Semnatura electronica se va putea folosi si pentru transmiterea online a REVISAL

Ministerul Muncii a dat posibilitatea, printr-un ordin emis recent, ca angajatorii care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, obtinut de la un furnizor de servicii de certificare in conditiile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, sa poata depune REVISAL-ul la adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia Muncii.

Ce reprezinta semnatura electronica extinsa?

Semnatura electronica reprezinta modalitatea prin care se asigura autenticitatea si integritatea datelor in forma electronica. Semnatura electronica extinsa este definita de Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

„Atunci cand este creata in conditiile Legii semnatura electronica extinsa este singura modalitate prin care un inscris in forma electronica poate fi asimilat cu inscrisul sub semnatura privata”, a declarat pentru AvocatNet.ro, Adrian Floarea, director CertSign (foto stanga).

Potrivit lui Adrian Floarea, pentru a avea implicit valoare legala, documentul electronic trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
i) I s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, care:
a. este legata in mod unic de semnatar;
b. asigura identificarea semnatarului;
c. este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
d. este legata de datele in forma electronica, la care se raporteaza in asa fel incat orice modificare ulterioara a acestora este identificabila;
ii) Semnatura electronica extinsa a fost creata utilizand un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat
iii) Semnatura electronica extinsa a fost generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice

"Astfel, semnatura electronica extinsa creata in conditiile legii poate da valoare legala documentelor electronice", puncteaza Floarea.

Cat costa semnatura electronica si ce valabilitate are?

Semnatura electronica extinsa este creata utilizand certificate digitale calificate. Valabilitatea unui certificat este de 1 an, conform Normei tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001.

„Utilizand un certificat digital pot fi create un numar nelimitat de semnaturi atata timp acesta este valid (nu a expirat si nu este revocat)”, spune Adrian Floarea.

Fiecare semnatura electronica este valabila o perioada nelimitata. Pentru a se asigura acest lucru este necesar ca semnatura electronica sa fie insotita de o marca temporala, care sa ateste momentul semnarii.

Pentru a crea semnaturi electronice in conditiile legii certificatul digital calificat trebuie sa fie stocat pe un dispozitiv criptografic (ex. Token USB, smart card, etc.), protejat printr-un cod PIN si aflat sub controlul exclusiv al titularului certificatului. Pretul unui certificat digital calificat si al dispozitivului criptografic este de 47 de Euro, fara TVA.

„Un certificat calificat nu poate fi emis fara a se utiliza un dispozitiv criptografic, Legea nr. 455/2001 nu permite acest lucru. Daca o persoana detine un dispozitiv criptografic poate sa il utilizeze pentru emiterea unui certificat nou. Asa se procedeaza la reinnoirea certificatelor, dupa un an. in acest caz pretul reinnoirii este mult mai mic, de 30 de Euro, fara TVA”, subliniaza directorul CertSign.

Cum verificam documentele semnate electronic?

Pentru verificarea documentului semnat electronic se utilizeaza programe care sa cunoasca tipul respectiv de semnatura.
De exemplu, pentru semnatura PDF utilizata de Ministerul Finantelor la depunerea declaratiilor fiscale on-line de catre contribuabili, orice aplicatie care poate citi fisiere PDF va asigura si verificarea semnaturii.

Pentru verificarea semnaturilor PKCS#7 furnizorii de servicii de certificare pot furniza aplicatii gratuite care sa realizeze acest lucru. Un exemplu este shellSAFE verify oferit de certSIGN aici.

Potrivit directorului CertSign, la verificarea unui document semnat electronic sunt avute in vedere doua aspecte:
a) Documentul nu a fost modificat dupa semnare (integritatea documentului). Programul care citeste documentul analizeaza semnatura. in cazul in care documentul a fost modificat programul semnaleaza acest lucru, semnatura fiind afisata ca invalida.
b) Identitatea persoanei care a semnat documentul (autenticitatea documentului). Aceasta verificare se realizeaza analizand daca:
• Certificatul digital a fost emis de un Furnizor de servicii de certificare de incredere
• Certificatul este in perioada de valabilitate si nu a fost revocat

Ce avantaje am daca semnez electronic documentele?

Semnatura electronica extinsa este singura modalitate prin care documentele electronice capata valoare legala.  „Astfel, ori de cate ori este necesar ca un document electronic sa fie opozabil in justitie este necesara utilizarea unei asemenea semnaturi, creata in conditiile legii”, a punctat Floarea.

In opinia acestuia, utilitatea documentelor electronice este evidenta. „Odata ce informatiile sunt create in mediul electronic este nenatural ca acestea sa fie transpuse pe hartie pentru a fi transmise catre destinatar. De exemplu, contabilitatea se tine in programe informatice. Pana la depunerea declaratiilor fiscale prin Internet acestea erau generate in format electronic dar erau tiparite, semnate, stampilate si se mergea la Administratia Financiara pentru a le depune.”

Statul este principalul catalizator al unor asemenea procese. Depunerea declaratiilor fiscale la ANAF, a REVISAL la ITM, utlizarea formularelor inteligente la ONRC sunt cateva exemple de utilziare a semnaturii electronice pentru documentele transmise instututiilor statului, spune Adrian Floarea.

„Cu siguranta administratiile locale vor accepta in curand depunerea documentelor in format electronic, este o evolutie normala din moment ce toti contribuabilii activi detin, in mod direct sau indirect, prin intermediul unui contabil autorizat, capacitatea de a semna electronic documente”, este de parere directorul CertSign.

Ce alte documente mai pot fi semnate electronic?

In afara de documentele transmise catre stat exista posibilitatea utilizarii semnaturii electronice pentru:
• Emiterea de facturi in format electronic. Metoda este utilizata de furnizorii majori de utilitati din Romania.
• Arhivarea electronica, in conformitate cu cerintele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in format electronic.
• Semnarea documentelor in relatia cu bancile
• Semnarea contractelor si, practic, a oricarui tip de documente care trebuie sa aiba valoare legala

Este nevoie de autorizare la ITM pentru transmiterea REVISAL in format electronic?

„Este normal ca inainte de a fi transmise orice fel de documente electronice catre institutiile statului sa existe o identificare si inregistrare a persoanelor care le transmit precum si o asociere a acestora cu fiecare contribuabil”, spune directorul CertSign.

Potrivit acestuia, modalitatea de inregistrare poate sa difere de la o institutie la alta. ANAF a formalizat acest lucru pentru a evita aparitia unor litigii legate dedreptul unei persoane de a depune declaratii in numele unui contribuabil.

„In cazul ITM, in momentul in care accepta primirea documentelor in format electronic trebuie creata o procedura asemanatoare de inregistrare a utilizatorilor”, conchide Floarea.