Notificare de la un Birou de Executor judecatoresc fara sa existe vreun proces pe rol?

Suntem Administratia unui bloc care avem o problema..
Ocupantii unui apartament -respectiv fiica si ginerele proprietarului-refuza de cateva luni sa plateasca contributia la fondul de reparatii.
Problema a aparut cand Primaria sectorului 2 la care suntem arondati a antamat lucrari de reabilitare termica pentru blocul nostru si a specificat in scris ca suntem solidari la plata unei sume de pana la 10 procente pentru magazinul (Bucur Obor)care exista la parterul si etajul 1,acesta avand cota indiviza ca proprietar inca din constructie.
Suma urmeaza sa fie recuperata de Administratia blocului ulterior.
Mentionam ca magazinul avand cota indiviza face parte si el din condominium blocului,iar Primaria sector 2 a trebuit sa tina cont de acest fapt.
Cu toate ca toate datele au fost afisate la avizierul Asoiatiei ,de asemenea o Adunare Generala a proprietarilor a avut loc si s-a semnat si un tabel nominal ,ocupantii apartamentului au fost singurii care nu au fost de acord cu hotararea si Adresa Primariei si ne-au adus amenintari.
Iar in prezent ei ,desi nu a inceput nici un fel de lucrare si nici nu s-a varsat vreo suma intimideaza Administratia cu diverse actiuni.De ex.ne-au trimis sub antetul unui Birou executor judecatoresc asa zisa notificare a proprietarului apartamentului respectiv(socru )care nu mai locuieste de cativa ani acolo si (intre altele a fost multi ani Presedinte al Asociatiei de locatari a blocului) .
In aceasta notificare se contesta in numele si sub semnatura proprietarului hotararea Adunarii si se sustine incredibil contrariul datelor trimise chiar de Primarie.Ne-a dat si termen minim de 5 zile sa raspundem in caz contrar ne ameninta cu procesul.
Documentandu-ne si noi am citit in actele Biroului executor judecatoresc ca notificarile dumnealor ar intra la acte extrajudiciare.
Actele extrajudiciare,dupa cate stim, au valoare doar in cadrul unui proces in curs.
Administratia stie cu certitudine ca in spatele notificarii sunt ocupantii apartamentului respectiv-mai ales ca au fost si discutii cu ei-.De aceea intrebam si noi daca este corecta atitudinea lor in ce ne priveste si daca este corect sa scrii in numele altei persoane si sa folosesti antetul institutiei unde lucrezi?