2 registre de intrare - iesire intr-o institutie publica

Din practica majoritatilor institutiilor publice, exista o registratura generala, unde se inregistreaza toate documentele ce intra si ies din institutie. Exista si registraturi organizate pe directii, dar acestea sunt doar pentru urmarirea documentelor primite si date in lucru salariatilor....

Era bine dacă ne-aţi fi spus şi despre ce instituţie (nu şi localitatea) este vorba. Aş fi fost sigură că nu confundaţi secretariatul cu registratura.

INSTRUCŢIUNI privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
, CAPITOLUL II
Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
A. Evidenţa documentelor
Art. 8. - Creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern
Art. 9. - înregistrarea documentelor se face la registratura generală, fie într-un singur registru de intrare-ieşire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.
Când creatorul de documente primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente, înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă In această situaţie, la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.

Acesta este actul normativ la care vă puteţi raporta. procedura pe care va trebui s-o urmaţi este indicată în text.
Rezultă că vor trebui să treacă documentele şi prin registratură.

in primul rand va multumesc pt raspunsuri!

este vorba despre un spital de stat.

se doreste ca un serviciu sa aiba registru de nr intrare/iesire separat de registratura/secreatariatul propriu-zis deoarece este mereu "haos" (daca imi permiteti) si se pierde foarte multa vreme si rabdare pt inregistrarea anumitor documente, majoritatea pentru uz intern dar nu numai.

automat se doreste sa NU se mai inregistreze la reg/secretariat ci in registrul nou creeat.

multumesc

În practică se pot face multe. Mai ales când este vorba de corpuri aflate în locaţii diferite sau la distanţă unele de altele, chiar dacă sunt în aceeaşi locaţie.
N-ar fi greu de deschis un registru de intrare-ieşire, dar toate documentele merg la conducere pt rezoluţie şi repartizare. Răspunsurile către terţi tot la mapă la conducere merg pt semnături şi ştampilă. Adică trec prin secretariat.
O soluţie...de criză ar fi să creaţi un secretariat II care să gestioneze mai multe servicii şi/ sau secţii. Pe motiv de eficientizare a activităţii. Poate fi desemnată o persoană prin extindere de sarcini.

Cititi si aceasta procedura:
[ link extern ]