Reminder: Noile reguli de contabilitate in partida simpla au intrat in vigoare. PFA le pot aplica deja

Ordinul MFP nr. 170/2015, care a intrat in vigoare pe 1 martie, pune in aplicare modificarile la Legea contabilitatii nr. 82/1991 care stabilesc ca persoanele fizice pot sa opteze pentru conducerea contabilitatii in partida dubla.

Astfel, recentul ordin defineste persoanele fizice ca fiind cele care platesc impozit pe venit si al caror venit net anual este determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, fiind obtinut din: 

• activitati independente,
• cedarea folosintei bunurilor,
• activitati agricole, silvicultura si piscicultura.

Prin venituri din activitati independente se intelege venituri din:

• activitati economice (persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale si intreprinderi familiale),
• profesii libere (medici, avocati, notari, auditori financiari, consultanti fiscali, experti contabili, arhitecti si alte profesii reglementate),
• drepturi de proprietate intelectuala (in conditiile in care opteaza pentru determinarea venitului net in sistem real).

Avand in vedere aceste aspecte, persoanele fizice, adica persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale, medicii, avocatii, notarii etc., sunt obligate in baza Ordinului MFP nr. 170/2015 sa conduca contabilitatea in partida simpla la fel ca si pana acum sau pot sa opteze pentru contabilitatea in partida dubla. Exceptie de la aceasta regula fac doar persoanele in al caror act normativ de infiintare exista prevederi exprese privind tinerea contabilitatii in partida simpla.

De la contabilitatea simpla la cea dubla: Ce trebuie sa faca PFA?

Conform dispozitiilor care au intrat in vigoare pe 1 martie, PFA care conduc evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla pot trece la contabilitatea in partida dubla de la inceputul exercitiului financiar ulterior celui in care au decis aceasta trecere.

Persoanele fizice infiintate dupa 1 martie pot opta pentru tinerea contabilitatii in partida dubla de la data infiintarii acestora. 

De asemenea, persoanele fizice care opteaza pentru conducerea contabilitatii in partida dubla organizeaza si conduc contabilitatea proprie in baza reglementarilor contabile in vigoare, aplicabile operatorilor economici, pana la nivel de balanta de verificare, insa nu intocmesc situatii financiare anuale. Evidenta contabila astfel tinuta trebuie sa permita determinarea informatiilor necesare pentru indeplinirea obligatiilor prevazute de legislatia in vigoare, se mentioneaza in ordinul MFP.

Cei care opteaza pentru contabilitatea in partida dubla intocmesc Registrul-jurnal si Registrul-inventar.

Mai mult decat atat, PFA preiau, pe baza inventarului si a informatiilor privind creantele si datoriile, ca solduri initiale, la inceputul exercitiului financiar pentru care au optat sa treaca la conducerea contabilitatii in partida dubla, sumele din documentele intocmite pentru tinerea contabilitatii in partida simpla, respectiv din: Registrul-inventar, Registrul-jurnal de incasari si plati, fisa mijlocului fix, extras de cont si alte documente, se arata in noile prevederi.

Potrivit actului normativ in vigoare de duminica, deschiderea conturilor de imobilizari, stocuri, creante, disponibilitati banesti si datorii, in vederea preluarii in contabilitatea in partida dubla a acestor elemente, se efectueaza cu ajutorul contului 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor". Prin exceptie de la functiunea acestui cont prevazuta in reglementarile aplicabile operatorilor economici, la trecerea de la contabilitatea in partida simpla la contabilitatea in partida dubla se efectueaza urmatoarele inregistrari:

• in creditul contului 455 "Sume datorate actionarilor/ asociatilor" se inregistreaza soldurile conturilor de natura activelor (imobilizari, stocuri, creante, disponibilitati banesti);
• in debitul contului 455 "Sume datorate actionarilor/ asociatilor" se inregistreaza soldurile conturilor de natura datoriilor.

Diferenta dintre valoarea activelor si valoarea datoriilor din contul 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor" se reflecta in soldul acestuia, astfel:

• sold creditor - cand valoarea activelor este mai mare decat valoarea datoriilor;
• sold debitor - cand valoarea activelor este mai mica decat valoarea datoriilor.

Numarul de formulare utilizate pentru contabilitatea in partida simpla se reduce

Pe langa prevederile privind posibilitatea ca PFA sa conduca contabilitatea in partida dubla, Ordinul MFP nr. 170/2015 aduce o serie de noutati si in ceea ce priveste contabilitatea in partida simpla, inlocuind Ordinul MFP nr. 1040/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice.

Astfel, noile dispozitii reduc numarul de formulare utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla, de la 15 la 10. Concret, Nomenclatorul registrelor si formularelor financiar-contabile cuprinde:

• Registrul-jurnal de incasari si plati;
• Registrul-inventar;
• Fisa mijlocului fix;
• Factura;
• Aviz de insotire a marfii;
• Lista de inventariere;
• Chitanta;
• Chitanta pentru operatiuni;
• Dispozitia de plata/incasare catre casierie;
• Statul de salarii.

Pe noua lista nu se mai regases bonul de consum, fisa de magazie, lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), chitanta pentru operatiuni in valuta, Registrul de casa (in valuta), borderourile de achizitie, jurnalul privind operatiuni diverse, fisa pentru operatiuni diverse, documentul cumulativ. In schimb au fost introduse factura, avizul de insotire a marfii, chitanta, chitanta pentru operatiuni, dispozitia de plata/incasare catre casierie, statul de salarii.

Totusi, recentele reglementari stabiles ca, in functie de necesitati, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza si alte formulare financiar contabile prevazute in Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008, precum si in alte acte normative.

Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar nu mai trebuie parafate de ANAF

Ordinul care a intrat in vigoare pe 1 martie elimina obligatia parafarii Registrului-jurnal de incasari si plati si a Registrului-inventar la ANAF.

In plus, structura celor doua documente se modifica. Astfel, normele de intocmire si utilizare a Registrului-jurnal de incasari si plati cuprinde, spre deosebire de cele anterioare, continutul incasarilor si continutul platilor aferente operatiunilor desfasurate.

Mai exact, incasarile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprinde:

• sumele incasate din desfasurarea activitatii;
• aporturile in numerar si prin conturi bancare facute la inceperea activitatii ori in cursul desfasurarii acesteia;
• sumele primite sub forma de credite bancare sau de alte imprumuturi;
• sumele primite ca despagubiri;
• sumele primite sub forma de sponsorizari, mecenat sau donatii;
• sumele primite reprezentand forme de sprijin cu destinatie speciala din fonduri externe nerambursabile (subventii);
• alte sume incasate (de exemplu restituiri de impozite, taxe si penalitati).

In ceea ce priveste platile, acestea contin:

• platile efectuate in cadrul activitatii desfasurate in scopul realizarii de venituri;
• sumele reprezentand restituirea aporturilor in numerar si prin conturi bancare;
• sumele reprezentand rambursarea de credite bancare sau de alte imprumutiri;
• alte plati efecutate (de exemplu penalitati, amenzi platite).

Totodata, este introdusa posibilitatea ca Registrul inventar sa se poata completa prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate dupa natura lor, se precizeaza in prevederile recent publicate in Monitorul Oficial.

Pana acum, documentul se completa prin inscrierea tuturor elementelor patrimoniale inventariate.

Mai mult decat atat, formularul Registrul-inventar se simplifica, prin mentinerea a 3 coloane din cele 10 cuprinse in vechile reglementari, respectiv numar curent, denumirea elementelor inventariate si valoarea de inventar.

Documentele justificative cuprind si codul de inregistrare fiscala

Documentele justificative care se evidentiaza in contabilitatea in partida simpla angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit si trebuie sa contina ca element principal si codul de inregistarea fiscala atunci cand este cazul, lucru care nu era prevazut in vechea legislatie. In aceste conditii, documentele justificative trebui sa cuprinda din 1 martie urmatoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei care intocmeste documentul;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• codul de inregistrare fiscala (cand este cazul);
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate; numele, prenumele si semnatura persoanei care a intocmit documentul, dupa caz;
• alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Totodata, noile dispozitii stabilesc ca persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla nu intocmescsituatii financiare anuale.

In acelasi timp, elementele patrimoniale se evidentiaza in contabilitate la valoarea de intrare, respectiv la cost de achizitie, de productie sau la pretul pietei, in baza documentelor justificative care atesta dobandirea acestora

Aceleasi reguli prevad ca operatiunile efectuate in valuta se evidentiaza in contabilitate in moneda nationala, utilizandu-se cursul de schimb valutar de la data efectuarii operatiunii, adica cel comunicat de Banca Nationala a Romaniei, din ultima zi bancara anterioara operatiunii, disponibil ca informatie la momentul efectuarii operatiunii (incasare, plata, emitere de documente). Sumele aferente operatiunilor in valuta se inregistreaza in Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) in lei, cu mentionarea in coloana de explicatii a valorii in valuta.

In legislatia anterioara se mentiona ca evidenta contabila in partida simpla a operatiunilor efectuate in valuta se tinez atat in moneda nationala, cat si in valuta.

De asemenea, termenul legal de pastrare a documentelor justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla se reduce de la 10 la 5 ani, cu exceptia statelor de salarii care vor fi pastrate 50 de ani.

In ceea ce priveste arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile, aceasta se realizeaza cu respectarea conditiilor prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiarcontabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008.