Cum să întocmești un cash flow în doar zece pași, chiar dacă nu ești contabil

Informația cuprinsă într-o astfel de analiză are o importanță deosebit de ridicată asupra proprietarilor de afaceri, a conducerii unei societăți, a directorilor de departamente. Mai mult, persoanele interesate de analiza cash flow-ului nu se limitează la persoanele din interiorul societății:

• investitorii iau decizia de a investi într-o nouă afacere, pe baza capacității acelei afaceri de a genera profit;
• creditorii oferă capital, însă solicită rambursarea sa la timp, împreună cu dobânda cuvenită.

Așa cum tu ai nevoie de apă pentru a supraviețui, tot așa o afacere are nevoie de fluxuri de numerar pozitive, constante și predictibile pentru a exista.

Ce este, de fapt, un cash flow

Cash flow sau fluxul de numerar, numit adesea și flux de trezorerie, reprezintă diferența dintre încasările și ieșirile de numerar ale unei societăți sau ale unui proiect, pe o perioadă de timp analizată, care poate fi de o săptămână, o lună, un trimestru, un an sau mai mult. De cele mai multe ori, această perioadă este egală cu cea a unui exercițiu financiar complet.

Pentru a înțelege pe deplin mecanismele economice și financiare din cadrul unei companii, am prezentat în articolul de mai jos zece pași pentru întocmirea corectă a unei analize a fluxului de numerar la nivelul unei societăți sau la nivelul unui proiect.

1. Alocă suficient timp să înțelegi cum funcționează afacerea pentru care vrei să scrii un cash flow

Înainte de a începe prezentarea etapelor, trebuie menționat faptul că, pentru a reuși să întocmești un flux de numerar corect și complet, trebuie să înțelegi în amănunt felul în care afacerea analizată funcționează. Întocmirea fluxului de numerar este doar partea finală, la care vei ajunge abia după ce colectezi informații diversificate:

• informații despre numărul de angajați, salariile plătite și planurile societății de a crea noi locuri de muncă în viitor;
• informații tehnice despre capacitatea de producție, necesarul de echipamente noi, frecvența reparațiilor și valoarea lor;
• informații financiare despre investițiile planificate, rambursarea unor credite existente, termenele contractuale privind încasarea și plata;
• informații contabile despre formarea prețului de vânzare, discounturi acordate etc. 

2. Orice cash flow are doar trei părți

Analiza fluxului de numerar conține trei părți:

• activitatea investițională privește intenția societății de a face investiții noi, achiziționând bunuri și echipamente, realizând construcții, plătind pentru soluții software etc.;
• activitatea financiară se referă la procurarea resurselor de bani necesare realizării investițiilor: împrumuturi de la asociați, credite bancare, surse proprii sau fonduri nerambursabile;
• activitatea de exploatare (operațională) desfășurată de către societate în paralel cu realizarea investiției. Dacă analizăm un start-up, societatea nu va avea activitate operațională până la data la care investiția este finalizată.

Aceste trei părți sunt conectate, rezultatul uneia dintre ele având un impact asupra disponibilului de numerar al societății.

3. Pe ce durată trebuie realizat un cash flow

Durata de prognoză a fluxului de numerar diferă, iar datele sunt cu atât mai precise cu cât durata analizată este mai scurtă. În cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile, se solicită o analiză diferențiată a fluxului de numerar.

Pentru perioada de implementare, în care investiția este realizată, se solicită un cash flow lunar. Analiza fluxului de numerar este realizată, de obicei, pentru perioade de:

• șase luni, în cazul proiectelor naționale;
• între unu și trei ani, în cazul proiectelor finanțate din fonduri europene.

Pentru perioda de monitorizare, în care societatea este obligată să își mențină investiția:

• trei ani, în cazul proiectelor naționale;
• cinci, șapte, sau chiar zece ani, în cazul proiectelor finanțate din fonduri europene.

Notă: Pentru ușurința discuției, vom analiza în cele ce urmează cazul unui flux de numerar pentru o perioadă de un an.

4. Construiește-ți un chestionar pentru colectarea datelor

Solicită informații despre activitatea curentă a societății, pe baza unui chestionar construit de tine.

Construiește-ți propriul chestionar pentru colectarea datelor privind activitatea desfășurată de către societatea analizată. Pune pe o listă toate departamentele funcționale ale unei întreprinderi și construiește întrebările de o manieră simplă și clară. Cu cât obții informații mai clare, cu atât vei înțelege felul în care funcționează afacerea respectivă. Multe informații pot fi extrase din evidența contabilă a societății, astfel că este necesar să prezinți o listă cu documentele de care ai nevoie:

• bilanț și cont de profit și pierdere;
• balanțele de verificare pentru utimele luni de activitate;
• ștatul de plată pentru angajații societății;
• lista mijloacelor fixe;
• contracte de închiriere, de întreținere, de asigurare etc.

5. Solicită informații despre intențiile societății pentru perioada viitoare

Are societatea intenția de a face investiții? Cu siguranță da, pentru că în acest articol discutăm cazul unui proiect finanțat din fonduri nerambursabile. Cum estimează societatea că va evolua piața de desfacere pentru produsele și serviciile sale, concurența actuală și viitoare?

Aceste informații pot fi extrase din următoarele documente, pe care va trebui să le soliciți întreprinderii:

• bugetul de venituri și cheltuieli pentru perioada următoare;
• planul de investiții;
• ofertele financiare ale echipamentelor, pentru a stabili valoarea investiției;
• ofertele tehnice ale echipamentelor, pentru a stabili capacitatea de producție viitoare, consumurile energetice etc.;
• necesarul de personal.

6. Completează mai întâi fluxul de numerar pentru activitatea de investiții

Mai sus în acest articol, am spus că un cash flow are trei părți: activitatea de investiții, activitatea financiară și activitatea operațională. Îți recomand să începi mai întâi completarea fluxului de numerar pentru activitatea de investiții:

• care sunt investițiile necesare și care este valoarea acestora?
• în ce momente se vor face plățile către furnizori?
• investiția se va realiza într-o lună sau este necesară o defalcare pe o perioadă de timp mai mare?

Atenție! Fiind vorba de întocmirea fluxului de numerar, nu uita să adaugi TVA pentru estimările pe care le faci.  

După ce ai terminat de completat investiția, vei observa că fluxul de numerar este negativ. Este normal să fie așa, întrucât, până în acest moment, nu ai luat în calcul nicio sursă de încasări.

7. Completează fluxul de numerar pentru activitatea financiară

Din ce surse va realiza societatea investiția pe care și-a propus-o? Nu sunt foarte multe variante de răspuns la această întrebare, iar în practică sunt întâlnite frecvent aceste patru situații care generează încasările din activitatea financiară:

• societatea dispune de un sold precedent al perioadelor anterioare care va acoperi total sau parțial necesarul de finanțare;
• societatea va beneficia de un aport al asociaților sau va împrumuta sumele de bani necesare de la acționari;
• societatea va contracta un credit bancar;
• societatea realizează investiția în cadrul unui proiect finanțat din fonduri europene sau naționale și va fi beneficiara unui ajutor financiar nerambursabil.

De cele mai multe ori, societatea utilizează un mix al celor patru soluții de finanțare.

Dacă am amintit de încasările din activitatea financiară, iată mai jos câteva exemple de ieșiri de numerar:

• plățile de dobânzi la creditele contracate;
• rambursările creditelor contractate;
• rambursările împrumuturilor obținute de la acționari.

8. Completează fluxul de numerar al activității operaționale

Dacă firma este nou-înființată, vei trece foarte repede peste acest pas, întrucât societatea nu va avea activitate până la momentul în care investiția este realizată.

Dacă societatea pe care o analizezi a desfășurat în trecut activitate economică, atunci această secțiune va fi completată cu încasările și plățile pe care acea activitate le generează. După realizarea investiției, vei adăuga la aceste date și încasările și plățile generate de proiectul tău.

Veniturile operaționale (sau din exploatare) sunt:

• prestarea de servicii către clienții societății;
• vânzarea de mărfuri și produse;
• realizarea de lucrări.

La fel ca mai sus, nu uita să iei în calcul TVA-ul, dacă societatea este plătitoare de TVA.

Plățile generate de activitatea de exploatare sunt, de exemplu:

• pentru furnizori, pentru materii prime și materiale;
• pentru utilități;
• pentru chiria halei de producție, sau a biroului;
• pentru salarii și contribuții sociale;
• impozite și taxe datorate bugetului;
• publicitate și reclamă.

În funcție de specificul activității analizate, aceste cheltuieli pot fi foarte numeroase. De obicei, un formular de cash flow grupează aceste cheltuieli pe categorii:

• cheltuieli cu terții;
• plăți pentru salarii și contribuții sociale;
• cheltuieli administrative.

Și în această secțiune trebuie să ții cont de TVA, cu mențiunea că aici vei întâlni anumite cheltuieli ce nu comportă această taxă, cum ar fi salariile, contribuțiile sociale sau impozitele.

Cheltuielile cu amortizarea nu sunt luate în calcul la întocmirea cash flow-ului. Amortizarea nu este o cheltuială ce presupune ieșiri de lichidități din societate, fiind o modalitate prin care societatea își poate constitui sursele financiare necesare înlocuirii viitoare a mijloacelor fixe, la sfârșitul perioadei normale de funcționare.

9. Corelează estimările de încasări și plăți cu momentele în care ele vor fi realizate fizic

Ține cont de faptul că, într-o analiză de cash flow, este foarte important momentul în care societatea obține încasări și momentul în care societatea face plăți.

Spre exemplu, dacă societatea achiziționează materii prime cu plata negociată la trei luni, ieșirile de numerar nu vor fi evidențiate la momentul semnării contractului sau la momentul livrării, ci la momentul plății efective. Același raționament este valabil și în cazul intrărilor de numerar din vânzarea de bunuri, prestarea de servicii etc.

10. Urmărește soldul și ajusează valorile

Nu este admisibil ca o societate să înregistreze disponibil de numerar negativ la sfârșitul perioadei: zi, săptămână, lună, trimestru, an etc. Un disponibil negativ ar însemna faptul că societate nu are, în acea perioadă, suficiente resurse financiare pentru a acoperi plățile curente. Dacă o astfel de situație intervine, va trebui să redefinești ipotezele de lucru:

• societatea va fi nevoită să contracteze creditul necesar investiției mai devreme;
• societatea va apela la o linie de finanțare care să îi acopere nevoile de numerar pentru anumite perioade de timp.

Tocmai de aceea este necesară cunoașterea în amănunt a afacerii analizate: preluarea unor ipoteze greșite privind capacitatea de vânzare, prețurile de comercializare, dar și cheltuielile suportate de către societate va altera grav fluxul de numerar prognozat.