Întocmirea situațiilor financiare pe 2016: Erori frecvente și cum să le eviți

Printre entitățile obligate prin lege să întocmească situații financiare anuale și să le depună la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice (MFP) se numără și societățile comerciale, cele care trebuie să transmită bilanțurile pentru 2016 în cel mult 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar (31 decembrie 2016 în cazul nostru).

Prin urmare, firmele trebuie să depună situațiile până cel târziu pe 30 mai 2017, iar cuprinsul documentelor diferă în funcție de mărimea entității care le depune. Concret, judecând după mărime, firmele sunt grupate în trei mari categorii: microentități, entități mici și entități mijlocii și mari, așa cum vom arăta în a doua parte a articolului.

Înainte de a expune greșelile frecente la realizarea situațiilor financiare, vom aminti câteva aspecte cărora contribuabilii trebuie să le acorde atenție suplimentară. Potrivit lui Cosmin Preda, senior tax consultant la Viboal Findex, firmele trebuie să aibă grijă, în primul rând, la întocmirea conformă a notelor explicative, obligatorie în cazul entităților mici, mijlocii și mari. 

"Deși nu aș numi neapărat acest lucru ca fiind o greșeală, majoritatea persoanelor de obicei nu acordă o importanță destul de mare întocmirii notelor explicative și se mulțumesc cu oferirea informațiilor de bază", a atras atenția expertul contactat de redacția noastră. 

Reglementările contabile enumeră și rolul notelor explicative. Concret, acesta este de a:

• prezenta informaţii despre reglementările contabile care au stat la baza întocmirii situaţiilor financiare anuale şi despre politicile contabile folosite;
• oferi informaţii suplimentare care nu sunt prezentate în bilanţ, contul de profit şi pierdere şi, după caz, în situaţia modificărilor capitalurilor proprii şi/sau situaţia fluxurilor de numerar, dar sunt relevante pentru înţelegerea oricărora dintre acestea.

Cele mai frecvente greșeli pe care le fac contribuabilii

Revenind la greșelile pe care contribuabilii le fac la întocmirea situațiilor financiare, sursa citată a amintit, în primul rând, de cele de încadrare, cum e încadrarea eronată a conturilor contabile în categoriile bilanțiere.

Pentru a înțelege mai bine, Cosmin Preda ne-a oferit exemplul contului 4091 “Furnizori-debitori pentru cumpărări de bunuri de natura stocurilor”, cel care se încadrează în categoria “Stocuri”. Cu toate acestea, există destule situații în care acest cont este preluat în categoria de “Creanțe”.

"Acest aspect se datorează faptului că contul 4091 a fost la un moment dat încadrat în categoria <<Creanțe>>, dar ulterior a fost considerat ca fiind aferent categoriei <<Stocuri>>”, explică tax senior managerul de la Viboal Findex. 

Mai departe, în topul greșelilor pe care le fac firmele ce întocmesc bilanțurile anuale regăsim clasificarea activelor/ datoriilor în active pe termen scurt și active/ datorii pe termen lung, situație întâlnită atât la leasinguri, împrumuturi acordate/ primite, garanții plătite/ încasate, creanțe/ datorii de la furnizori. Practic, încadrarea incorectă a acestora duce la un calcul eronat al indicatorilor bilanțieri “Active circulante nete/ Datorii curente nete”, respectiv “Total active minus datorii curente”.

"Spre exemplu, dacă o companie are împrumuturi de 1.000.000 de RON, care sunt plătibile într-o perioadă mai mare de un an, dar în bilanț le trece la datorii pe termen scurt, această încadrare va afecta în mod direct indicatorii privind lichiditatea companiei, care de regulă presupun raportarea activelor circulante la datoriile pe termen scurt", a precizat expertul pe care l-am contactat.

Potrivit aceleiași surse, o încadrare eronată de acest gen ar putea fi interpretată de un potențial investitor ca fiind un semn că societatea nu ar putea prezenta încredere din punct de vedere al solvabilității, întrucât datoriile curente existente deja pun o mare presiune pe lichiditățile companiei, putând duce la oportunități de colaborare ratate.

"În concluzie, trebuie utilizate toate informațiile disponibile (scadențare, evidență contabilă, contracte), pentru încadrarea datoriilor/ creanțelor pe perioade mai mici de un an și mai mari de un an", a explicat Cosmin Preda. 

În continuare, acolo unde există solduri care prezintă componenta atât pe datorie, cât și pe creanță, există riscul ca un contribuabil să declare doar soldul net, ca și creanță/datorie. 

"Ca și exemple uzuale, menționăm în primul rând cazul contului 473 <<Decontări din operații în curs de clarificare>>. Acest cont poate conține atât operațiuni care în mod normal ar presupune debitarea unui cont care încă nu a fost stabilit, caz în care ar avea sold debitor, cât și operațiuni care presupun creditarea unui cont care încă nu a fost stabilit, caz în care ar avea sold creditor. În multe cazuri se preia direct soldul care rezultă din diferența rulajelor, fie creditor sau debitor și se trece ca atare", a atenționat expertul contabil. 

Un alt exemplu concret oferit de Cosmin Preda este cel al contului în care se înregistrează datoriile către fondul de concedii medicale: "În practică, creanțele aferente concediilor medicale de recuperat de la FNUASS (Fondul Național Unic al Asigurărilor de Sănătate, n. red.) se înregistrează pe debitul contului, iar obligația de plată lunară se înregistrează pe credit. Deși sunt două solduri distincte, în practică se preia de obicei soldul net".

Pentru evitarea unei asemenea erori, specialiștii recomandă studierea balanței în format analitic - de obicei, contul de datorie pentru concedii medicale are alt analitic față de contul în care se înregistrează creanța față de FNUASS, cât și ca la momentul întocmirii situațiilor financiare să se acorde atenție acestor conturi bifuncționale.

Tot la capitalul greșeli întâlnite frecvent în practică se numără și neefectuarea corelațiilor între formularul F10 și datele din formularul F30. În mare parte, creanțele la valoarea brută se declară și în formularul F30, care prezintă o defalcare a sumelor care în formularul F10 sunt prezentate într-un format mai grupat.

Totodată, o corelație directă se realizează și între literele D “Datorii: Sumele care trebuie plătite într-o perioadă de până la un an” + G “Datorii: Sumele care trebuie plătite într-o perioadă mai mare de un an” si formularul F30. Practic, suma datoriilor prezentate în formularul F30 trebuie să fie egală cu suma datoriilor prezentate la literele D si G din formularul F10.

În fine, Cosmin Preda a amintit și de completarea incorectă a formularului F30: "De regulă, secțiunile lăsate necompletate (această decizie poate interveni și datorită limitărilor programului de contabilitate) sunt cele aferente împărțirii furnizorilor pe vechime, plăților efectuate către nerezidenți, clienților restanți", a încheiat sursa citată. 

Cuprinsul situațiilor financiare în funcție de mărimea entității

Potrivit lui Cosmin Preda, situațiile financiare pe care le depun microentitățile trebuie să conțină următoarele documente: 

• bilanțul microentității;
• raportul administratorilor;
• hotărârea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile, aprobată de către asociații/ administratorii societății;
• declarația scrisă de asumare a răspunderii pentru întocmirea situațiilor financiare anuale, dată în conformitate cu prevederile articolului 30 din Legea contabilității.

Totodată, este important să amintim că firmele încadrate în categoria microîntreprinderilor nu au obligaţia elaborării notelor explicative la situaţiile financiare anuale, însă trebuie să prezinte informații despre:

• politicile contabile adoptate;
• valoarea totală a oricăror angajamente financiare, garanții sau active și datorii contingente neincluse în bilanț, indicând natura și forma oricărei garanții reale care a fost acordată;
• suma avansurilor și creditelor acordate membrilor organelor de administrație, de conducere și de supraveghere;
• informații cu privire la propriile acțiuni.

În ceea ce privește situațiile financiare întocmite de entitățile mici, acestea vor conține:

• bilanțul entității mici;
• note explicative;
• raportul administratorilor;
• hotărârea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile, aprobată de către asociații/ administratorii societății;
• declarația scrisă de asumare a răspunderii pentru întocmirea situațiilor financiare anuale.

Așadar, entitățile mici trebuie să întocmească situații financiare anuale care să cuprindă, pe lângă bilanțul prescurtat și contul de profit și pierdere, și notele explicative. Acestea vor fi însoţite de formularul „Date informative” şi formularul „Situaţia activelor imobilizate”. Opțional, aceste firme pot să întocmească și situația modificărilor capitalului propriu și/ sau situația fluxurilor de trezorerie.

Atenție! Potrivit normelor în vigoare, situaţiile financiare anuale ale entităţilor mici şi microentităţilor se verifică, după caz, de către cenzori.

Cât despre situațiile financiare specifice firmelor încadrate în categoria entităților mijlocii și mari, acestea vor conține, potrivit specialistului contactat de redacția noastră, următoarele:

• bilanțul entității mari sau mijlocii, după caz;
• situația fluxurilor de trezorerie;
• situația modificării capitalurilor proprii;
• notele explicative;
• raportul auditorilor financiari;
• raportul administratorilor;
• propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile;
• declarația scrisă de asumare a răspunderii pentru întocmirea situațiilor financiare anuale. 

Totodată, legislația în vigoare, respectiv Ordinul MFP nr. 1.802/2014, obligă entitățile mijlocii și mari să își auditeze situațiile financiare: "Un aspect interesant de menționat ar fi faptul că, în cazul în care societatea are obligația de a întocmi situații financiare pentru entități mijlocii și mari, atunci ea este automat obligată să realizeze și auditarea situațiilor financiare", ne-a precizat Cosmin Preda.

Astfel, situațiile financiare ale acestor entități trebuie auditate de unul sau mai mulţi auditori statutari sau firme de audit, însă obligația auditării intervine și în cazul firmelor care, la data bilanțului, depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele criterii:

• totalul activelor: 16.000.000 de lei;
• cifra de afaceri netă: 32.000.000 de lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50.

Totuși, în cazul acestora, obligația de auditare se aplică atunci când acestea depăşesc limitele respective în două exerciţii financiare consecutive. Mai multe detalii despre firmele obligate să-și auditeze situațiile financiare găsiți aici, în timp ce de aici aflați ce conține raportul de audit și cine îl semnează, printre altele. 

Notă: Situațiile financiare anuale trebuie depuse mai repede, adică până marți, de către anumite entități, respectiv asociațiile, fundațiile și celelalte entități fără scop patrimonial - detalii, aici. În altă ordine de idei, bilanțurile pentru 2016 trebuie să fie semnate de persoanele abilitate potrivit legii și de către administratorul sau persoana care are obligaţia gestionării entităţii. Informații suplimentare pot fi găsite aici.