Suntem o asociatie de proprietari recent infiintata. Am elaborat o cerere de oferta pe care am trimis-o la mai multe firme de administrare pt servicii de administrare tehnica, servicii de contabilitate si de casierie. Am ales oferta cea mai buna dar....avem probleme din cauza clauzelor din proiectul de contract primit de la firma selectata. Respectivul proiect de contract (pe o durata initiala de 1 an de zile ) a fost analizat in Comitetul Executiv care a ajuns la concluzia ca interesele asociatiei nu sunt suficient protejate (in special datorita inexistentei vreunei clauze referitoare la polita de asigurare profesionala si, respectiv, la garantiile materiale ce ar trebui constituite de firma de administratre ) si, drept urmare, a fost de acord cu urmatoarele modificari si adaugiri la proiectul de contract propuse de mine:
“2.3. In termen de 10 (zece) zile de la expirarea contractului Administratorul are obligatia sa predea Comitetului Executiv al Asociatiei, pe baza de proces–verbal (vezi Anexa 1) , toate documentele aferente serviciilor de administrare tehnica, de contabilitate si de casierie prestate in perioada iulie 2010 – iulie 2011, inclusiv dosarul cu documente (facturi furnizori utilitati, alte facturi, contracte cu furnizori servicii reparatii, lista de calcul a intretinerii pe fiecare scara, etc ) ce atesta inchiderea lunii iunie 2011, precum si facturile si alte documente aferente perioadei 01-20 iulie 2011.
2.4. Pe baza procesului-verbal de predare–primire, inclusiv a dosarului cu documente (facturi furnizori utilitati, alte facturi, contracte cu furnizori servicii reparatii, lista de calcul a intretinerii pe fiecare scara, etc ) ce atesta inchiderea lunii iunie 2011, precum si facturile si alte documente aferente perioadei 01-20 iulie 2011, Comitetul Executiv al Asociatiei va propune Adunarii Generale a Asociatiei aprobarea descărcării de gestiune a Administratorului pentru activitatea aferenta perioadei contractului , respectiv, iulie 2010 – iunie 2011.
In desfaurarea activitatii de administrare a Asociatiei, Administratorul va respecta urmatoarea legislatie:
-Legea 230 /2007 privind înfiinţarea organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari;
-HG 1588 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 230 -2007;
-Ordinul MEF nr. 1.969 din 2007 privind aprobarea Reglementarilor contabile pentru persoanele juridice fara scop patrimonial;
-Toate celelalte reglementari legale existente aplicabile asociatiilor de proprietari;
-Toate reglementarile ce vor fi emise in viitor de Guvernul Romaniei, Ministerul Economiei si Finantelor si de celelalte autoritati din Romania.
Eventualele erori datorate nerespectarii de catre Administrator a legislatiei in vigoare, care vor genera prejudcii pentru Asociatie precum si amenzi / penalizari aplicate de organele de control Asociatiei, vor fi suportate exclusiv de Administrator
Activitatile de administrare tehnica, de contabilitate si de casierie ale Administratorului vor fi evaluate la sfarsitul fiecarui trimestru in cadrul unor sedinte comune la care vor participa presedintele si membrii comitetului executiv al Asociatiei precum si reprezentantii Adminitratorului. In cazul unor erori repetate depistate de conducerea si/sau cenzorul Asociatiei pe parcursul unui trimestru, contractul va putea fi reziliat de Asociatie in termen de 30 zile.
Obligatii Administrator
E. Intocmirea si actualizarea, cu avizul Presedintelui Asociatiei, a bugetului de venituri si cheltuieli, a fondului de rulment, a fondul de reparatii (inclusiv a devizelor de costuri aferente reparatiilor intocmite pe baza inspectiilor /verificarilor efectuate de personalul Administratorului; devizele respective vor fi intocmite pe baza a 3 oferte solicitate si primite de Adminitrator de la firme specializate)
F. Intocmirea si pastrarea evidentelor contabile si a registrelor asociatiei de proprietari specifice activitatilor de contabilitate si casierie (managementului financiar) in conformitate cu legislatia in vigoare aplicabila aociatiilor de proprietari (Legea 230 /2007 privind înfiinţarea organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari, HG 1588 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 230/2007 si Ordinul Ministrului Economiei si Finantelor nr. 1.969/2007, etc); In activitatea sa de administrare tehnica, contabila si de casierie, Administratorul va urmari si implementa orice modificari sau noutati legislative aplicabile asociatiilor de proprietari.
6.2 In vederea contractarii unor lucrari cu tertii, Administratorul va aduce la cunostinta Presedintelui Asociatiei cel putin trei oferte, Asociatia avand libertatea deplina de a alege dintre ofertele prezentate. De asemenea, Asociatia va putea opta pentru o alta oferta decat cele prezentate de Administrator, caz in care Administratorul va avea aceeasi raspundere privind eventualele nemultumiri ale Asociatiei asupra duratei si calitatii lucrarilor. (Indiferent daca ofertele sunt prezentate de Administrator sau de Asociatie, Administratorul are obligatia, conform capitolului B.4.2 “Obligatiile privind administrarea tehnica” literele “g” si “h” sa:
• supravegheze executia lucrarilor de reparatii si de intretinere si participarea la receptia finala a acestora, consemnand finalizarea acestora; sa asigure efectuarea de plati corespunzatoare stadiului lucrarii, in baza facturilor proforma acceptate la plata de catre Presedintele Asociatiei;
• solicite garantii (bancare) de buna executie din partea firmelor de specialitate alese pe baza de selectie de oferte pentru executarea lucrarilor de reparatii
V. GARANTIILE PROFESIONALE SI MATERIALE PREZENTATE SI CONSTITUITE DE ADMINISTRATOR (in proiectul initial de contract primit de la firma nu exista niciun capitol si nicio clauza cu privire la asemenea garantii !!)
11.1 In conformitate cu HG 1588 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 230/2007, art 22 alin (4) Administratorul “trebuie sa prezinte garantii morale, materiale si profesionale acceptate de comitetul executiv al asociatiei de proprietari a cladirii pe care urmeaza sa o administreze”.
11.2 In conformitate cu art. 35. alin (3) din legea 230/2007 „Candidaţii pentru funcţia de administrator de imobile trebuie să prezinte comitetului executiv al asociaţiei de proprietari documentele solicitate, garanţiile profesionale şi materiale prevăzute de lege şi trebuie să nu fi suferit nici o condamnare”.
11.3 Avand in vedere prevederile de la art 11.1 si 11.2 de mai sus, precum si prevederile art. 35. alin (1) , art.21 alin.(2) şi art.22 din Legea 230/2007 privind înfiinţarea organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari, Administratorul va prezenta si va constitui urmatoarele:
a) Pentru protejarea intereselor proprietarilor şi ale Asociaţiei de proprietari împotriva riscurilor aferente activităţii de administrare într-un condominiu, Administratorul va prezenta o poliţa de asigurare de răspundere civilă profesională (Art. 38 din Legea 230/2007) .
b) Avand in vedere ca asigurarea de răspundere civilă profesională nu acoperă riscurile cu privire la fraudă, înşelăciune, deturnare de fonduri înfăptuite cu bună-ştiinţă, Administratorul va constitui “o garanţie suficientă şi îndestulătoare, pe baza unui contract de garanţie încheiat în acest sens. Cuantumul garanţiei nu poate fi mai mic decât media anuală a totalului cheltuielilor lunare ale asociaţiei” (art. 35. alin (1), art. 21. alin (2) din legea 230/2007). Garantia va fi retinuta din tariful lunar al Adminitratorului in sase rate lunare egale aferente primelor sase luni ale contractului si va fi restituita dupa aprobarea de catre Adunarea Generala a Asociatiei a descărcării de gestiune a Administratorului pentru activitatea aferenta perioadei contractului, respectiv, iulie 2010 – iunie 2011, in conformitate cu art 2.4 din capitolul II “DURATA CONTRACTULUI” din acest contract.”
===============================================================
In raspunsul primit de la patronul firmei de administrare , unele modificari propuse de Asociatie au fost acceptate ..dar altele..deosebit de importante, au fost respinse, dupa cum urmeaza mai jos :
« Nu suntem de acord sa nominalizam vreun act normativ in contract, poate maine e modificat sau abrogat. Oricum legislatia are prioritate in fata prevederilor contractuale. » ( !?)
« Nu putem fi de acord cu modificarea structurii contractului. El a fost structurat asa cum vi l-am trimis tocmai pentru a se conforma normelor legale, logicii si cutumelor in vigoare la intocmirea contractelor comerciale. Capitolele trebuie sa ramana acelea din modelul trimis…. Usoare modificari pot fi acceptate, dar nu de esenta….” ( !?)
“ Nu suntem de acord cu alta garantie in afara de polita de asigurare. “ ( !!!???)
===========================================================
===========================================================
Stiu ca e o postare f lunga dar as aprecia f mult sfaturile/comentariile Dvs. , ATAT vis-a-vis de modificarile si adaugirile propuse de Asociatie la proiectul de contract primit de la firma de administrare , CAT SI vis-a-vis de modificarile refuzate de firma de administrare . Daca e posibil am aprecia daca am putea primi un model de contract care sa contina clauze ce protejeaza EFECTIV asociatia de proprietari fata de eventuala proasta administrare tehnica si de eventualele fraude de natura financiar-contabila ).
Da, numai ca ma intreb unde veti gasi administratorul - ca persoana - care sa depuna o suma garantie destul de mare, bag seama!
Eu, una, n-as baga atatia bani intr-un job, ca sa fiu sincera, chiar daca i-as avea - in calitate de administrator!
Eu va doresc sa aveti noroc sa gasiti o asemenea persoana, dar va doresc mai mult sa gasiti o persoana competenta si corecta. :)
Noi am propus ca garantia materiala sa fie retinuta din tariful lunar (pe durata primelor 6 luni de contract ) iar la descarcarea de gestiune sa fie restituita (impreuna cu dobanda). Mult mai important, pt o asociatie, este sa vada ca firma de administrare arata buna-credinta prin acceptarea constituirii garantiei materiale. Altfel, un refuz categoric (asa cum a primit asociatia noastra) ridica serioase semne de intrebare asupra bunei credinte a firmei de administrare.
Fara o asemenea garantie materiala, orice asociatie de proprietari se va confrunta in permanenta cu rsicul de frauda.
Va multumesc pt urari si promit sa revin atunci cand asociatia noatra va semna contractul de administrare , cu firma respectiva...sau cu alta.
Altfel, un refuz categoric (asa cum a primit asociatia noastra) ridica serioase semne de intrebare asupra bunei credinte a firmei de administrare.
Nu neaparat, daca firma respectiva ar trebui sa depuna asemenea garantii la fiecare asociatie, pai inseamna ca ar trebui sa munceasca de pomana o multime de timp, ceea ce mi-e greu sa cred ca ar vrea cineva.
Sigur, se pune problema increderii, dar iarasi emit o parere personala, mai bine va concentrati "paza buna trece primejdia rea" prin a va asigura ca administratorul cunoaste legislatia in vigoare, ca are ceva experienta profesionala, ca stie sa faca o balanta contabila, ca va prezinta luna de luna, comitetului executiv si cenzorului, situatia financiara scrisa si dovedita pe acte, ca cenzorul il verifica cu adevarat si pune chezasie pe ceea ce face administratorul luna de luna....ca verificati personal situatia platii facturilor la furnizori, ca vedeti luna de luna extrasul de cont de la banca si-l confruntati cu situatia financiara etc.
Un comportament responsabil, competent si vigilent prin control incrucisat, facut sub auspicii pozitive, fara a lasa impresia ca planati suspiciune permanenta asupra administratorului si firmei cu pricina, ci ca va monitorizati averea proprietarilor, interesele asociatiei, zic eu ca e cu mult mai bun si e mai mult decat orice garantie pe care v-ar pune-o cineva in cont.
@floringeorge,
Suntem totusi intr-o tara libera si o economie de piata concurentiala. Asa ca daca un administrator sau o firma de administrare nu corespunde cerintelor dumneavoastra aveti libertatea sa nu incheiati contractul cu respectivii si sa cautati alt administrator sau alta firma.
Teama ca v-ar putea insela administratorul prin sustragerea banilor, o puteti reduce printr-o buna colaborare cu viitorul administrator (indiferent ca-i persoana fizica sau juridica) si un control continuu al activitatii.
Acestea se pot realiza prin stabilirea unui plafon de casa, prin efectuarea de operatiuni in banca numai cu semnatura presedintelui, prin verificarea lunara a documentelor de catre cenzorul dumneavoastra, prin tinerea lunara a sedintelor de comitet unde se prezinta incasarile, platile, soldurile in banca si casa, situatia furnizorilor, situatia fondurilor, a restantelor....
:offtopic: Va rog sa nu mai reluati prin citat tot ce spun ceilalti participanti la dialog. Se vede foarte bine ce spune fiecare. Postati aici mesajele asa cum stati de vorba fata in fata cu un partener de discutii si nu repetati de fiecare data tot ce spune. Puteti cita, daca este necesar pentru lamuriri, numai o parte a mesajului, fraza pe care nu ati inteles-o.
Ma gandesc daca nu cumva, in loc de constituirea de garantii materiale (si implicit imobilizarea de fonduri ce o implica) o posibila solutie ar putea fi obtinerea de catre firma de administrare a unei scrisori de garantie bancara de la banca cu care aceasta lucreaza, emisa pe perioada derularii contractului cu asociatia de proprietari. In acest caz firma de administrare va plati doar un comision (ce reprezinta un anumit procent din suma solicitata de asociatia de proprietari drept garantie materiala) bancii care a emis respectiva scrisoare de garantie bancara.
Aceata solutie mi se pare asemanatoare, ca procedura, cu polita de aigurare pt raspundere profesionala (pt erori ne-intentionate), unde firma de administrare plateste catre societatea de asigurare o prima pt respectiva polita. Oare societatile de asigurare ofera polite de asigurare si pt riscul de frauda ?
avocatnet.ro explicăm legislația
George Staicu , Consultant credite si finantari
Armenteros, utilizator
katyb