Casele de marcat electronice: Cum le vei putea înscrie în viitorul Registru de evidenţă a aparatelor

Obligativitatea utilizării de aparate de marcat cu jurnal electronic de către operatorii economici şi eliminarea aparatelor de marcat cu rolă jurnal este cuprinsă în Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 91/2014 şi a fost aprobată de autorităţi în condiţiile în care, în prezent, România este singura ţară din Uniunea Europeană în care încă se mai folosesc case de marcat cu role de hârtie, şi nu unele cu jurnal electronic.

În acest context, MFP a publicat recent, în dezbatere publică, un proiect de act normativ care prevede, printre altele, înfiinţarea unui Registru național de evidență a aparatelor de marcat electronice fiscale, care va permite practic identificarea şi monitorizarea în timp real a fiecărei case de marcat cu jurnal electronic.

Mai precis, este vorba despre Proiectul de Hotărâre de Guvern pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 479/2003, document potrivit căruia vor fi luate în evidenţă, cu ajutorul registrului menţionat, toate casele de marcat instalate în județele ţării și în sectoarele municipiului București.

„Înregistrarea aparatelor de marcat electronice fiscale se va desfășura etapizat: pre și post-operaționalizare a formei electronice a Registrului”, se arată în proiectul de act normativ al Fiscului.

Concret, registrul amintit va permite identificarea fiecărui aparat de marcat electronic fiscal, toate casele de marcat urmând să fie conectate la un sistem de supraveghere și monitorizare, pentru transmiterea datelor fiscale către sistemul informatic al ANAF

În plus, registrul va permite accesul în timp real la fiecare aparat de marcat electronic fiscal și istoricul său, corelate cu locația și identitatea operatorului economic, care livrează legal bunuri cu amănuntul și/sau prestează legal servicii direct către populație. Forma electronică a Registrului va cuprinde, printre altele, informații despre datele de identificare a aparatului de marcat electronic fiscal (numărul unic de identificare generat aleatoriu de către sistemul informatic, elementele de identificare a certificatului digital instalat pe fiecare aparat de marcat și seria de fabricație a aparatului de marcat).

De asemenea, în registru vor apărea și datele de localizare a casei de marcat, adică adresa completă a locului de depozitare/ instalare/ intervenție și coordonantele GPS corespunzătoare, respectiv datele despre starea aparatului de marcat (activ, inactiv, furat, dispărut, distrus, exportat etc.).

Notă: Toate informaţiile cuprinse în Registrul de evidenţă a noilor aparate apar într-un alt proiect de act normativ lansat recent de MFP, despre care AvocatNet.ro a scris aici.

Cum să înscrii casa de marcat în Registrul de evidenţă

Potrivit documentului citat, Registrul de evidență a aparatelor de marcat electronice fiscale va fi gestionat de direcţiile regionale ale finanţelor publice. Astfel, firmele vor solicita instituţiei Fiscului în a cărei zonă teritorială se află aparatul, printr-o cerere, atribuirea unui număr de ordine din registru. De altfel, o astfel de cerere va fi însoţită de o serie de documente, după cum urmează:

• copia facturii şi a documentului de plată care atestă achiziţionarea aparatului de marcat electronic fiscal, copia contractului de vânzare-cumpărare cu plata în rate sau, după caz, copia contractului de leasing financiar încheiat cu clauză expresă privind asumarea obligaţiei părţilor că la expirarea contractului de leasing se transferă utilizatorului dreptul de proprietate asupra aparatului;
• copia procesului-verbal de sigilare a memoriei fiscale şi a aparatului de marcat electronic fiscal;
• declaraţia pe propria răspundere a utilizatorului privind adresa de la locul unde va fi instalat aparatul de marcat electronic fiscal sau, după caz, declaraţia privind desfăşurarea activităţii în regim ambulant ori în regim de taxi, însoțită de certificatul constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerțului, privind deschiderea punctului de lucru;
• declaraţia pe propria răspundere a utilizatorului privind numărul de înmatriculare al autovehiculului pe care se va instala aparatul de marcat electronic fiscal, însoţită de copia autorizaţiei taxi, în cazul activităţii de taximetrie

Odată depusă cererea, organul fiscal va avea la dispoziţie cinci zile pentru a comunica operatorului economic numărul de ordine atribuit pentru fiecare aparat. 

Notă: Un model al cererii de atribuire a numărului de ordine din Registrul de evidenţă a aparatelor de marcat electronice găsiţi în fişierul ataşat acestui articol. 

În ceea ce priveşte conectarea la distanţă între aparatele de marcat electronice fiscale şi sistemul informatic, proiectul de act normativ al MFP stabileşte că aceasta se va realiza la începutul activităţii zilnice prin orice tip de conexiune la internet, folosindu-se un canal de comunicaţie criptat de tip https cu protocol TLS/SSL. În situaţia în care aparatul de marcat electronic fiscal nu va transmite informaţii către sistemul informatic pentru un interval de maximum zece minute, canalul de comunicaţie se va restabili automat.

Totodată, în cazul în care aparatul de marcat electronic fiscal va trebui să emită, în același timp, un bon fiscal și să transmită informații către sistemul informatic, va prima activitatea de emitere a bonului fiscal. Concret, prin conexiunea stabilită, aparatele de marcat electronice fiscale vor transmite:

• datele din bonul fiscal, în timp real, online;
• datele din jurnalul electronic, zilnic;
• zilnic, în momentul generării, datele din raportul fiscal de închidere zilnică;
• datele din „bonul fiscal de test” emis la instalarea aparatului de marcat electronic fiscal;
• la momentul reconectării, informații referitoare la ora de pornire/ oprire a aparatului de marcat electronic fiscal, ora încetării funcționării etc. 

Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească noile case de marcat

Pe lângă dispoziţiile prezentate anterior, noile modificări propuse de reprezentanţii Fiscului vizează şi stabilirea condițiilor tehnice pe care trebuie să le îndeplinească aparatele de marcat electronice fiscale dotate cu jurnal electronic, pentru a putea fi supuse autorizării.

De altfel, proiectul de act normativ lansat de MFP descrie aparatele de marcat electronice fiscale dotate cu jurnal electronic ca fiind case de marcat ce au un hardware dedicat ce integrează un modul fiscal controlat de un program unic pentru a permite una sau mai multe interfeţe pentru comunicaţie sau salvare externă. Totodată, pentru a putea fi supuse autorizării, noile case de marcat trebuie să îndeplinească mai multe condiţii tehnice, astfel:

• să conţină o memorie fiscală unic inscriptibilă tip (E)PROM sau tip OTP;
• să conţină un dispozitiv de comunicație externă care permite conectarea într-un sistem informatic, folosind un canal public de comunicaţie pe baza unui protocol TLS/SSL;
• să conţină un modul criptografic în conformitate cu standardul FIPS 140-2 Level 2 care să stocheze un certificat digital intern X.509.V3 cu lungimea cheii RSA de cel puţin 2048 biţi, instalat de către producătorul aparatului de marcat;
• să permită înlocuirea certificatului digital prin descărcarea unui certificat emis de o Autoritate de Certificare a ANAF;
• să permită interpretarea profilurilor furnizate de sistemul informatic cu privire la o serie de parametrii cum ar fi: produse/ servicii și/s au categorie de produse/ servicii, ritmicitate, perioadă;
• să permită actualizarea/modificarea profilurilor furnizate de sistemul informatic, iar cerințele cuprinse de acestea vor putea fi schimbate de către ANAF, în funcție de necesitățile identificate;
• să permită primirea, interpretarea și crearea de fișiere în format XML pentru definirea profilurilor transmise.

Alte propuneri ale Finanţelor

Prin intermediul proiectul de hotărâre lansat zilele trecute, reprezentanţii din MFP mai propun, printre altele, eliminarea obligației contribuabilului de a solicita și obține de la organul fiscal certificatul de atestare fiscală, în vederea obținerii autorizației de distribuție a aparatelor de marcat electronice fiscale.

Astfel, certificatul de atestare fiscală va fi solicitat, de îndată ce noile prevederi vor intra în vigoare, de către direcţia de specialitate din cadrul MFP cu atribuţii de management al domeniilor reglementate specific. 

Totodată, potrivit aceluiaşi document, termenul de valabilitate a autorizaţiei de distribuţie a aparatelor de marcat electronice fiscale va fi majorat la cinci ani, faţă de doi sau trei ani, aşa cum este în prezent. De asemenea, cu 60 de zile înainte de expirarea termenului de valabilitate a autorizaţiei, distribuitorii autorizaţi care doresc continuarea activităţii vor putea solicita reautorizarea, prin depunerea unei cereri la organul fiscal competent, însoţită de câteva documente.

În altă ordine de idei, OUG nr. 91/2014 a modificat şi conţinutul bonului fiscal. Concret, pe bonul fiscal va fi introdus ca element obligatoriu, pentru aparatele cu jurnal electronic, codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului, la cererea acestuia. Această modificare are în vedere corelarea cu legislaţia privind Codul fiscal, respectiv prevederile pentru deducerea TVA care poate fi justificată cu bonurile fiscale care îndeplinesc condiţiile unei facturi simplificate.

Termenele de la care firmele sunt obligate să utilizeze noile case de marcat

Aşa cum am precizat la începutul articolului, obligativitatea utilizării de aparate de marcat cu jurnal electronic de către operatorii economici şi eliminarea aparatelor de marcat cu rolă jurnal a fost introdusă în legislaţia românească prin intermediul OUG nr. 91/2014. Totuşi, pentru a acorda comercianţilor timpul necesar adaptării la noile reglementări, Executivul a decis anul trecut să amâne, cu şase luni, momentul de la care operatorii economici vor fi obligaţi să utilizeze noile case de marcat. Concret, potrivit OUG nr. 57/2015, care a modificat prevederile OUG nr. 91/2014, dotarea operatorilor economici cu case de marcat cu jurnal electronic se va face treptat, după cum urmează:

• operatorii economici care au calitatea de mari contribuabili vor fi obligaţi să utilizeze numai case de marcat cu jurnal electronic începând cu 1 aprilie 2017;
• contribuabilii mijlocii vor utiliza, la rândul lor, numai case de marcat cu jurnal electronic de la 1 iulie 2017;
• contribuabilii mici vor avea aceeaşi obligaţie începând cu 1 noiembrie 2017.

Totodată, comercializarea aparatelor de marcat electronice fiscale cu rolă jurnal va fi strict interzisă de la 1 ianuarie 2017. De altfel, conform normelor în vigoare, nerespectarea acestei prevederi constituie contravenţie şi se va sancţiona cu o amendă de 3.000 de lei.

"Această înlocuire etapizată va permite atât importatorilor, producătorilor şi distribuitorilor să-şi lichideze stocurile de modele vechi şi să obţină avizul tehnic favorabil şi autorizaţia de distribuţie pentru noile modele cât şi utilizatorilor să-şi achiziţioneze în timp noile aparate, fără pierderi financiare şi fără perturbarea activităţii comerciale", a transmis MFP recent.

Notă: Firmele care nu vor respecta termenele stabilite pentru înlocuirea vechilor case de marcat cu unele noi vor risca amenzi de 9.000 de lei. Aveţi detalii aici. 

Atenţie! Prevederile cuprinse în proiectul de act normativ lansat de MFP nu se aplică momentan. Pentru a intra în vigoare, documentul trebuie adoptat de Guvern şi publicat în Monitorul Oficial.