Trei sfaturi de care să ții cont în caz că firma ta va fi controlată de autorități în 2017

În ultimul timp am scris în mai multe rânduri despre controalele pe care autoritățile le vor desfășura în cursul anului 2017 la firme. În cadrul articolelor respective am făcut estimări cu privire la categoriile de companii ce ar putea fi verificate și perioadele în care sunt șanse mari ca acest lucru să se întâmple, dar ne-am concentrat și pe aspectele ce ar putea fi controlate.

De aceea, cele trei sfaturi pentru firme sunt bazate, în principal, pe informațiile obținute în documentarea articolelor despre controale. Acestea pot fi utile pentru orice firmă, în vederea pregătirii pentru vizitele autorităților.

Sfaturile detaliate în articolul de față se referă la:

• monitorizarea și îmbunătățirea continuă a condițiilor în care lucrează salariații;
• acordarea unei importanțe deosebite la întocmirea documentelor firmei;
• vigilența ridicată în perioadele din an în care cresc șansele ca inspectorii să vină în control.

1. Să acorzi o atenție deosebită condițiilor de muncă

Condițiile în care lucrează salariații unei firme trebuie să fie în acord cu legislația în vigoare. Astfel, dăm peste unul dintre principalele scopuri urmărite de reprezentanții Inspecției Muncii: protecția la locul de muncă.

Verificările efectuate de autorități pot viza, de exemplu, protecția salariatelor gravide sau care tocmai au revenit la muncă după ce au născut. În măsura în care mamele sau viitoarele mame și-au anunțat angajatorul despre starea lor, acesta este obligat să prevină expunerea lor la riscuri ce le pot afecta sănătatea și securitatea. Totodată, persoanele respective nu trebuie să fie constrânse să desfășoare o muncă ce poate fi dăunătoare sănătății sau stării lor de graviditate ori copilului nou-născut.

Dacă vorbim despre angajații care desfășoară zilnic o muncă de birou, în fața calculatorului, atunci firmele trebuie să acorde o atenție deosebită riscurilor pentru vedere, problemelor fizice și solicitării mentale. Mai exact, se face referire la pauze periodice în activitatea în fața monitoarelor, examinarea regulată a vederii (la oftalmolog) și poate chiar furnizarea de dispozitive speciale pentru corecția vederii. De asemenea, firmele trebuie să respecte și anumite reguli ce țin de echipament (ecran, tastatură, masă, scaun) sau de mediul de lucru (spațiul, iluminarea, zgomotul, căldura, radiațiile)

Alt aspect ce se află în vizorul autorităților este protecția salariaților în perioadele din an în care afară se înregistrează temperaturi ridicate extreme (peste +37° Celsius sau, corelate cu condiții de umiditate mare, temperaturi ce pot fi echivalate cu acest nivel) sau temperaturi scăzute extreme (sub -20° Celsius sau, corelate cu condiții de vânt intens, temperaturi ce pot fi echivalate cu acest nivel). În asemenea situații, angajatorii trebuie să asigure ventilația la locul de muncă, să acorde câte doi-patru litri de apă fiecărei persoane, să asigure echipament de protecție sau dușuri, respectiv să acorde între jumătate de litru și un litru de ceai fierbinte fiecărei persoane, să dea pauze în spații cu microclimat sau să asigure echipament de protecție.

Ca reguli generale de securitate și sănătate în muncă, firmelor li se impune, printre altele, prin intermediul legislației în vigoare, evitarea riscurilor, evaluarea riscurilor inevitabile, adaptarea muncii la om, adaptarea la progresul tehnic și înlocuirea a ceea ce este periculos cu ceea ce nu este periculos (sau cu ceea ce este mai puțin periculos).

2. Să ai actele în regulă

Deoarece combaterea evaziunii și a fraudelor este principala țintă a inspectorilor Fiscului, un control al acestora poate viza, înainte de orice altceva, folosirea caselor de marcat fiscalizate, emiterea de bonuri fiscale și facturi pentru bunuri și servicii, precum și respectarea obligațiilor fiscale (depunerea declarațiilor și situațiilor financiare, plata impozitelor și taxelor). De asemenea, mai pot fi cerute în mod special actele ce atestă proveniența bunurilor comercializate.

De obicei, dacă vin inspectorii de muncă în control, aceștia vor face verificări și pentru a vedea dacă salariații sunt angajați în mod legal (adică au contract individual de muncă încheiat, iar informațiile de bază din acesta sunt transmise prin Revisal). Combaterea muncii la negru este principalul obiectiv al Inspecției Muncii, la care se încadrează mai nou și lucrul în timpul suspendării contractului individual. De exemplu, în construcții, restaurante și cluburi, unde munca sezonieră este o obișnuință, există șanse mari să fie desfășurate controale oficiale pentru verificarea îndeplinirii formelor legale la angajare.

În cazul barurilor, cluburilor, discotecilor și spațiilor pentru evenimente, inspectorii pentru situații de urgență pot veni să vadă, înainte de toate, dacă există autorizare pentru securitatea la incendiu. Cu alte cuvinte, dacă firmei nu-i pasă de siguranța propriilor salariați și de cea a clienților, autoritățile sunt îndreptățite să dea sancțiuni, printre care se numără și închiderea temporară.

Alte categorii de companii ce pot fi verificate sunt cele ce intră în vizorul inspectorilor sanitari. Mai exact, aceștia pot veni la orice firmă ce se ocupă într-un fel sau altul de producția, depozitarea, transportarea și comercializarea produselor alimentare. Într-o asemenea situație, autoritățile verifică autorizarea sanitar-veterinară a spațiilor folosite în activitate, dar și existența documentelor de proveniență a mărfurilor.

Dacă o firmă se ocupă de transporturi rutiere, fie ele de mărfuri, fie ele de persoane, pot fi așteptate controale ale inspectorilor rutieri sau chiar și ale inspectorilor sanitari. În acest caz, trebuie să existe documente de provenință pentru marfa transportată și, în anumite cazuri, chiar și autorizarea sanitar-veterinară pentru desfășurarea acestei activități. În același timp, mai poate fi verificată concordanța dintre documentele de transport și mărfurile transportate.

3. Fii atent în anumite perioade ale anului

Perioadele în care există creșteri în vânzările de bunuri și prestarea de servicii sunt luate în colimator de mai toate autoritățile. În esență, e vorba de sărbătorile majore, minivacanțe sau sezonul estival.

Inspectorii sanitari pot apărea, în orice perioadă în care se anunță creșterea numărului de turiști în stațiunile din toată țara, la orice fel de firmă care are vreo legătură cu producția, procesarea, transportarea, depozitarea și comercializarea alimentelor către cetățeni. Astfel, este vorba atât de târguri de animale, piețe agroalimentare și supermarketuri, cât și de restaurante, pensiuni și terase. Tot în perioadele și în localitățile în care se estimează creșterea numărului de turiști sunt șanse destul de bune să apară inspectorii Fiscului, pentru a identifica persoanele ce nu respectă obligațiile de a folosi case de marcat și de a emite bonuri fiscale.

Începând cu luna a doua a primăverii și terminând cu luna a doua a toamnei, interval în care activitățile în construcții cunosc o intensificare, este posibilă apariția inspectorilor de muncă. La fel se poate întâmpla, începând din mai și până în septembrie, în cazul hotelurilor, restaurantelor, teraselor, cluburilor și discotecilor. Asta deoarece munca sezonieră implică de obicei creșterea numărului de persoane ce lucrează fără forme legale. Inspectorii muncii mai pot apărea, de asemenea, în toiul verii sau în toiul iernii, pentru a vedea dacă salariații ce lucrează în aer liber beneficiază de măsuri adecvate de protecție în zilele cu temperaturi ridicate/scăzute extreme.

În ceea ce privește transporturile rutiere de mărfuri și persoane, reprezentanții Inspectoratului de Stat pentru Controlul în Transportul Rutier pot opri șoferii în trafic în orice perioadă a anului. Totodată, mai ales în preajma sărbătorilor pascale sau de iarnă, inspectorii sanitari pot face verificări la transporturile de animale sau de alimente.

Dacă este vorba de securitatea la incendiu, firmele ar trebui să știe că inspectorii pentru situații de urgență vin de obicei în control înainte de perioadele în care crește numărul de turiști. De exemplu, acest lucru este posibil în perioada decembrie-februarie (în stațiunile montane) sau în perioada iunie-august (în stațiunile de pe litoral), la unitățile de turism și agrement. De asemenea, inspectorii mai pot veni în control și înaintea diverselor minivacanțe, cum ar fi cea de Ziua Muncii, sau sărbători religioase majore, cum ar fi Paștele.

Notă: Toate articolele în care am scris despre controalele la firme desfășurate în 2017 pot fi găsite aici.