVA de 19%, respectiv cu cotele reduse de TVA de 9% sau 5%. Se aplică la majoritatea tranzacțiilor comerciale care intră sub incidența TVA. Cota de TVA (BT-152) trebuie să fie mai mare decât 0;
  
  
• Categoria de TVA „E”: pentru operațiuni scutite de la plata TVA, care nu sunt cuprinse în baza de impozitare a TVA sau în sfera de aplicare a TVA, conform clarificăriilor disponibile în secțiunea dedicată de pe site-ul www.anaf.ro. Cota de TVA (BT-152) trebuie să fie egală cu 0, iar elementele BT-120 (motivul scutirii) sau BT-121 (codul motivului scutirii) trebuie completate corespunzător. De exemplu, se pot utiliza codurile VATEX-EU-132-1A pentru scutirile specificate de legislația UE;
  
  
• Categoria de TVA „AE”: pentru operațiunile pentru care se aplică taxarea inversă, conform art. 331 din Codul Fiscal. Cota de TVA (BT-152) este egală cu 0, iar elementele BT-120 sau BT121 trebuie completate cu referințe legale specifice;
  
  
• Categoria de TVA „O”: pentru operațiuni efectuate de neplătitorii de TVA, conform Codului fiscal. Elementele BT-120 sau BT-121 se afișează, iar elementul BT-121 va fi completat cu valoarea VATEX-EU-O. Alternativ, în conformitate cu prevederile legale, motivul scutirii poate înscris în elementul BT-22 (comentarii în factură).

Documentul publicat de ANAF se mai referă și la dublarea facturilor în e-Factura, și la regulile generale de completare a facturilor.