Declarația 394: Ce obligații apar în plus și ce impact vor avea pentru firme?

Un prim exemplu pentru a înțelege complexitatea noii declarații 394 este obligația de raportare a tuturor achizițiilor și vânzărilor de telefoane, microprocesoare, console de jocuri, tablete și laptopuri, indiferent de valoarea acestora.
 
Aproape orice firmă a vândut măcar o dată un telefon sau un laptop uzate angajaților. Fiind vorba de persoane fizice, înscrierea acestor livrări înseamnă completarea datelor referitoare la adresă (localitate, stradă, număr, bloc, apartament etc.), dacă nu se declară codul numeric personal (CNP). Așadar, observăm că, în ciuda anunțului că se renunță la CNP, sunt solicitate alte informații foarte detaliate și care impun eforturi suplimentare pentru a fi extrase din softul informatic.
 
Principala concluzie este că va crește riscul de apariție a unor erori, care au ca efect încadrarea societății în categoria de risc fiscal ridicat și expunerea acesteia la controale.
 
În același timp, costurile de administrare vor fi mai mari întrucât va fi necesară adaptarea sistemelor informatice și contabile ale companiilor pentru raportarea unor informații complexe și detaliate.

Care sunt riscurile care pot apărea din cauza complexității declarației?

• pot apărea mai multe erori din cauza volumului mare de informații;
• este posibil ca tranzacțiile raportate să nu se regăsească în declarațiile clienților/furnizorilor;
• tranzacțiile cu persoane neplătitoare de TVA (achizițiile de la persoanele fizice autorizate, de exemplu) vor putea fi detectate doar printr-o simplă analiză a declarațiilor 394 depuse;
• repetitivitatea și valoarea achizițiilor de la persoane neplătitoare ar putea însemna încadrarea într-o categorie de risc fiscal;
• furnizorii, în general, trebuie să fie minuțios verificați (din punct de vedere al valabilității codului de TVA, activității/inactivității fiscale, aplicarea ori nu a sistemului de TVA la încasare etc.).

În referatul de aprobare al formularului, Agenţia Naţională de Administrare Fiscală explica faptul că „datele colectate prin intermediul formularului propus vor contribui la îmbunătățirea activității de analiză de risc”.

Ce noutăți aduce forma actualizată a declaraţiei 394

Principala noutate și singura îmbunătățire față de ce era prevăzut anterior este că declaraţia 394 se va depune începând cu 1 iulie, în loc de 1 aprilie, fiind totodată eliminată obligația de a face declarații retroactive pentru perioada de la începutul anului.
 
O altă modificare este că, până la 31 decembrie, vânzările către persoane fizice se vor declara detaliat doar dacă valoarea individuală a facturilor este mai mare de 10.000 de lei. Rețineți, însă, că după 1 ianuarie 2017 se vor declara detaliat toate facturile emise către persoane fizice, indiferent de valoare.
 
O altă noutate este că CNP a devenit opțional pentru livrările către persoane fizice. Însă, dacă nu se completează CNP, trebuie detaliată adresa, cu multe câmpuri obligatorii (țara, județ/sector, localitate, stradă, număr, apartament etc.). În opinia noastră, efortul este cel puțin la fel de mare, chiar dacă autoritățile spun că au introdus o măsură de simplificare.
 
Apar și obligații de declarare în plus față de versiunea anterioară a declaraţiei 394. Astfel, în ceea ce privește raportarea tuturor achizițiilor și vânzărilor de telefoane, microprocesoare, console de jocuri, tablete și laptopuri, observăm că vor fi dificil de declarat microprocesoarele pentru că sunt greu de identificat de către un contabil prin facturile de achiziții, atunci când se cumpără un calculator ori un echipament pe componente, de exemplu.
 
Probleme în plus de raportare vor fi în privința tranzacțiilor intracomunitare și cu țări terțe. În acest caz, nu se vor mai declara toate operațiunile, așa cum era prevăzut în vechiul formular, ci doar cele care nu sunt declarate prin formularul 390 pentru cele intracomunitare, ori cu declarație vamală pentru tranzacțiile cu țări terțe. Acolo unde softul nu generează automat declarația 390, considerăm că va fi greu de identificat de către acesta dacă operațiunea respectivă este sau nu în declarația 390 sau este import cu declarație vamală de import.
 
O altă situație complicată vizează toți distribuitorii care au acorduri cu lanțurile de magazine prin care acestea facturează discounturi, bonusuri etc. în numele lor pentru că vor avea obligația de a declara detaliat seriile și numerele de facturi emise de beneficiar în numele furnizorului, pe fiecare cod de astfel de beneficiar.

Ce se declară în declaraţia 394 

În declaraţia 394 se declară toate achizițiile și vânzările efectuate atât cu persoane înregistrate în scopuri de TVA, cât și cu cele neînregistrate, din România ori din afara ţării, raportarea fiind efectuată detaliat, pe fiecare cod/număr de înregistrare fiscală ori cod numeric personal/adresă. În plus, mai trebuie declarate și:

• plaja de facturi utilizate într-o anumită lună, numărul și seria facturilor stornate ori anulate și numărul și seria autofacturilor; prin facturi stornate ce trebuie raportate se înțeleg acele facturi a căror valoare totală este negativă, adică pot fi și facturi de discount care nu înseamnă facturi stornate;
• sunt introduse secțiuni noi privind operațiunile efectuate cu persoane neînregistrate în scopuri de TVA din România, respectiv operațiuni cu persoane impozabile nestabilite în România, neînregistrate și care nu sunt obligate să se înregistreze în scopuri de TVA în România, stabilite în alte state membre, respectiv în afară UE;
• pentru achizițiile efectuate de la persoane neînregistrate în scopuri de TVA, pe lângă numărul de facturi și valoarea acestora, se vor completa și detalii privind natura achizițiilor, grupate în: cereale și plante tehnice, deșeuri feroase și neferoase, masă lemnoasă, clădiri, terenuri, alte bunuri, servicii;
• se raportează defalcat operațiunile pentru care s-au emis facturi simplificate sau bonuri fiscale;
• în cazul în care pentru perioada respectivă s-a depus decont de TVA cu opțiune de rambursare, trebuie să se detalieze natura operațiunilor efectuate în perioada din care provine TVA de rambursat;
• în situația în care în perioada de raportare s-au desfășurat activități cuprinse într-o listă ce poate fi actualizată oricând, pentru fiecare activitate din lista desfășurată trebuie să se completeze valoarea livrărilor și valoarea TVA, defalcate pe cote de TVA. În lista actuală sunt cuprinse: cofetărie și produse de patiserie, spălătorie auto, comerț cu amănuntul al carburanților, al florilor, plantelor și semințelor, al animalelor de companie și a hranei pentru acestea, transporturi cu taxiuri, hoteluri, pensiuni turistice, restaurante, baruri, activități de curățenie, ale centrelor de fitness, activități de coafură și înfrumusețare, servicii de pompe funebre. Astfel, un contribuabil care desfășoară două sau mai multe activități, va trebui să țină evidența vânzărilor separat, pentru fiecare dintre ele.

Atenţie! Nu uitaţi că noua declaraţie 394 se va depune începând cu data de 1 iulie.