Activitate Anisoara Iordache

Nu exista o lege care sa stipuleze un termen de pastrare ptr. registrul de intrare- iesire a corespondentei (caci banuiesc ca despre acesta este vorba).
Daca nu aveti nomenclator la nivel de unitate, atunci trebuie sa stiti ca din experienta mea anterioara, ptr. aceste doc. a fost stabilit un termen de pastrare de 10 ani.
Trebuie sa se intocmeasca un nomeclator pe departamente/genuri de documente/termene de pastrare si dvs trebuie sa propuneti o perioada de pastrare pe care o considerati suficienta. Ulterior, mergeti cu acest nomenclator la Arhivele Nationale si ei va aproba termenele propuse, sau mai fac unele modificari acolo unde considera necesar.

Termenul de pastrare al acestor documente trebuie sa fie prevazut in nomenclatorul societatii.
De regula, aceste declaratii primesc un T.P. in nomenclator de 10 ani. Ultimul cuvant il au cei de la Arhivele Nationale care trebuie sa va aprobe acest nomenclator si implicit si termenele de pastrare prevazute in el pe departamente/genuri de documente/termene de pastrare.

Dosarele de personale se pastreaza ptr. o perioada de 70 de ani si se realizeaza cate un dosar ptr. fiecare angajat in parte
Un dosar de personal, trebuie sa cuprinda documente incepand de la oferta de angajare, copie carte de identitate, contractul de munca, acte aditionale, documentele de studii necesare ocuparii postului respectiv, daca s-au facut instruiri ale angajatului respectiv, nota de lichidare si alte documente specifice, dupa caz.
Statele de salarii se pastreaza ptr. o perioada de 50 de ani.
Concediile de odihna si cele medicale se pastreaza de regula 10 ani.
La nivelul societatii dvs ar trebui sa aveti intocmit un nomenclator unde sa apara pe departamente toate documentele pe care le creati, urmate de termenele de pastrare agreate. Ptr. unele documente exista termene de pastrare deja stabilite, pentru altele se stabilesc termene in functie de necesitatea doc. respective. (ptr. mai multe detalii, cititi Legea 16/1996 si Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente).

Depinde foarte mult de genul documentelor:
1. daca vorbim despre doc. financiar-contabile, atunci mare parte dintre acestea deja au termenul de pastrare expirat si puteti sa le selectionati (distrugeti) pe cele cu T.P. de 10 pana la anul 2006 (inclusiv), iar pe cele cu T.P. de 5 ani pana la anul 2011 inclusiv. Pentru a le putea distruge, trebuie sa le inventariati si apoi sa mergeti la Arhivele Nationale de pe raza carora va aflati. Acestea se pot distruge in baza prev. Legii Contabilitatii.
2. sunt anumite documente ale firmei care trebuie sa fie pastrare Permanent, cum ar fi: Actul constitutiv, Certificat de inreg. la Reg. Comertului, Reg. Unic de Control etc. desi firma se desfiinteaza, acestea nu se pot distruge. Cf. prev. legale in vigoare, aceste doc. ar trebui sa fie preluate de Arhivele Nationale. Momentan ele nu mai au spatiu in depozite, astfel incat mai ramane varianta incheierii unui ctr. cu o firma de arhivare care sa le pastreze contra cost.
3. Statele de salarii se pastreaza 50 de ani, iar dosarele de personal 70 de ani.

Dupa ce a trecut perioada de pastrare legala a documentelor, se intocmeste o lucrare de selectionare cu care va trebui sa mergeti la Arhivele Nationale de pe raza carora va aflati. Ei sunt cei care aproba distrugerea documentelor.
In Bucuresti, Arhivele Nationale au serviciu pentru fiecare sector in parte si in fiecare oras resedinta de judet.
Acesta lucrare se selectionare este formata din adresa, inventarele pentru documentele permanente pe care le aveti si de inventarele documentelor pe care le distrugeti.
Nu le puteti arunca pru si simplu, pentru ca in acest fel ati incalca legea. Vezi Instructiuni privind activitatea la creatorii de arhiva si Legea 16/1996 republicata a Arhivelor Nationale si acolo aveti exemple si de documentele care trebuie sa fie intocmite